Что такое дебиторская задолженность, как ее считать и списать

Дебиторская задолженность — важнейший оборотный актив компании. Сроки погашения, риски просрочек и методы контроля напрямую влияют на финансовое положение бизнеса. В статье рассказываем, как найти и посмотреть дебиторскую задолженность, оценить и взыскать, а также оптимизировать период дебиторской задолженности для снижения финансовых потерь.

Что такое дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность (ДЗ) – это обязательства (чаще всего денежные), которые обязуются исполнить перед компанией ее контрагенты, под которыми понимаются клиенты, поставщики, страховые компании, даже государство. Иными словами, суть дебиторской задолженности в том, что это сумма, которую должна получить ваша компания, но еще не получила.

В этом смысле предприятие выступает кредитором, то есть тем, в пользу кого должны выполнить обязательство, а должники – дебиторами (от лат. debitor, должник).

В бухгалтерском балансе дебиторская задолженность является активом и представлена в строке 1230.

Откуда берется дебиторская задолженность

Поскольку дебиторской задолженностью являются любые долги третьих лиц по отношению к компании, ее источником является любое неисполненное обязательство. Например, вы поставили товар покупателю, но оплату он не произвел сразу.

Такая задолженность может возникать, например, в следующих случаях:

• Неисполненный договор: вы выполнили свою часть сделки и ждете, когда покупатель переведет вам средства (за поставленный товар, выполненные услуги и т.п.). Нередко в договоре указывается продолжительный срок, в течение которого сторона обязуется заплатить по договору. Пока покупатель не заплатил, существует дебиторская задолженность.

• Договор займа/кредита: третьему лицу (физическому или юридическому) выдан кредит, который погашается в течение определенного времени. Сумма кредита, уменьшающаяся с каждой периодической выплатой, и составляет дебиторскую задолженность.

• Переплата: в случае если компания перечисляет лишние средства – например, при выплате заработной платы или налогов, – она имеет право требовать их обратно. В таком случае те средства, которые были уплачены ошибочно (то есть сверх надлежащей суммы), являются ДЗ.

• Штрафы и неустойки: суммы, которые контрагент обязуется выплатить вам в качестве компенсации за нарушение договора (неустойка, пени и т.д.), если нарушение признано судом или им самим, тоже будут составлять дебиторскую задолженность.

Перечень источников дебиторской задолженности не органичен примерами выше.

Классификация дебиторской задолженности

Традиционно выделяется множество видов дебиторской задолженности, которые классифицируют по следующим критериям:

Сроки погашения дебиторской задолженности

• Краткосрочная (текущая) задолженность – погашается не позднее чем через год (например, оплата товара, производящаяся в течение 60 дней).

• Долгосрочная задолженность – погашается в течение срока, который превышает один год (например, кредит).

Категория должника

• контрагенты (покупатели, поставщики, заемщики);

• государство (налоги);

• сотрудники (переплата);

• учредители.

Вероятность погашения

• Обеспеченная задолженность – обеспечена (залогом, поручительством и т.д.), что гарантирует ее выплату.

• Необеспеченная задолженность – не имеет гарантий исполнения. Тем не менее такая задолженность может считаться «нормальной», то есть не вызывать сомнений в исполнении.

• Сомнительная задолженность – не обеспечена и не погашена в срок, т.е. является просроченной дебиторской задолженностью. Вероятность исполнения такой задолженности уже ниже.

• Безнадежная задолженность – практически наверняка не будет выплачена (например, в связи с ликвидацией компании).

Срок исполнения

• Просроченная задолженность – дата исполнения уже прошла, т.е. дебитор задерживается с выплатой.

• Актуальная задолженность – дата исполнения еще не наступила.

Форму отчета по дебиторской задолженности и образец других документов вы можете найти в Системе ГенДир.

Дебиторская и кредиторская задолженность: разница

В случае с кредиторской задолженностью, которая является пассивом и отражена в строке 1520 бухгалтерского учета, указанные суммы являются долгом самой компании к третьим лицам, то есть кредитором выступает не ваша компания, а контрагенты. Иными словами, это те обязательства, которые должны исполнить вы.

