text
Генеральный директор

Системы автоматизации: как привести в порядок документы компании

  • 12 октября 2018
  • 398
Системы автоматизации: как привести в порядок документы компании

Вы узнаете:

  • Какие задачи преследует внедрение автоматизации документооборота.
  • Какие результаты следуют за внедрением электронного оборота бумаг.
  • Какие разновидности систем автоматизированной работы с документами существуют.
  • Какой комплекс для автоматизации документооборота стоит выбрать.

Чтобы важные для бизнеса бумаги были всегда в упорядоченном виде, стоит внедрить в работу компании систему автоматизации документов. Как это сделать и какие нюансы стоит учесть, рассмотрим в этом материале.

Автоматизация документооборота

Система автоматизации документооборота представляет собой многопользовательский комплекс, предназначенный для оптимизации движения внутренних и внешних документов компании. Автоматизация документооборота необходима современным компаниям, так как метод ручного управления устарел, он приводит к потере документов, срыву сроков выполнения заказов, снижению прибыли.

Впервые в России комплексы автоматизированной работы с документацией стали применяться в середине 80-х годов прошлого века. Новые на тот момент технологии вошли в работу ЦК КПСС и других государственных структур.

Интересный факт

По состоянию на 2014 год свыше 56 % средних и крупных российских организаций перешли на использование электронных систем документооборота.

Зачем нужна автоматизация документов?

Редакция "Генерального Директора" подготовила материал, в котором вы найдете ответы на вопросы: какие проблемы компании устраняет система автоматизации документооборота, из каких этапов она состоит?

Узнать

Задачи внедрения системы автоматизации документооборота

Комплекс для электронной работы с документацией предназначается для выполнения различных задач:

  • создание документов;
  • их хранение;
  • копирование;
  • контроль над реализацией приказов и исполнительных бумаг.

Руководители компаний прибегают к внедрению автоматизации для выполнения таких задач, как:

  • минимизация количества ситуаций, в результате которых происходит утрата важных документов;
  • формирование общей базы данных, содержащей информацию по всей документации компании;
  • значительное снижение доли стандартного документооборота, либо полный отказ от такого типа;
  • поддержание непрерывного контроля над исполнением пунктов приказов и исполнительных бумаг;
  • классификация документации компании по подобранной для этой цели внутренней номенклатуре;
  • увеличение продуктивности работников, а также организация строгой дисциплины в организации.

Внедрение комплекса автоматизации электронного документооборота положительно сказывается на работе компании и прибыльности бизнеса.

Пример. Автоматизация не позволит документам потеряться. Утрата важных документов, контрактов и бумаг приводит к невозможности реализации заказа. Это потраченное время, упущенная прибыль и потеря клиента.

Результаты внедрения автоматизации документов

Перед тем, как заняться настройкой автоматизированного документооборота, руководителю следует убедиться в том, что внедрение такой технологии действительно пойдет на пользу компании, будет оправдано с экономической точки зрения. Можно опираться на примерные показатели прироста отдельных параметров:

  • Уменьшение рисков. Комплекс электронного документооборота способен уменьшить риск утраты документов и неисполнения важных поручений более чем на 60 %.
  • Экономичность выполнения базовых процессов. Под такими процессами понимаются задачи получения и отправки документов, а также контроль за выполнением условий исполнительной документации. Малые компании достигают экономии в размере от 8 до 15 %, для крупных выгода больше – до 50 %.
  • Экономичность выполнения конкретных процессов. Электронный оборот бумаг снижает затраты времени и средств на поиск документов в размере от 3 до 24 %. Наибольший результат достигается в том случае, когда компания создает единую базу сведений со строго разграниченными правами доступа к данным.
  • Уменьшение размера денежных расходов. Эффект для малых компаний – до 5 %. Крупные фирмы, особенно организации с множеством филиалов в разных городах и большим количеством рабочих мест, получают выгоду в размере до 20 % включительно.

Заранее назвать точный срок окупаемости такого комплекса для конкретного предприятия не получится. Но многие эксперты сходятся в едином мнении, что период окупаемости варьируется до 3 лет.

Автоматизация документооборота в 5 шагов

Читайте нашу статью о том, как подготовиться к внедрению автоматизации и сделать этот процесс более эффективным.

Читать

4 разновидности систем автоматизация документооборота

Понятие системы автоматизации электронного документооборота объединяет в себе 4 разновидности, каждая из которых ориентирована на выполнение определенных задач. От вида технологии зависит и функционал. До того, как приступить к внедрению автоматизированного оборота документов, рекомендуем ознакомиться со всеми четырьмя видами.

Делопроизводство

Этот вид автоматизации документооборота приближен к традиционному ручному управлению бумажной документацией. Такая технология используется для работы компаний, в которых отделения фирмы руководствуются строгим регламентом документооборота с преобладанием вертикального способа управления. Внедрение решений для делопроизводства дает руководству компании решить 4 задачи:

  • Оптимизация работы с письмами, жалобами и другими бумагами от клиентов.
  • Классификация исходящих и входящих бумаг для избегания путаницы в них.
  • Создание внутриорганизационной электронной единой базы с документацией.
  • Грамотное распределение внутренних потоков документации в организации.

Электронные архивы

Преимущество технологии заключается в создании единых баз для хранения бумаг и сведений. Среди возможностей:

  • оперативный поиск сведений;
  • контроль прав доступа отдельных лиц;
  • надежное хранение данных без искажений.

