Как перейти на электронный документооборот

Предпринимательская деятельность подразумевает работу с бумагами. Разработка, хранение, обмен и подпись документации требует много времени и вложений. Чтобы сократить временные и финансовые издержки, предприниматели переходят на электронный документооборот в организации. О том, что означает этот процесс, чем он полезен для предпринимателей и как организовать ведение электронного документооборота, – читайте в статье. 

Что такое электронный документооборот в организации

Электронный документооборот подразумевает процесс, при котором создание, хранение и обмен документацией происходит в цифровом формате. Он позволяет автоматизировать такие рабочие задачи, как:

• составление и обработка договоров;

• согласование документации;

• обмен файлами;

• хранение данных;

• обеспечение защиты и безопасности данных.

Вместо того чтобы вручную выполнять каждую из этих задач, компании экономят время с помощью цифровых сервисов. Такие сервисы называются системами электронного документооборота или по-другому СЭД. Они устанавливаются на ПК или используются онлайн с помощью интернет-доступа.

Доступ к таким системам выдают операторы. Это фирмы, которые занимаются организацией процесса электронного документооборота, разработкой площадок и обеспечением их бесперебойной работы. Некоторые операторы оказывают и другие услуги, не связанные с ЭДО. Например, это может быть создание ЭЦП или бизнес-автоматизация.

Таким образом, суть электронного документооборота схожа со стандартным процессом. Разберем его на примере заключения стандартного трудового договора. Договор разрабатывается в 2 экземплярах

• оба экземпляра подписываются первой стороной;

• подписанные экземпляры отправляются второй стороне;

• вторая сторона ставит подпись на обоих экземплярах;

• обе стороны получают по одному экземпляру. 

Только благодаря ЭДО все это делается онлайн. Вместо стандартной подписи ставится ЭЦП, вместо отправки бумаг по почте или курьером документ отправляется через мессенджеры или другие платформы.

Зачем нужен переход на электронный документооборот

Цели электронного документооборота могут быть разными. Какие-то компании переходят к этой системе для оперативного обмена данными. Какие-то для цифровой защиты информации.

К задачам электронного документооборота можно отнести:

• обеспечение сотрудничества с внештатными специалистами, например, с самозанятыми или физическими лицами по договору гражданско-правового характера;

• сокращение издержек на печать и транспортировку бумаг;

• экономию времени при отправке документов второй стороне;

• автоматизацию процессов;

• обеспечение цифровой безопасности.

В некоторых случаях компании вынуждены перейти на ЭДО из-за законодательных норм. Речь идет о следующих ситуациях:

• торговля продукцией, подлежащей маркировке;

• транспортировка импорта через НСП (национальную систему прослеживаемости);

• работа с государственными закупками;

• ведение бухгалтерского учета (режим налогового обложения не имеет значения).

Несмотря на удобство и большое количество плюсов, далеко не все компании нуждаются в использовании системы электронного документооборота. Если поток документации маленький, работать в системах нецелесообразно. Тем не менее по мере развития у бизнеса могут появиться партнеры, работа которых связана с электронным документооборотом. 

Чтобы точно проверить, нуждается ли фирма в создании электронного документооборота, можно применить калькулятор на официальном портале ФНС.

Таким образом, основы электронного документооборота упрощают и ускоряют бумажные операции, обеспечивают безопасность данных и помогают сократить затраты.

Виды электронного документооборота

Разберем формы электронного документооборота. Условно их можно поделить на 2 вида:

1. Внутренний электронный документооборот для решения задач внутри организации. Например, для отправки отчетов, заключения договоров и других задач, не связанных с внешними участниками. Такой вид не контролируется законодательными нормами, поэтому руководство самостоятельно устанавливает нормы работы с документацией. Обычно персонал использует корпоративную почту или специализированное программное обеспечение. Внутренний ЭДО позволяет фирмам ускорить рабочие процессы и наладить коммуникацию между сотрудниками разных подразделений.

2. Внешний ЭДО для работы с внешними участниками за пределами компаний. Например, для отправки счет-фактур, заключения сделок с контрагентами, коммуникации с налоговой и госорганами, ведения бухгалтерской отчетности. Внешний ЭДО подразумевает соблюдение правил и стандартов составления документации. А в некоторых случаях он подчиняется обязательным пунктам законодательных норм.

