Что такое организационная структура предприятия и зачем она нужна

Организационная структура – это основа любой компании, определяющая взаимосвязи между подразделениями и сотрудниками, распределение полномочий и ответственности. От правильно выстроенной структуры зависит эффективность работы всего предприятия, скорость принятия решений и достижение стратегических целей. Разбираем, что такое организационная структура на примерах и зачем она нужна.

Что такое организационная структура

Организационная структура – это иерархическая система взаимоотношений между различными уровнями управления на предприятии. Они формируются благодаря заранее поставленным целям и актуальным задачам. Можно говорить, что организационная структура предприятия – это также перечень всех официальных документов, которые отражают ее внутреннюю иерархию и прописывают обязанности и права каждого сотрудника.

Понятие организационной структуры включает и ее принципы:

• Делегирование полномочий в соответствии со специализацией сотрудника. Каждый специалист выполняет те задачи, которые он способен решить в силу своей квалификации.

• Иерархичность. У каждого подразделения должен быть свой собственный руководитель. Это поможет установить порядок в компании и сделать рабочий процесс понятным для исполнителей.

• Наличие стандартов и правил. Все сотрудники организации должны подчиняться одним и тем же правилам и работать в соответствии с установленными стандартами.

Оргструктура отражает, как функционируют и взаимодействуют между собой все элементы и подразделения на разных уровнях управления. Она позволяет понять, каким образом руководители принимают те или иные управленческие решения. Наличие грамотно выстроенной структуры позволяет в значительной степени повысить эффективность работы предприятия, а также повлиять на ее рост.

В чем заключаются основные задачи организационной структуры?

• регулирование деятельности предприятия;

• контроль над работой сотрудников;

• стимулирование производительности труда;

• оптимальное распределение ресурсов бизнеса;

• повышение эффективности работы руководителя;

• решение стратегических задач;

• расширение бизнеса и т.д.

И хотя каждая конкретная компания обладает уникальной организационной структуры, при ее разработке необходимо учитывать определенный перечень составляющих. К ним относятся:

• документ, который регламентирует перечень структурных единиц и их важнейшие функции;

• положение о структурных подразделениях, где подробно описаны внутренние процессы;

• должностные инструкции для каждого сотрудника, задействованного на предприятии;

• схематическое изображение устройства организации.

Независимо от того, в какой в сфере работает бизнес и какие у него масштабы, наличие четкой организационной структуры – это обязательное условие для ее нормального функционирования. При этом важно учитывать, что с течением времени она может претерпевать изменения в зависимости от расширения отделов, привлечения большего количества сотрудников и постановки новых задач. Таким образом, ключевая цель организационной структуры – это обеспечить эффективную реализацию бизнес-процессов и делегировать полномочия между подразделениями и сотрудниками.

Как построить организационную структуру

Чтобы построить организационную структуру организации, рассчитайте штатную численность сотрудников, распределите должности сотрудников по отделам и определите норму управляемости.

Из рекомендации Системы Генеральный Директор вы узнаете:

• Как рассчитать штатную численность сотрудников организации

• Как рассчитать численность кадровых специалистов в организации

• Как распределить должности сотрудников по отделам

• Как определить норму управляемости

План построения оргструктуры

Зачем нужны организационные структуры

Наличие организационной структуры фирмы позволяет ей добиться стабильной работы. Благодаря оргструктуре можно с легкостью распределить обязанности и уровни ответственности, между всеми лицами, которые задействованы в ее деятельности, а также конкретизировать задачи. Компания, которая использует такую иерархию, четко понимает, в каком направлении движется и что ей необходимо, чтобы поддерживать порядок и своевременно устранять любые проблемы.

Благодаря налаженной связи между участниками системы процесс передачи информации становится более простым и быстрым. Сотрудники понимают, кто и за что отвечает и к кому обращаться в случае возникновения вопросов. Слаженная обратная связь, в свою очередь, благоприятно влияет на скорость выполнения бизнес-процессов.

