Бесплатный доступ к журналу

Генеральный директор

Как построить рабочий день?

  • 6 ноября 2018
  • 8407

Время – один из основных ресурсов сотрудников, особенно если речь идёт об экспертах высокого уровня, работающих в режиме многозадачности. Как структурировать график, с каких вопросов лучше начинать день и что может отнимать время даже опытных и ответственных специалистов?

Время – один из основных ресурсов сотрудников, особенно если речь идёт об экспертах высокого уровня, работающих в режиме многозадачности. Как структурировать график, с каких вопросов лучше начинать день и что может отнимать время даже опытных и ответственных специалистов?

#Меняневзяли: советы соискателю

Андрей Корж, Руководитель отдела продаж QBF

Утренние планёрки

В начале рабочего дня необходимо определить круг задач, которые будут выполнены за день. Я делаю это совместно с коллегами на пятиминутках. Такие короткие собрания, на мой взгляд, позволяют настроиться на рабочий день и скорректировать график. Нам с коллегами важно проговорить, какие сделки запланированы, при необходимости обсудить детали готовящихся договоров, разобрать спорные моменты. Иногда сотрудники рассказывают на планёрках о противоречиях, которые возникают в общении с клиентами, и мы вместе ищем варианты ответов на наиболее частые возражения.

На пятиминутках я собираю информацию о встречах, которые планируются финансовыми советниками в течение дня. Я стараюсь как можно точнее выяснить, как специалисты готовятся к переговорам, и даю им конкретные рекомендации по различным кейсам. Например, на собраниях мы можем обсудить, какой финансовый продукт стоит предложить в первую очередь в свете последних новостей фондового рынка и почему.

Короткие утренние планёрки для участников команды, работающих над одним проектом или пользующихся единой методологией, позволяет реализовать основные функции менеджмента – планирование, организацию, контроль и мотивацию. Во-первых, после собраний коллеги лучше представляют себе, как будет спланирован их день. Во-вторых, я могу дать новичкам важные рекомендации, касающиеся организации рабочего дня, сложных кейсов и специфики различных инвестиционных стратегий, то есть постепенно обучаю специалистов профессиональным навыкам. В-третьих, я собираю подробную информацию о предстоящей на день работе подразделения. В-четвёртых, встреча с утра – хороший повод напомнить коллегам о нашей общей цели, настроить коллектив на успех. Главное, чтобы собрания не были излишне длинными: затянутые обсуждения текущих задач лишь отнимают время и демотивируют персонал.

Как спланировать рабочий день?

Общий принцип тайм-менеджмента состоит в том, что в первой половине дня важно выполнить приоритетные и наиболее сложные задачи. Заниматься вопросами, решение которых требует наибольшей отдачи, важно с самого утра по нескольким причинам. Во-первых, сотрудники приходят в офис отдохнувшими, полными идей и сил, поэтому им легче справиться с проектами, требующими нестандартного подхода. Во-вторых, те дела, к которым мы обращаемся в утренние часы, как правило, будут доведены до конца быстрее, нежели вопросы, отложенные на вечер. В-третьих, успешно выполненная с утра сложная работа даёт дополнительную мотивацию, становится источником вдохновения: возникает ощущение того, что когда трудное задание позади, решение более простых вопросов не потребует особого труда.

Но сразу отмечу, чтобы сохранить энергию и позитивный настрой в течение всего дня, очень важно чередовать интенсивную нагрузку и более лёгкую работу. Многим специалистам для более эффективной деятельности важно, помимо закреплённого в графике обеденного отдыха, делать короткие перерывы. На мой взгляд, время для отдыха в офисе не нуждается в детальной регламентации. Кому-то нужны пятиминутные паузы раз в два часа, а кто-то предпочитает работать три-четыре часа подряд, практически не отрываясь от компьютера или документов, а потом сходить на пятнадцатиминутную прогулку.

