Автоматизация магазина: программа, внедрение, контроль

927
Фото © lastphotos.ru
Фото © lastphotos.ru

Станислав Бадин, Директор компании «Джин», Иркутск

Максим Хоменко, Экс-директор компании «Джин», Иркутск


  • С чего следует начинать автоматизацию магазина 
  • Сколько времени может занять доработка системы автоматизации под ваши нужды
  • Как действовать, если в компании-разработчике сменился программист
  • Как минимизировать расходы на запуск и содержание магазина

Около двух лет назад мы решили запустить новое направление бизнеса – открыть в Иркутской области сеть магазинов по продаже алкоголя. Начинали с малого – с одной точки продаж. Для нас было важно иметь возможность без труда контролировать деятельность торговых точек. Чтобы успешно решить эти задачи, необходима была автоматизация магазина. И мы задумались, на базе какого программного продукта лучше всего это сделать.

Как выбрать оптимальную программу для автоматизации магазина

1. Распишите все бизнес-процессы

Чтобы принять верное решение относительно программного обеспечения, необходимо досконально разобраться во всех бизнес-процессах вашей компании. Причем надо ставить себя на место каждого из субъектов, которые будут так или иначе контактировать с программой: поставщики, продавцы-консультанты, покупатели и т. д. Программное обеспечение должно быть удобно в использовании для всех. Расписывайте все, вплоть до должностных инструкций. Как показала практика, пока вы до конца не поймете, что и где будет происходить (кто и какую бумажку подписывает), будут возникать проблемы, связанные с доработками.

2. Идите к разработчику, имея на руках описание бизнес-процессов

Получив список требований, которые вы предъявляете к системе и своему бизнесу, разработчик сможет максимально точно ответить на вопрос, подходит ли Вам какое-либо стандартное решение. Если окажется, что Вас вполне устраивает «решение из коробки», рекомендую остановиться на нем: Вы сможете существенно сэкономить. В нашем случае стандартные решения для автоматизации розницы не подошли, так как мы понимали, что их придется дорабатывать. Мы хотели максимально автоматизировать бизнес-процессы розничного магазина, в том числе для того, чтобы снизить затраты на персонал. Стандартные решения в основной массе предложить этого не в состоянии. Многие рабочие моменты в них необходимо прописывать вручную.

В итоге мы остановились на продуктах «1С», во многом благодаря цене. Дело в том, что доработки готовых решений у всех производителей стоят примерно одинаково, а вот цена стандартного пакета была наиболее привлекательной у «1С». Для автоматизации центрального офиса сети мы выбрали программу «1С:Управление торговлей 8», а для магазинов – «1С:Розница 8». Кроме того, приобрели фискальные регистраторы, эквайринговые терминалы для проведения оплаты по банковским картам, терминалы сбора данных для инвентаризации и приемки товара, сканеры штрих-кодов, дисплеи покупателя.

Как проходила автоматизация магазина

У нас были сжатые сроки для внедрения системы автоматизации, времени на раскачку не было. Мы сразу поставили базовый вариант в магазин и потом его изменяли. При этом надо отметить, что есть два варианта сотрудничества с разработчиками:

  • вы сразу оговариваете стоимость всего проекта (включая доработки);
  • вы приобретаете базовое решение, а доработки оплачиваете отдельно, исходя из стоимости человеко-часа разработчика.

Мы выбрали второй вариант (в нашем случае цена человека-часа составляла 1200 руб.). При выявлении каких-либо проблем в работе системы связывались с разработчиком, он составлял техническое задание, определял стоимость. Дальше мы решали, соглашаться или нет. В 90% случаев все доработки происходили дистанционно и много времени не занимали. Так, за два года самая продолжительная «работа над ошибками» отняла у разработчика около восьми часов. Однако в случае внедрения нового модуля, например, у нас это была работа с дисконтными картами, специалисты разработчика приезжали в магазин и подробно объясняли, где и какие кнопки нажимать для получения результата.

Вот один из примеров доработки системы автоматизации. При ревизии мы выявляли факты недостачи и пытались понять, откуда она взялась. Доходило до того, что в одном магазине недостача составляла 300 руб., а в другом – 40 тыс. руб. Конечно, некоторые сотрудники откровенно воровали, но в большинстве случаев персонал просто не видел движения товара: сколько, когда, по каким ценам и что продавалось, какие накладные приходили. Нам было необходимо минимизировать потери, то есть дать возможность людям на 100% видеть, какой товар приходит, а какой уходит. Вместе с разработчиком мы доделали систему учета прихода товара. На рисунке показано, как теперь построена работа с поставщиком. Главный плюс в том, что когда экспедитор привозит товар в торговую точку, то консультанту нужно лишь отсканировать каждую единицу продукции – данные попадают в компьютер автоматически в соответствии с приходной накладной. Если есть расхождения, то система сама их выдаст. Продавец должен лишь сообщить экспедитору о том, что привезли не тот товар.

Когда мы начинали работать с новой системой, разработчик закрепил за нами персонального программиста. Он был профессионалом, быстро и качественно выполнял работу. Со временем нас передали другому программисту, который (по неопытности или сознательно) увеличивал сроки выполнения, по сути, тех же работ. К примеру, если прошлый программист мог выполнить свою работу за 45 минут, то его новый коллега готов был делать ее два часа. Мы решили эту проблему так: стали напрямую обращаться к начальнику отдела, минуя программистов.

Как происходит контроль работы сети магазинов

Сегодня наша сеть включает 16 магазинов. Посещать каждый из них ежедневно нет возможности, однако это и не нужно. Установленная система упрощает контроль за всеми бизнес-процессами в сети.

