text
Генеральный директор

Тайм-менеджмент: методики управления временем

  • 23 октября 2018
  • 404
Тайм-менеджмент: методики управления временем

Вы узнаете:

  • Что такое тайм-менеджмент.
  • Почему возникает проблема нехватки времени.
  • Какие классические и современные приемы используются в тайм-менеджменте.
  • Какие существуют приложения и программы для управления временем.

От того, насколько успешно человек владеет методиками тайм-менеджмента, зависят его успехи в карьере. О том, как тратить времени меньше, а успевать больше, расскажем в этом материале.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – это навыки и приемы, применяя которые, человек грамотно планирует свое личное и рабочее время, правильно расставляет приоритеты в процессе решения задач, повышая свою продуктивность.

Владение приемами тайм-менеджмента особо необходимо руководителю, чтобы успешно управлять коллективом, каким-либо бизнес-проектом и компанией в целом.

Причины нехватки времени

Если у вас или ваших сотрудников есть проблемы с организацией рабочего времени, опозданиями и постоянными задержками при выполнении задач, вам помогут методы тайм-менеджмента. Сначала нужно выяснить, на что обычно вы тратите время. Поможет в этом методика «15 минут».

Суть методики: в течение дня каждые 15 минут письменно фиксировать все, что вы делаете.

Проанализировав записи за весь день, вы поймете, на что уходит ваше время, сколько в минутах и часах вы посвящаете непосредственно решению рабочих вопросов. На основе этого, вы сможете сделать выводы. Например:

Внутренняя мотивация – желание действовать исходя из личных убеждений и потребностей, стремление сделать все на высоком уровне и получить удовлетворение от результата.  

  • Слишком большой объем работы. Стоит пересмотреть список задач и оставить только самые важные. Можно делегировать часть дел другим компетентным сотрудникам. Тогда профессиональная деятельность будет эффективна, что положительно скажется на успехе всей компании.
  • Недостаток знаний, умений и навыков. Если сотруднику не хватает компетенций, чтобы качественно выполнять свою работу, имеет смысл повысить его квалификацию.

Приемы тайм-менеджмента

Рассмотренные ниже приемы и виды тайм-менеджмента можно применять как по отдельности, так и в комплексе.

Закон Парето

Экономист и социолог Вильфредо Парето сформулировал принцип, согласно которому 20 % усилий дают 80 % результата, а оставшиеся 80 % усилий – лишь 20 % результата.

Распределение времени с упором на самые эффективные действия приведет к успеху быстрее всего. Решить, на какие именно действия нужно делать упор, каждому профессионалу в своей области предстоит самостоятельно.

Матрица Эйзенхауэра

Концепция, помогающая выстроить работу по приоритетам. Американский президент Дуайт Эйзенхауэр предложил разделять все задачи на 4 категории.

А

Срочные / Важные

В

Несрочные / Важные

С

Срочные / Неважные

D

Несрочные / Неважные

Свой список задач необходимо соотнести с предложенной схемой и сосредоточиться в первую очередь на решении задач из квадратов «А» (важные проекты с горящим сроком) и «В» (стратегические проекты, работа на будущее).

В квадрат «С» попадает ежедневная рутина, которую можно делегировать своим подчиненным.

К категории «D» относятся личные дела. Такими задачами можно заниматься лишь после того, как все важные дела будут закончены (или вообще их исключить).

Пирамида Франклина

Методика Бенджамина Франклина предлагает систему постановки любой цели и ее успешной реализации.

В основании пирамиды – миссия человека в жизни, как он ее ощущает. Исходя из своих ценностей, человек формулирует глобальную цель, связанную с творческой реализацией. А затем составляет планы ее достижения, фиксируя промежуточные этапы.

Планы могут быть долгосрочными (3 – 5 лет) и краткосрочными (1 месяц, 1 неделя, 1 день). Постоянная ориентация на глобальную цель даже в повседневных делах не дает тратить время впустую, размениваться на незначительные дела.