Если сотрудники мотивированы на достижения конкретных результатов и имеют перед собой чёткую цель, как правило, они не злоупотребляют перерывами в рабочее время. В департаменте продаж QBF доход каждого специалиста зависит от выполнения конкретных KPI, поэтому сотрудники заинтересованы в том, чтобы выполнять в офисе свои прямые обязанности, а не искать повод отвлечься от работы. При этом руководители подразделений ненавязчиво контролируют деятельность коллег в течение дня. Например, если я замечаю, что финансовый советник тратит слишком много времени на общение с коллегами по не касающимся работы вопросам, я напоминаю сотрудникам о запланированных на день делах или просто интересуюсь у них, как идёт выполнение текущих дел.

Как предотвратить потерю времени?

Чётко выстроенные ключевые показатели позволяют сделать так, чтобы целеустремлённые и сознательные специалисты занимались в офисе выполнением должностных обязанностей, не отвлекаясь на посторонние вопросы. Тем не менее, даже у дисциплинированных сотрудников бывают тайм-киллеры, «убийцы времени» – дела, которые отнимают неоправданно много времени и практически не приносят результатов.

К поглотителям времени я отнесу, во-первых, затянутые совещания. Несомненно, утренние планёрки важны и для руководителя, и для персонала, но повторюсь, они должны быть короткими. Опасно, если на собраниях начинается обсуждение абстрактных вопросов или вспыхивают споры между коллегами. Руководителям важно следить, чтобы собрания мотивировали коллектив, а не умножали круг мало касающихся текущей работы тем, которые захочется обсудить в течение дня.

Во-вторых, важно обучить сотрудников приёмам работы с поступающей корреспонденцией. Некоторым специалистам ежедневно приходят десятки, даже сотни сообщений по электронной почте, в социальных сетях и мессенджерах. Обычно часть входящих требует оперативной реакции – это письма от определённого круга коллег и клиентов. Другие сообщения могут быть просмотрены вечером или даже спустя несколько дней. Если специалист начнёт вникать во все электронные письма подряд, включая тексты рассылок и входящие, которые напоминают спам, он может потерять неоправданно много времени и энергии.

В-третьих, поглотителями времени могут стать длительные телефонные переговоры. При ответах на звонки должен действовать примерно тот же принцип, что и при разборе почты. Финансовые советники обязаны предоставлять консультации действующим и потенциальным клиентам. Общение с ними должно быть информативным и по возможности лаконичным. Обсуждение личных вопросов в большинстве случаев следует перенести на вечер или обеденный перерыв.

В-четвёртых, иногда проблемы с тайм-менеджментом возникают у наиболее опытных сотрудников, к которым постоянно обращаются за консультациями коллеги. Я имею в виду те случаи, когда эксперты фактически берут на себя часть работы новичков – постоянно подсказывают им порядок действий или помогают устранять недочёты. Взаимовыручка в трудовом коллективе очень важна, но каждый специалист в первую очередь должен выполнять собственные задачи. Если сотрудник тратит слишком много времени на помощь другим членам команды, руководителю стоит задуматься над оптимизацией его деятельности. Можно сделать опытного профессионала наставником, сняв с него ряд функций и при этом добавив к ключевым показателям эффективности помощь начинающим специалистам. Ещё один вариант разрешения проблемы – прикрепить более менее опытных работников к другому сотруднику, который поможет им решить текущие проблемы, а эксперту-одиночке предоставить изолированное помещение, где его будут меньше беспокоить с вопросами и просьбами о помощи.

Каждый рабочий день важно тщательно планировать: выделять круг приоритетных задач, рассчитывать время, которое необходимо для рассмотрения каждого вопроса. Я рекомендую начинать работу с вопросов, решение которых требует особого внимания, а на вечер оставлять более простые задания. Чтобы не выбиться из графика, важно оперативно выявлять и устранять тайм-киллеров.

Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Рекомендации по теме

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем Вас...

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем Вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы. Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать все файлы бесплатно
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.