Можно выделить следующие преимущества оргструктуры:

• снижение риска возникновения конфликтов благодаря четкому разграничению сфер влияния;

• повышение производительности труда сотрудников;

• формирование корпоративной культуры;

• создание и поддержка благоприятных условий для карьерного роста;

• контроль над выполнением задач и полученным результатом;

• оптимизация расходов на содержание персонала;

• повышение конкурентоспособности предприятия на рынке;

• долгосрочное развитие бизнеса и т.д.

Рассмотрим также, почему формирование организационной структуры является важным не только для руководителей бизнеса, но и для его сотрудников:

Элементы и характеристики организационной структуры

Каждая конкретная организационная структура для различных предприятий имеет уникальный вид организационной структуры предприятия, а также – состав. Однако существует три ключевые составляющие, которые присутствуют в любой схеме организационных структур, – это управление, перечень правил и распределение полномочий.

Управление подразумевает наличие у компании высшего руководства и руководителей отделов, принимающих стратегические решения. Перечень правил состоит из явных и скрытых, которые несмотря на свою специфику все еще остаются обязательными для исполнения. Распределение полномочий может быть формальным, неформальным, временным или постоянным.

Организационная структура включает также ряд документов, которые помогают разрабатывать и контролировать ее:

• «Положение об организационной структуре» – регламентирующий документ, в котором прописаны функции и задачи каждого отдела.

• «Положение о структурных подразделениях» – дополнительный документ, который необходимо составлять только в том случае, если компания нуждается в детализации работы тех или иных отделов.

• «Должностные инструкции» – документ, где перечислены все функции, ответственность и обязанность для каждого сотрудника.

• «Организационная схема» – графическое изображение, отражающее «Положение об организационной структуре» в схематичном виде.

При создании организационной структуры необходимо помнить об ее ключевых характеристиках – это иерархичность, централизованность власти, наличие перечня правил, делегирование полномочий, а также наличие внутренних отделов:

• Иерархичность говорит о том, что у компании есть высшее руководство, которое ставит задачи перед руководителями отделов, а они в свою очередь – перед собственными подчиненными. Высокое расположение в схеме иерархии организационной структуры свидетельствует о широкой зоне ответственности сотрудников.

• Централизованность власти. Несмотря на то, что руководители отделов контролируют работу собственного подразделения, конечное решение остается за высшим руководством организации.

• Делегирование полномочий означает, что за решение тех или иных задач ответственны наиболее квалифицированные в данной области сотрудники.

• Наличие внутренних отделов, или департаментализация может быть свободной и строгой: в первом случае подразделения и их сотрудники могут взаимодействовать между собой, а во втором случае – остаются независимыми от остальных.

Типы организационных структур

Для бизнеса виды организационных структур не менее важны, чем товары и услуги. От того, насколько качественным оказался выбранный тип оргструктуры, зависит работоспособность всей компании, снижение текучки кадров, привлечение квалифицированных специалистов и т.д. Если говорить о связях между внутренними подразделениями предприятия, то условно можно выделить две большие группы организационных структуры: бюрократические и адаптивные.

Бюрократические (вертикальные) организационные структуры

Подойдут в первую очередь тем компаниям, где особенно ценится формальная составляющая. Бизнес характеризуется наличием четких правил и стандартов, показателями для оценки результатов, правилам приема кандидатов на работу и т.д. Бюрократические оргструктуры имеют подвиды: линейная, функциональная, линейно-функциональная и дивизиональная.

Адаптивные (горизонтальные) организационные структуры

Отличаются своей гибкостью. Их легко трансформировать под текущие потребности бизнеса, новые цели и тренды. Акцент здесь делается не на формальной, а на творческой составляющей ведения бизнеса. Горизонтальная структура управления чаще всего присутствует в более творческих организациях и стартапах – это те предприятия, где все сотрудники имеют равные права в отношении управления бизнесом и генерации идей для его развития.

При таком типе выстраивания организационной структуры нет четкого разделения труда и распределения полномочий между персоналом. По этой причине один сотрудник может совмещать в себе сразу несколько должностей и решать множество задач одновременно. 

Рассмотрим каждый из этих видов подробнее.