Дебиторская задолженность – это прямая противоположность кредиторской: она отражает, какую сумму должно получить ваше предприятие.

Как проводится инвентаризация дебиторской задолженности

Как уже указывалось выше, в бухгалтерском учете дебиторская задолженность соответствует строке 1230. В соответствии с законом, перед составлением перечня дебиторской (и кредиторской) задолженности в балансе, компания обязана провести инвентаризацию.

Как правило, занимается этим инвентаризационная комиссия, действующая в компании на постоянной основе и состоящая из бухгалтера и других специалистов. Их главная задача – убедиться в том, что указанные суммы являются точными. В случае с контрагентами для этого составляются акты сверки расчетов – документы, которые удостоверяют долг дебитора. Важно, чтобы все суммы были как можно более точными.

Для фиксации дебиторской задолженности в бухгалтерском учете используются такие счета, как 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Скачайте образец акта инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности в Системе Генеральный Директор.

Оборачиваемость дебиторской задолженности

Хотя ДЗ и считается активом, этих денег у компании нет – и не факт, что они вообще будут, ведь это именно что задолженность – долги, которые могут вернуть (например, если они обеспечены), а могут и не вернуть.

Именно для этого необходимо учитывать оборачиваемость ДЗ, то есть скорость ее погашения – иными словами, как быстро и своевременно выплачиваются долги.

Для этого используется так называемый коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности, который показывает, насколько эффективно происходит реализация дебиторской задолженности (то есть возвращение долга).

Формула расчета коэффициента дебиторской задолженности выглядит следующим образом:

Коэффициент ДЗ = Выручка / Средняя ДЗ.

Средняя  дебиторская задолженность = сумма ДЗ на начало и конец периода (год) / 2.

Никаких норм коэффициента нет, поскольку специфика как компаний, так и их сделок, всегда отличается. Однако считается: чем выше показатель оборачиваемости дебиторской задолженности по формуле, тем, следовательно, скорее погашаются долги, и тем лучше для бизнеса.

Учет ДЗ

Дебиторская задолженность соответствует строке 1230 баланса, относится к разделу II «Оборотные активы».

В соответствии с Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н, компании ведут бухгалтерский учет, руководствуясь представленными в приказе счетами. Так, в соответствии с планом счетов документа (Раздел IV), выделяется:

•   60. Расчеты с поставщиками и подрядчиками;

•   62. Расчеты с покупателями и заказчиками;

•   68. Расчеты по налогам и сборам;

•   69. Расчеты по социальному страхованию и обеспечению;

•   70. Расчеты с персоналом по оплате труда;

•   71. Расчеты с подотчетными лицами;

•   73. Расчеты с персоналом по прочим операциям;

•   75. Расчеты с учредителями;

•   76. Расчеты с разными дебиторами и кредиторами.

Управление дебиторской задолженностью

Записать чужой долг недостаточно: необходимо провести комплекс мер для того, чтобы приоритизировать задолженности, определить вероятность возвращения, а также предпринять действия для их возвращения. Все это и называется управлением и анализом дебиторской задолженности.

Превентивные меры.

Начать стоит с самого этапа сделки: убедитесь, что задолженность вашего контрагента обеспечена (например, поручением), а условия договора на вашей стороне. Не забудьте проверить и самого контрагента. Если же речь идет про, например, переплату (налогов или зарплаты), тщательно проверяйте переводимые суммы.

Инвентаризация.

Старайтесь проводить инвентаризацию с определенной частотой. Она необходима для пересмотра актуальных долгов и их утверждения. Как мы уже говорили, для этого может действовать специальный орган, но в небольшом бизнесе можно вести и обычную таблицу.

Приоритизация.