Каковы требования к электронному документообороту

Любая цифровая документация делится на 2 вида:

1. Формализованные – счет-фактуры универсальные передаточные и корректировочные документы.

2. Неформализованные – счета на оплату, прейскуранты, ТОРГ 13 и 14 и т.д.

Для каждого вида есть свои правила электронного документооборота.

Для первого вида федеральная налоговая служба утвердила рекомендации к форматам. Для второго вида таких рекомендаций нет. Такими документами можно обмениваться любыми способами электронного документооборота.

Существуют также частично формализованные документы. К ним относятся акты о выполненных работах, логистические накладные, ТОРГ 2 и 12, акты сверки и т.д. Для них федеральная налоговая служба разработала рекомендации. Но в то же время их обмен разрешен и в любом другом формате.

Плюсы и минусы электронного документооборота

Обеспечение электронного документооборота имеет как плюсы, так и минусы. Разберем их более детально.

К основным преимуществам электронного документооборота можно отнести следующие пункты:

1. Минимизация финансовых издержек, к примеру, на работу печатного оборудования, бумажные листы, транспортировку документации и т.д.

2. Ускорение рабочих процессов – для заключения сделок достаточно нескольких минут.

3. Оптимизация внешней коммуникации с партнерами и контрагентами.

4. Оптимизация внутренних рабочих процессов.

5. Упрощенный поиск документации – все бумаги находятся в единой структурированной базе.

6. Сокращение человеческого фактора – благодаря СЭД каждый документ будет находиться в своем месте и иметь ответственных лиц.

7. Минимизация вероятных ошибок. Системы не позволят подписать договор не уполномоченному на это сотруднику или заполнить неправильную дату.

8. Расширенная база для хранения архивов.

9. Надежная защита и шифрование документов.

10. Упрощенное взаимодействие с налоговыми органами.

11. Возможность работы над одним документом сразу нескольким специалистам.

К негативным особенностям электронного документооборота относятся следующие пункты:

1. Риск возникновения цифровых сбоев, которые могут привести к повреждениям или даже ликвидации важных файлов.

2. Риск утечки данных из-за хакерских угроз, вирусов.

3. Расходы на интеграцию СЭД и оплату тарифных планов.

4. Расходы на обучение кадрового состава основам электронного документооборота. 

5. Необходимость настройки роуминга в случае если компания сотрудничает с контрагентами с разными СЭД.

6. Необходимость разработки регламента и принципов электронного документооборота. Новые программы требуют составления правил и порядков.

7. Психологические преграды. Многие уверены, что важная документация должна быть подписана не в электронном, а в бумажном формате.

Как перейти на электронный документооборот

Разберемся, как компании организовать электронный документооборот. Для этого необходимо 5 этапов.

Этот пункт включает следующее:

• Постановку целей и задач перехода на СЭД.

• Изучение принципов работы с документами у контрагентов. Есть вероятность, что все работают стандартным способом. И тогда переход на цифровую систему будет бесполезным.

• Подготовку списка документов, которые будут переведены в цифровой вид.

На данном этапе необходимо выполнить следующие пункты:

• узнать тарифные планы и предлагаемые услуги операторов;

• выяснить, с какими операторами чаще всего работают партнеры;

• подобрать оператора с учетом целей и задач компании;

• выбрать оптимальный тарифный план;

• подать заявление на электронный документооборот;

• заключить соглашение с оператором.

Для выполнения этого этапа нужно:

• получить ЭЦП в аккредитованном центре;

• раздать доступы для сотрудников;

• продумать механику обмена документацией.

4 этап. Протестировать работоспособность системы, подготовить персонал к использованию программы.

На этом шаге требуется:

• выполнить тестовый обмен бумагами;

• создать план по работе с СЭД – определить ответственных специалистов, обучить кадры, подготовить положение, а также приказ об электронном документообороте.

5 этап. Внедрить СЭД.

Это последний шаг, который включает следующие пункты:

• внести корректировки учетную документацию, указать, что фирма будет переведена на ЭДО;

• рассказать партнерам о том, что бизнес теперь работает по ЭДО, заключить с ними соглашения.