Линейная организационная структура

Это наиболее простой вид из всех организационных структур, главная особенность которой – это наличие иерархии, предполагающей, что финальные решения поступают от высшего руководства к подчиненным. Такой формат подойдет в первую очередь для небольших организаций, поскольку он позволяет легко принимать важнейшие для стабильной работы бизнеса решения.

Руководитель имеет управленческую функцию, поэтому именно ему подчиняются все отделы и их сотрудники. В данном случае задачи, поставленные перед подразделениями, выполняются довольно быстро и качественно за счет строгой иерархии и дисциплины. При этом у структуры есть свои преимущества и недостатки.

Линейная структура предприятия образец схема

Рассмотрим преимущества и недостатки организационных структур линейного типа.

Преимущества линейной организационной структуры:

• простая форма управления организацией;

• жесткий метод управления организацией;

• принятие быстрых стратегических решений;

• прозрачность в структурах власти и ответственности;

• возможность проявлять гибкость;

• сотрудники имеют перспективы продвижения по карьерной лестнице.

К недостаткам структуры относятся:

• принятые руководителем решения могут быть подвержены влиянию его окружения;

• в организациях отсутствует специализация;

• руководитель рискует быть перегруженным, если не делегирует полномочия;

• возникает риск использовать тотальную власть для собственных целей, поскольку руководитель – единственное лицо, принимающее конечные решения.

Линейная структура компании это тип организации, который подходит авторитарному стилю управления сотрудниками.

Линейно-функциональная организационная структура предприятия: пример

Структурная схема организации линейно-функционального типа также называется «линейно-штабной» или просто «линейной». Суть формата заключается в том, что сотрудников организаций классифицируют в зависимости от функций, которыми они обладают в рамках осуществления своей работы.

Линейно-функциональная организационная структура предприятия пример

При такой структуре в организациях существует высший руководитель и его линейные менеджеры, которые ответственны за то, что происходит в их подразделениях. Они не принимают стратегические решения – они помогают руководителю следить за выполнением задач и выполняют различные функции в соответствии со структурой своего подразделения.

Каждый линейный менеджер контролирует собственные отделы, однако в результате этого появляется негативный аспект: снижается скорость принятия решений.

Преимущества линейно-функциональной организационной структуры:

• присутствует специализация;

• четкое представление о подчиненности;

• понимание ответственности каждого сотрудника;

• высокие показатели эффективности работы и качественный результат;

• каждая из функций является одинаково важной для организации.

Недостатки линейно-функциональной организационной структуры:

• процесс коммуникации усложняется в связи с возникновением барьеров;

• если решения принимает только один человек, то они не всегда могут быть объективными;

• чем масштабнее становится компания, тем сложнее ею управлять;

• при функциональной структуре отсутствует командная работа;

• внутренние подразделения не знают о том, что происходит у других отделов из-за нарушения коммуникации и взаимосвязи.

Матричная (проектная) организационная структура предприятия: образец, схема

Матричная орг структура производственной организации представляет собой комбинацию из первых двух – линейной и функциональной, сочетая в себе элементы двух форматов. Здесь наблюдается двойной и тройной тип подчинения в структурах. Это означает, что сотрудник может получать конкретные задачи не только от функционального руководителя, но и проектного, подчиняясь высшему и линейному руководству.

Если проектные менеджеры контролируют работу над проектом, то функциональные управляют ресурсами бизнеса. Проектные руководители подчиняются функциональным, получая от них полномочия. Матричная организационная структура может быть эффективной только в том случае, если проектные руководители постоянно взаимодействуют со своими подчиненными.

Преимущества матричной организационной структуры:

• Сотрудники работают стабильно и без застоя.

• Ответственность за работу функционального подразделения несет менеджер по проекту.

• Тесное взаимодействие проектного руководителя с подчиненными ведет к улучшению результатов их работы.

• Решения, принимаемые внутри подразделения, остаются под контролем проектного менеджера.

Недостатки:

• Сотрудники могут проявлять апатию при выполнении задач.

• Проектный руководитель не имеет такую же власть, как функциональный руководитель.

• Если сотрудники остаются без контроля, то производительность их труда снижается.