В программе уже предусмотрены различные виды отчетов: ежедневные, по праздничным дням и т. д. С их помощью удобно, например, отслеживать показатели продаж в отдельных магазинах (это мы стремимся делать ежедневно). Такие данные, как рентабельность магазина, изучаем два раза в месяц. Себестоимость отслеживаем еще реже, например в зависимости от количества праздников или проводимых в магазинах акций. Подобные отчеты позволяют оптимизировать число работающих касс и сотрудников, которые должны находиться в торговом зале в определенное время. Система формирует отчет ежедневно, после закрытия магазина.

Также с помощью программы мы контролируем работу персонала. И хотя у нас не предусмотрена система контроля рабочего времени сотрудников, это можно делать косвенно. Например, отслеживая, когда работник включил и выключил программу учета в отдельно взятом магазине.

Мы являемся дистрибьюторами, и систему, которую разрабатывали в рамках нового бизнеса, интегрировали в общую систему учета всей группы компаний. Сейчас можно смело сказать, что в этом деле нам сопутствовал успех. Мы автоматизировали практически все, так что теперь наши сотрудники больше не занимаются бумажной работой.

В итоге

На автоматизацию одного нового продуктового магазина компания тратит порядка 60 тыс. руб. Перечислю основные результаты.

1. Сокращение затрат на содержание одного магазина. Как мы отметили выше, теперь, прежде чем отправить заявку поставщикам, сотрудник магазина вводит всю необходимую информацию в систему учета. Это упрощает прием товара, снижает риски пересорта, более того, позволяет сразу и без проволочек выставлять новые наименования товара на прилавки магазина. Для сравнения: в обычных магазинах товар вводится в систему учета по факту прихода в магазин; пока он не попадет в магазин, сотрудники не могут ввести его в систему. Благодаря нашей системе мы все делаем заранее. Так, если сравнить нас с сетью прямых конкурентов, то у нас штат магазина в одной смене – это два продавца-консультанта и один охранник. У конкурентов – отдельно приемщик, отдельно закупщик, два продавца-консультанта, директор магазина и его заместитель. Иными словами, у нас два человека в рабочей смене, у них – минимум пять. Пять рабочих дней в неделю конкуренты держат в штате магазина трех дополнительных человек. Все наши сотрудники – универсальные специалисты, способные выполнить любую работу. Этому их обучают еще на этапе стажировки более опытные коллеги. А стажировка проходит в наиболее проходимых и оживленных магазинах, чтобы специалист сразу с головой окунулся в специфику работы. Более того, у нас имеется перечень контрольных вопросов по программному обеспечению, ответы на которые новые сотрудники обязаны знать.

2. Быстрый запуск нового магазина – в течение одного дня. С точки зрения автоматизации мы не настраиваем программное обеспечение сами. Например, при открытии нового магазина наш категорийный менеджер в центральном офисе создает новое обособленное подразделение, привязывает его к системе. Затем мы собираем стандартное оборудование, необходимое для работы магазина, и привозим его разработчику. Там специалисты устанавливают так называемую «базу», настраивают права доступа к системе для пользователей, синхронизируют с центральным офисом и т. д. Происходит это в течение дня.

3. Увеличение числа клиентов. Росту количества покупателей способствовали следующие обстоятельства. Во-первых, рабочие места кассиров оборудованы всеми необходимыми устройствами, связанными с программой, – это позволяет быстро осуществлять продажи, так что очередей не возникает. Во-вторых, у нас автоматизировано начисление бонусов клиентам по программе лояльности, разработанной специально для нашей сети. Идею мы придумали сами, затем пришли к разработчику и попросили ее реализовать. Насколько это было технически сложно, сказать трудно. Весь процесс от обсуждения идеи до внедрения занял порядка месяца.

4. Комфортная работа с ассортиментом. Мы делим наши магазины на три условные категории: небольшие магазины у дома, мини-маркеты, супермаркеты. Таким образом, есть три разные ассортиментные матрицы. В случае открытия нового магазина (в зависимости от его размеров) можно легко и быстро перенести уже готовую линейку ассортимента, не вбивая его вручную.

5. Контроль цен. Мы можем контролировать закупочные цены, поскольку у нас автоматизирован учет маркетинговых соглашений с поставщиками. Это позволяет гарантированно получать скидки, ретро-бонусы и другие вознаграждения. Кроме того, в системе настроены правила формирования отпускных цен на продукцию с учетом ограничений. В частности, на алкогольную продукцию законодательством установлены минимальные цены, ниже которых продавать нельзя, а стоимость сигарет ограничена сверху: нельзя продавать выше определенной розничной цены. Система сама анализирует закупочную цену товара, на основании которой и рассчитывает розничную стоимость.

«Генеральный Директор» сделан вами и для вас. Спасибо, что вы с нами

Станислав Бадин окончил Иркутский государственный университет по специальности «сервис и реклама». С 2014 года в нынешней должности.

Максим Хоменко получил два высших образования в Иркутском железнодорожном университете путей и сообщений по специальностям «финансы и кредит» и «информационные технологии». В группе компаний «Сервико» работает с 2008 года.

ООО «Джин» (входит в ГК «Сервико»)
Сфера деятельности: розничная торговля
Численность персонала: 67
Количество открытых магазинов в год: 13

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Выбор редактора

Дайджест самых нужных статей

Главный редактор журнала «Генеральный Директор» Ольга ШУРАВИНА

Главный редактор журнала «Генеральный Директор»
Ольга ШУРАВИНА.

Читать сейчас

Доставка новостей@

Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями



Вас заинтересует


© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Генеральный Директор» –
профессиональный журнал руководителя

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль