Работодатель не обязан принимать на работу первого, кто откликнулся на размещенную вакансию. Все кадровые решения – ответственность компании. Поэтому заставить организацию трудоустраивать кандидата или отвечать ему на отклик в Сети никто не может – такого закона нет. Об этом сказано в постановлении Пленума Верховного суда (п. 10 постановления от 17.03.2004 № 2). Но иногда история не заканчивается фразой «мы вам перезвоним», а имеет продолжение – уже в суде. Расскажем, как не нарушить закон при отказе соискателю, избежать штрафа и даже уголовной ответственности.
Как отказывать кандидату
Верховный суд в 2022 году дал важное разъяснение: отказ соискателю в приеме на работу без указания причин незаконен (п. 1 Обзора практики, утв. Президиумом Верховного суда 27.04.2022, далее – Обзор от 27.04.2022). Отсутствие обоснования нарушает требование части первой статьи 64 ТК. Поэтому рискованно отказывать соискателю без объяснения причин, человек вправе обратиться в суд.
Как оценить резюме кандидата
Проанализируйте резюме до встречи с кандидатом. Это поможет выявить неподходящих кандидатов, сократить количество безрезультатных собеседований, а также даст возможность более качественно подготовиться к собеседованию – составить вопросы, оценить уровень кандидата и т. д. На что обратить внимание в резюме, узнайте из решения Системы Генеральный Директор.
Неподошедшему кандидату можно отправить письмо на электронную почту, сообщение в мессенджере, если там шла основная переписка, возможен личный звонок HR-специалиста. Для отказа кандидатам на первом этапе отбора через сайты с вакансиями тоже лучше составить несколько шаблонов с ответом.
Компании, где заботятся о репутации и одновременно «стелют соломку» – на случай судебных разбирательств, оставляют отклик каждому соискателю. Чем больше этапов отбора преодолел кандидат, тем глубже проработан отказ. Если человек прошел несколько собеседований, то не только указывают причину отказа, но и дают рекомендации.
Совет: формируйте кадровый резерв из тех, кому отказали
Уважительные отказы формируют имидж компании и помогают создавать внешний кадровый резерв. Не прошедшие этапы отбора соискатели станут первыми кандидатами на вновь открывшиеся должности. По данным hh.ru, внешний кадровый резерв компаний на 75% состоит из специалистов, которым ранее отказали в приеме на работу.
Когда нужно письменно обосновывать отказ
На вакансию могут откликнуться сотни кандидатов. Неужели каждому нужно письменно объяснить, почему его не приняли на работу? На самом деле нет. Письменное обоснование вы обязаны предоставить только в одном случае – если поступило письменное требование от самого соискателя (ч. 5 ст. 64 ТК). На ответ у работодателя есть семь дней.
Если не ответить на письменное обращение или ответить позже установленного срока, реально получить штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). Размер штрафа для должностного лица или индивидуального предпринимателя – от 1 до 5 тыс. руб., для организации – от 30 до 50 тыс. За повторное нарушение компания заплатит уже 50-70 тыс. руб. Более того, к директору могут применить дисциплинарное взыскание – от замечания до увольнения согласно статье 192 ТК. Причем наказать руководителя можно решением профсоюза (ст. 195 ТК).
Совет: отвечать на СМС-сообщение не обязательно
Отвечать компания обязана только на официальные письма. Вопросы от соискателя в мессенджере, СМС или сообщения на сайте не считаются официальным запросом.
Если получили иск, проверьте, поступало ли документальное требование от кандидата. Или человек сразу пошел в суд. Если письмо не получали, укажите информацию об этом в отзыве на иск и тут же объясните причину отказа в трудоустройстве.
Если официальный запрос от соискателя был, то следует отвечать заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.
Как законно отказать в приеме на работу
Компания может столкнуться с различными ситуациями, когда необходимо дать отказ соискателю в приеме на работу.
1. Вы еще проводите собеседования
Письменный запрос от соискателя может прийти еще до окончания этапа отбора. Но дать ответ в семидневный срок все равно придется. В письме укажите, что о решении сообщите, только когда все отобранные кандидаты пройдут собеседование. После отправьте заявителю либо приглашение на работу, либо еще одно письмо – с указанием причин отказа.