Взыскание дебиторской задолженности – это тоже работа, которой занимаются ваши сотрудники. Оцените каждую дебиторскую задолженность: насколько высока вероятность ее возвращения, насколько она просрочена, насколько велика сумма. Все это поможет расставить приоритеты и минимизировать затраты.

Погашение задолженности.

Наконец, предпринимайте меры для того, чтобы долги были возвращены. Разумеется, крайняя мера – это суд, но зачастую дело до этого не доходит. Свяжитесь с контрагентами, найдите взаимовыгодное решение проблемы – например, оплата общей суммы частями.

Нередко для более эффективного управления компании вводят регламент по управлению дебиторской задолженностью.

Как снизить дебиторскую задолженность предприятия

Компании необходимо стремиться к тому, чтобы понижать дебиторскую задолженность. Чем она меньше, тем больше денег у вас есть в данный момент.

Снизить ДЗ – означает вернуть долг. Как только задолженность реально исполнена, его ДЗ списывается, и общая сумма задолженности снижается. Следовательно, основной способ – это истребовать исполнения обязательства.

В зависимости от источника дебиторской задолженности могут предприниматься различные действия.

• Истребовать исполнение у должника – самый распространенный способ снизить дебиторскую задолженность, поскольку подразумевает исполнение договора, который уже реализован с вашей стороны. Это может быть как поставка товаров, так и их оплата или возврат займа (и в том числе штраф, неустойка, пени). Как правило, именно эти источники и составляют основной массив ДЗ. Сюда входят как неофициальные переговоры, так и направление досудебной претензии, или даже обращение в суд.

• Направить заявление в случае переплаты – нередко компании ошибочно переводят суммы больше надлежащих – в качестве налогов, зарплаты или оплаты договора. В таком случае необходимо направить заявление с просьбой вернуть лишние уплаченные средства.

• Обратиться в страховую компанию – в случае, если вы имеете право на получение страховой премии (например, при порче имущества), она также вносится в перечень ДЗ. Следовательно, для ее погашения необходимо обратиться в страховую компанию.

• Продать долг – если вы не хотите обременять себя возвратом сомнительной задолженности, вы всегда можете передать свое право коллекторам по договору цессии. В таком случае они как бы «покупают» ваше право требовать у должника деньги (за сумму меньшую, чем сам долг), и сами становятся кредиторами.

• Списать долг – в случае, если взыскать задолженность невозможно (например, в случае ликвидации контрагента), долг списывается, то есть как бы «обнуляется».

Как взыскать и списать дебиторскую задолженность

Чтобы взыскать задолженность, компания может прибегнуть к следующим шагам:

Связаться с контрагентом – для сохранения хороших партнерских отношений не стоит сразу прибегать к серьезным мерам. Начните с того, что свяжитесь с представителем вашего должника по установленному каналу. Напомните ему о долге, узнайте, как скоро он может быть погашен, и предложите пути его погашения, выгодные для обеих сторон.

Направить досудебную претензию – юридически значимым шагом по возвращении задолженности является претензия. Это – официальный документ, в котором вы требуете погасить задолженность под угрозой обращения в суд.

Подать гражданский иск – обращение в суд является последней инстанцией. При этом лучше всего прибегать к ней только после досудебной претензии. Обратите внимание: в договоре может быть предусмотрена процедура разрешения спора в конкретном арбитражном суде.

Списание дебиторской задолженности – например, с истекшим сроком исковой давности, или по причине ликвидации компании – происходит в специальном порядке. Недостаточно просто вычеркнуть долг из баланса. Предпримите следующие действия:

• Проведите инвентаризацию и составьте акт и справку. Необходимо, чтобы невозможность взыскания долга была подтверждена, в соответствии с законом. Это может быть как выписка из ЕГРЮЛ, свидетельствующая о ликвидации юридического лица, так и решение суда в пользу должника.

• Издайте приказ о списании долга. Приказ может быть издан в произвольной форме, с указанием даты, самого долга и оснований его списания.

Таким образом, для списания дебиторской задолженности, необходимо следовать определенным правовым требованиям.