• Проектный руководитель не распределяет нагрузку между подчиненными и не определяет приоритетность задач.

• Проектный руководитель не составляет отчетов о проделанной подразделением работе.

Рыночная и дивизионная организационные структуры

Сотрудники компании, где действует рыночная организационная структура, группируются в зависимости от рынков, которые осваивает предприятие. Все проблемы, появляющиеся на тех или иных рынках, решают определенные сотрудники, которые отвечают за собственные зоны в общей структуре организации. Если компания занимает сразу несколько различных рынков, то это подразумевает создание и построение нескольких соответствующих отделов.

Преимущества рыночной организационной структуры с отделами по направлениям:

• Высокая скорость выполнения задач в каждом конкретном отделе.

• Возможность запускать новые продукты и расширять ассортимент товаров и услуг.

• Клиенты и менеджеры находят общий язык и лучше понимают друг друга.

• Каждое конкретное подразделение предоставляет собственные отчеты.

• Каждое подразделение является самостоятельным.

• Принятие решений проходит быстро и легко.

• Наблюдается высокий уровень производительности труда и эффективности результатов.

Недостатки:

• Возникновение конкуренции, если речь идет о подразделениях, которые находятся в различных регионах.

• Принцип работы бизнеса может отличаться, если подразделения находятся в различных регионах.

• Сотрудники, которые работают в подразделениях, ответственных за те или иные рынки, могут конфликтовать.

По такому же принципу работает дивизионная, или продуктивная, структура, согласно которой каждый отдел предприятия отвечает за отдельные продукты.

Бригадная структура организации

Бригадная или кросс-функциональная структура организации представляет собой несколько подразделений из отдельных бригад, каждая из которых занята определенным перечнем работ. Эти бригады полностью автономны и самостоятельно принимают решения без участия линейных руководителей. Если появляется необходимость в решении сложных вопросов, то они могут привлекать отдельных специалистов. 

Плюсы модели:

• при эффективном распределении нагрузки, управленческие органы можно сократить;

• специалисты получают свободу действий;

• при грамотном управлении отпадает необходимость в широком штате.

Минусы структуры:

• жесткие требования к квалификации сотрудников;

• высокая ответственность за принятые решения;

• трудности в управлении всеми бригадами;

• проблемы в коммуникации между разными бригадами в одной структуре.

Функциональная структура

Как и в случае с линейной, на верхушке функциональной структуры находится высшая руководящая должность. Основной принцип организации иерархии заключается в том, что каждый сотрудник должен соответствовать своим навыкам и функциям. Все внутренние отделы компании управляются независимо друг от друга.

Плюсы модели:

• Все специалисты могут сконцентрироваться на собственных задачах

• Сотрудники начинают чувствовать себя боле свободными и самостоятельными

• Может применяться для компаний любого масштаба

Недостатки:

• Есть риск возникновения барьеров в самой организации

• Командам и сотрудникам тяжелее взаимодействовать

• Бизнес-процессы становятся недостаточно прозрачными

Принципы и требования для построения организационной структуры

Для того, чтобы составить качественную организационную структуру, необходимо помнить о ключевых принципах для ее построения:

• Общая структура предприятия должна содержать цели и задачи, а также соответствовать потребностям производства.

• Разделение труда между сотрудниками должно соответствовать их квалификации и специализации.

• Структура формируется на том же этапе, что и определение полномочий сотрудников, имеющих вертикальные и горизонтальные взаимосвязи с центральным органом управления.

• Структура выстраивается таким образом, чтобы поддерживать взаимосвязи между функциями, обязанностями, полномочиями и зоной ответственности на предприятии.

Об эффективности организационной структуры можно говорить в том случае, если она соответствует таким критериям, как оптимальность, оперативность, надежность, экономичность, гибкость, а также устойчивость управления.

Чтобы определиться с видом организационной структуры и понять, что включить в собственную разработку, а что, напротив, в ней будет лишним, необходимо:

• постоянно проверять и определять четкие обязанности подразделения или отдела;

• посчитать сколько сотрудников необходимо для выполнения задач;

• исключить дублирующие функции.