Анастасия Синицына, главный редактор Системы Кадры, эксперт по трудовому законодательству
Полиграф, или детектор лжи – один из инструментов проверки достоверности информации, предоставленной кандидатом во время собеседования или сотрудником организации. В основном полиграф используют при подборе персонала на ответственные должности с доступом к деньгам, особо ценному товару или информации. В решении Системы Генеральный Директор смотрите правила использования полиграфа.
2. Вы выбрали другого кандидата
Из всех подходящих по критериям кандидатов выберут все равно одного. Поэтому в качестве причины отказа законно указать: «Найден более подходящий по деловым качествам кандидат».
3. Квалификация кандидата не соответствует требованиям
Отказ может быть обоснован деловыми качествами кандидата (ст. 3 и 64 ТК). Основных параметров два, и они должны быть прописаны во внутренних документах компании, а не появиться «по ходу дела».
- Квалификационные качества: профессия, специальность.
- Личностные качества: опыт работы, образование, наличие определенных навыков, которые требуются для вакантной должности.
Важно: вы имеете право требовать лишь те компетенции, которые нужны для выполнения основных обязанностей. Отказать бухгалтеру потому, что у него нет прав категории В, незаконно.
Совет: пропишите требования к деловым качествам в инструкции
Чтобы подстраховаться, пропишите требования к деловым качествам сотрудника в должностной инструкции. В случае судебного разбирательства законными посчитают не только требования, которые прописаны в федеральных законах, например отказ соискателям младше 16 лет, если они привлекаются более чем на четыре-пять часов в день (ст. 63, 94 ТК), или кандидатам с судимостью на должности в сфере образования (ст. 331, 351.1 ТК), но и требования внутренних документов компании.
Доказать в суде, что деловые качества кандидата не соответствовали требованиям, помогут его ответы на тестовые задания.
Чтобы получить информацию о претенденте на вакансию, понадобится анкета соискателя. Скачайте образец анкеты в Системе Генеральный Директор.
Скачать образец анкеты соискателя
4. Вы приостановили прием кандидатов
В компании могли временно убрать вакансию. Например, в связи с тем, что понадобилось заново согласовать численность работников или бюджет.
5. Вы убрали вакансию
Работодатель вправе менять штатное расписание компании. Если дело дошло до суда, то подтверждением от вас послужит новое штатное расписание.
6. Соискатель не представил обязательные документы
Например, кандидат не отправил HR-менеджеру резюме, документ об образовании, документ, удостоверяющий личность (ч. 1 ст. 51 ТК). В этом случае работодатель не сможет оценить его деловые качества, отказ будет законным. Отказ также допустим, если соискатель не стал выполнять действия, необходимые для приема на работу.
7. На вакантную должность переведен внутренний сотрудник
По мнению компании, качества кандидата соответствуют требованиям в наибольшей степени.
8. Вы не искали работника
Работодатель не обязан принимать на работу всех кандидатов, направленных к нему ЦЗН. Нет закона, который обязывает директора сразу же заполнять позиции, как только они открылись. Такие кандидаты не имеют преимуществ перед теми, кто ищет работу самостоятельно.
Как найти сотрудников в условиях дефицита кадров
Узнайте из рекомендации Системы Генеральный Директор, как отсеять ненадежных соискателей и какую стратегию использовать в общении с кандидатом, чтобы не отпугнуть его.
Когда отказ считается незаконным
Есть мотивы, по которым запрещено отказывать в приеме на работу.
Дискриминация по имущественному признаку
Отказать в приеме на работу можно по деловым качествам, но не по имущественному признаку, когда у водителя нет своего автомобиля, у программиста – компьютера, а у ремонтника – личных инструментов. По закону работодатель обязан обеспечить человека всем, что необходимо для выполнения трудовых задач (ст. 22 ТК).
Чем грозит
Пункт о недопустимости дискриминации соискателя по имущественному признаку прописан в Кодексе об административных правонарушениях. В случае нарушения компания заплатит штраф в размере 50-100 тыс. руб.