В России отдельное использование электронных архивов практически не встречается. В большинстве компаний такие архивы эксплуатируются как часть комплексов автоматизации документооборота.

Технология workflow

Комплексы workflow открывают возможности автоматизации не отдельных задач, а целых бизнес-процессов в организации. Внутри программной среды находятся все правила оформления документации.

Workflow-системы исключают риск порчи и неправильного заполнения бумаг. Внутри комплекса работают напоминания, которые не дадут сотрудникам забыть о выполнении рабочих обязанностей. Руководитель компании получает моментальные уведомления в случае, если работником были нарушены те или иные правила работы с документацией.

ECM-технология

Комплексы работы с организационной документацией, построенные на основе рассматриваемой технологии, предназначаются для сбора, обработки, хранения и управления информацией. Существенное отличие от остальных систем – оперирование как структурированной, так и неструктурированной документацией.

ECM-система выполняет не менее 3 задач из перечисленных:

  • управление внутренней и внешней документацией компании;
  • сканирование бумаг и управление отксеренными бумагами;
  • работа со сведениями из архива, автоматизация их хранения;
  • автоматизация бизнес-процессов при помощи Workflow;
  • управление информацией, размещенной в веб-формате.

Расширенные типы ECM-систем включают в себя средства для контроля за исполнением поручений и заданий, а также для их передачи сотрудникам.

Системы автоматизации: как привести в порядок документы компании

Какой комплекс автоматизации документации выбрать

Российские компании выбирают местные программные средства для автоматизации работы с документацией. Причиной этого является специфика работы документооборота в России. Здесь он имеет вертикальную структуру, тогда как за рубежом используется горизонтальная схема. Соответственно, зарубежный софт не так хорошо подходит.

Чтобы сделать правильный выбор программного комплекса для автоматизации документов, рекомендуется как можно ближе ознакомиться с возможностями и опциями востребованных российских программ.

Сколько стоит автоматизация?

Российская компания-разработчик программных решений для бизнеса рассказала нашей редакции, во сколько предприятиям обойдется автоматизация документов.

Узнать...

Directum

Это полноценная ECM-система, ориентированная не только на документооборот, но и на управление бизнес-процессами и контентом, расположенным в сети Интернет. Доступен базовый и расширенный вариант. Возможности первого варианта предоставляются через веб-приложение, тогда как для среднего бизнеса предлагаются облачные технологии – для компаний с числом персонала от 50 до 200 человек.

Такое решение для автоматизации документооборота и бизнес-процессов предлагается в рамках разных типов лицензий. Доступно два варианта – Enterprise и Standard – каждый из них дополнительно разбит на два типа.

ДЕЛО

В этот электронный комплекс автоматизации документооборота в организации входит полный набор средств, предназначенных для работы с бумагами. В том числе поддерживается ввод и вывод документации, создание электронных образов бумажных документов, контроль за выполнением поручений. Особенность программы в том, что она способна адаптироваться под требования конкретной фирмы с масштабированием без лимитов.

Программа отличается интуитивным и понятным интерфейсом, с которым не возникнет проблем даже у неопытных пользователей компьютерной техники. Стоимость внедрения такого комплекса автоматизации зависит от количества сотрудников в фирме.

ELMA

Многофункциональный комплекс, который пригоден не только для автоматизации документооборота внутри компании, но и для управления иными бизнес-процессами. В составе этой программной среды все документы могут иметь бесконечное количество версий, но при этом только одна из них является оригинальной. Каждое лицо, располагающее правами доступа, способно отслеживать все изменения, вносимые в файл документации.

От того, какой пакет программного обеспечения ELMA планируется внедрить в работу компании, зависит окончательная стоимость этого мероприятия. Например, за покупку стандартного пакета потребуется выложить 45 000 рублей. При этом стоимость подключения рабочих мест сюда не входит – за одно место надо дополнительно платить по 7 200 рублей. Расширенный тариф с 20-ю рабочими местами стоит 120 000 рублей.

DocsVision

Еще один продукт, который объединяет в себе комплекс по автоматизации работы с бумагами и средство для управления бизнес-процессами организации. Кроме того эти программные средства способны работать на благо информационной безопасности компании. Также в состав продукта DocsVision входят средства для делопроизводства, создания и поддержания работы электронных архивов, а также ряд специальных решений.

За стандартную модель нужно выложить всего 20 000 рублей. Серверный тариф стоит еще меньше – 5 000 рублей. За подключение одного рабочего места надо заплатить 2 000 рублей. Эти цены более лояльны, чем в упомянутых выше решениях.

Первая Форма

Этот продукт отличается простой интеграцией в 1C и другие внешние программные решения. Среди достоинств программного софта «Первая Форма» стоит выделить оперативность подключения, простоту применения и интуитивно-понятный интерфейс, с которым у работников компании не возникнет никаких затруднений. Еще один плюс – мобильность, которая обуславливается возможностью удобной работы через веб-приложения.

За одну клиентскую лицензию рассматриваемой программы потребуется заплатить 10 000 рублей. Для фирм, которые заказывают одновременно большое количество лицензий, разработчик предусматривает скидки.

Заключение

Внедрение системы автоматизации документооборота снижает затраты времени и денег на работу с бумагами, в целом положительно сказывается на эффективности бизнес-процессов и прибыльности компании. Если в компании еще нет автоматизации документооборота, рекомендуется позаботиться о скорейшей ее реализации.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И продолжить чтение статьи
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.