Как определить норму управляемости в организационной структуре

Норма управляемости в разработке организационной структуры – это количество сотрудников, которыми непосредственно управляет один руководитель и которые находятся в его непосредственном подчинении. С их помощью можно рассчитать численность руководителей низшего, среднего и высшего звеньев управления.

Данный показатель чаще всего определяют опытным путем, и конкретная норма зависит от следующих факторов:

• профиля деятельности организации;

• типа организационной структуры;

• объема необходимой информации;

• уровня автоматизации деятельности;

• квалификации работников.

В настоящее время единого документа по определению норм управляемости в организационной структуре не существует. Ранее в СССР существовали рекомендации по определению численности сотрудников, в том числе управленческого состава, на производственных предприятиях различных видов и сфер деятельности. 

В то же время для государственных структур отдельными подзаконными актами утвердили методики расчета численности работников, в том числе руководящего состава. Например, в отношении работников государственных архивов их содержат «Методики расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду», которые утвердили приказом Росархива от 14.01.2004 № 9. В отношении работников бюджетных организаций – «Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду», которые утвердил Росздрав.

Остальные работодатели с учетом специфики собственной деятельности вправе использовать подобные акты для определения норм управляемости, закрепив соответствующие методики и правила расчета количества подчиненных работников на одного руководителя локальным актом (ст. 8 ТК).

Если опираться на характер работ, то в качестве ориентира для руководящих должностей могут быть следующие значения:

• в подразделениях со значительным объемом нестандартных работ, которые требуют высокой квалификации сотрудников, а также при частых отклонениях от заранее намеченной технологии процесса – 5–7 сотрудников;

• в подразделениях с устоявшимся характером работ и стандартными процессами  – 10–12 сотрудников;

• в подразделениях с типовыми стандартизированными работами, например в рабочих цехах, – 15–17 сотрудников в подчинении.

Продуманная как следует оргструктура позволит снизить расходы на персонал, улучшить контроль за сотрудниками и ускорить процессы принятия решений.

Пример проектирования организационной структуры Хабаровского краевого государственного унитарного предприятия (ХКГУП) «Крайдорпредприятие»:

Структура предприятия схема

Как разработать организационную структуру предприятия

Построение организационной структуры – это сложный, многоступенчатый процесс, который требует предварительной подготовки. Рассмотрим, как выглядит алгоритм действий для ее создания.

Шаг 1. Определите цель разработки организационной структуры

Для начала необходимо понять, для каких целей используется оргструктура:

• На какие вопросы она отвечает?

• Кто будет ее использовать?

• Каким образом ее необходимо будет проработать для каждого конкретного подразделения?

Шаг 2. Сбор информации

Этот этап считается наиболее важным для создания качественной организационной структуры. Чтобы собрать все необходимые сведения, важно опросить сотрудников и выяснить:

• какими функциями они обладают;

• в чем заключаются их обязанности;

• от кого они получают те или иные задачи;

• кто контролирует их решение и финальный результат.

Все эти данные помогут определить, соответствуют ли компетенции обязанностям специалистов. В противном случае это несоответствие понадобится устранить прежде, чем переходить к формированию новой оргструктуры.

Шаг 3. Формирование новой структуры

Как только все сведения собраны, можно приступать к распределению сотрудников в иерархии в зависимости от их функций и уровней подчинения высшему руководству. Одних специалистов переводят в другие подразделения, другим назначают новые обязанности, с третьих, напротив, снимают часть ответственности.

Между всеми составляющими организационной структуры должна существовать взаимосвязь. Важно понимать, как различные отделы взаимодействуют между собой и каким образом происходит документооборот.

Шаг 4. Распределение полномочий руководства

В каждом подразделении есть свой собственный руководитель. В оргструктуре необходимо отразить, кому они подчиняются: могут ли принимать те или иные решения или им понадобится согласовывать это с высшим руководством. То же самое касается и их подчиненных – каждый участник иерархии должен понимать, на каком уровне действует принятие решений.

После разработки организационной структуры необходимо составить документ, где будет подробно описываться новая система управления и должностные инструкции.