Тайм-менеджмент: методики управления временем

«Лягушка на завтрак»

Известный мотивационный автор Брайан Трейси в книге «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!» рекомендует выполнять самое тяжелое и неприятное дело с утра, избавляясь от лишних стрессов, переживаний и прокрастинации. Такой переход от трудного к легкому и осознание того, что самое сложное уже позади, придаст заряд дополнительной мотивации на весь день.

Техника «Помидор»

Свое название этот прием получил от кухонного таймера в виде помидора. Суть ее сводится к тому, что человек максимально сосредотачивается и некоторый отрезок времени усердно работает, ни на что не отвлекаясь.

Важно, чтобы период времени был не слишком большим – до 30 минут.

Смысл этого приема в том, чтобы не дать мозгу переутомиться и при этом «выжать» из него по максимуму.

Примеры применения методик тайм-менеджмента на практике

Какие дела стоит включить в свое расписание? Как продуктивно подготовиться к совещанию? Почему внезапные проблемы лучше решать сразу? "Генеральный Директор" отвечает на эти и другие вопросы на примерах использования техники тайм-менеджмента.

Смотреть примеры

Современные технологии для тайм-менеджмента

Приложения для мобильных устройств

Evernote – удобный сервис для создания и хранения заметок. Программа позволяет добавлять в заметки фрагменты текста или всю страницу целиком, сохраняет графику, аудио- и видео файлы. Заметки можно сортировать, присваивать им метки. Преимуществом Evernote является адаптивность и возможность синхронизировать данные с разными устройствами.

Trello – приложение, которое дает возможность управлять проектами в небольших группах. В функционале программы есть доски, карты, имеется возможность составлять списки заданий, назначать ответственного, контролировать выполнение работы, расставлять задачам приоритеты. Участники проекта могут добавлять комментарии, вложенные файлы и делать пометки к картам. Интерфейс программы легкий и удобный как для личного пользования, так и для решения небольших бизнес-задач.

Тайм-менеджмент: методики управления временем

Wunderlist – еще один онлайн-планнер, в котором можно создавать и публиковать списки дел, устанавливать сроки и напоминания, назначать исполнителя, контролировать выполнение задач.

Тайм-менеджмент: методики управления временем

"Генеральный Директор" рекомендует: топ-5 книг по тайм-менеджменту:

  • Стивен Кови «7 навыков высокоэффективных людей»;
  • Брайан Трейси «Мастер времени»;
  • Алан Лэйкин «Искусство успевать»;
  • Николай Мрочковский «Экстремальный тайм-менеджмент»;
  • Штаффан Нетеберг «Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут».

Электронные интеллект-карты (Mind maps)

Интеллект-карты – инструмент для создания презентаций, планирования задач, при объяснении нового материала, для запоминания больших объемов информации, при проведении мозговых штурмов. Они позволяют наглядно представить идею, проработать пути ее достижения, схематично сформулировать связи между задачами.

У пользователя есть выбор сайтов, на которых можно создать интеллектуальную карту любой сложности, добавить текст, графику, видео, вставить ссылки на другие ресурсы. Созданной картой можно поделиться с пользователями соцсетей, сохранить в удобном графическом формате, встроить на свой сайт.

Такие онлайн-сервисы, как Bubbl.us, Сoggle.it, Popplet.com достаточно просты в использовании и подойдут даже новичкам. На сайтах есть пошаговая видеоинструкция по созданию первой интеллект-карты. Кроме того, этими программами можно пользоваться бесплатно.

Тайм-менеджмент: методики управления временем

Профессионалы, которым нужны более сложные функции, могут попробовать Mindmeister.com, Lucidchart.com, Spiderscribe.net или любую другую программу в соответствии с конкретными техническими требованиями.

Тайм-менеджмент: методики управления временем

Вывод

Современный стремительный ритм жизни требует быстрых реакций, умения переключаться с задачи на задачу, держать в голове большие объемы информации. В таких условиях повышается ценность навыков тайм-менеджмента и умения правильно выстраивать рабочие процессы.

Инструментов и знаний для успешной организации личного и рабочего времени на сегодняшний день существует достаточно много, остается выбрать подходящие лично вам или вашему коллективу.

Тайм-менеджмент: методики управления временем

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем Ваше чтение

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И продолжить чтение статьи
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.