- Как HR-ам правильно отказывать соискателю в приеме на работу. Две судебные истории
- На компании массово жалуются из-за отказов в приеме на работу. Практические советы от адвоката, которые помогут защититься от скандальных кандидатов
- 15 крутых вопросов для собеседования, которые заставят кандидатов раскрыться
Отказ соискателю с судимостью
В законах прописаны должности, при трудоустройстве на которые потенциальный сотрудник обязан предоставить справку об отсутствии судимости.
Это касается следующих категорий работников:
- учителя (ст. 331 ТК);
- водители (ст. 328.1 ТК);
- пилоты (п. 3. ст. 52 ВК);
- бухгалтеры кредитных организаций (ст. 16 Федерального закона от 02.12.1990 № 395-1 «О банках и банковской деятельности»).
Там, где прием сотрудников с погашенной судимостью не запрещен законом, отказ в трудоустройстве из-за отсутствия такой справки или из-за наличия судимости соискателя считается незаконным.
Чем грозит
В статье 64 ТК говорится о недопустимости ограничения в трудовых правах по обстоятельствам, «не связанным с деловыми качествами работника». Отказ принять человека на работу из-за справки об отсутствии судимости или из-за наличия судимости в прошлом могут трактовать как дискриминацию. Соискатель обратится в суд и потребует компенсацию морального вреда и возмещение материального ущерба (ст. 3, 234 ТК). Размер компенсации чаще всего составляет 3-5 тыс. руб., но иногда суммы достигают 100 тыс. (апелляционное определение Костромского облсуда от 14.02.2019 по делу № 45-33/2019).
Дискриминация по возрасту
Отказать кандидату, сославшись на то, что у вас молодой коллектив до 40 лет, нельзя. Верховный суд в пункте 16 постановления от 25.12.2018 № 46 указал, что за необоснованный отказ в приеме на работу лица предпенсионного возраста предусмотрена уголовная ответственность по статье 144.1 УК.
Чем грозит
Возможен штраф до 200 тыс. руб. или в размере заработной платы осужденного за период до 18 месяцев. Либо обязательные работы на срок до 360 часов.
Отказ в приеме на работу женщины с детьми или беременной
Нельзя отказать соискателю по мотивам, которые связаны с беременностью или наличием детей до трех лет (ст. 64 ТК). Кадровик обязан быть аккуратен в формулировках, высказывая сомнения в возможности женщины совмещать работу с материнством. Суд может установить факт дискриминации, когда кандидатка уже прошла несколько этапов отбора, но получила отказ, потому что подтвердился факт беременности.
Чем грозит
Уголовная ответственность (ст. 145 УК): штраф до 200 тыс. руб. либо обязательные работы на срок до 360 часов.
Суд часто встает на сторону женщин. Работодателя обяжут выплатить истцу моральную компенсацию, а также заключить с соискателем трудовые отношения и выплатить неполученный заработок (апелляционное определение Мосгорсуда от 26.05.2020 по делу № 33-13319/2020).
Дискриминация при трудоустройстве инвалида
Нельзя отказать в приеме на работу людям с инвалидностью, направленным на трудоустройство в счет квоты рабочих мест (ст. 16 ТК, ст. 13 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1). Отказать потому, что компания пока не нуждается в сотрудниках, не получится: квоту надо выполнить. Причем вы обязаны обеспечить подходящие условия труда для такого работника.
Отказ возможен в двух случаях:
- кандидат не представил документы, подтверждающие инвалидность;
- деловые качества соискателя не соответствуют должности.
Чем грозит
Должностные лица заплатят штраф в размере 5-10 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.42 КоАП).
Дискриминация по признакам, которые не относятся к деловым качествам
Отказ соискателю из-за пола, семейного положения («требуются кандидаты без маленьких детей»), религиозных убеждений («только для православных»), внешности («респектабельный внешний вид, спортивная фигура»), места проживания, вредных привычек («только для некурящих») или предпочтений руководства («только для Козерогов и Водолеев») считается дискриминацией. Доказать в суде факт отказа в трудоустройстве именно по этим причинам непросто, хотя прецеденты есть.
Чем грозит
Если факт дискриминации при приеме на работу подтвердится, компанию оштрафуют на 50-100 тыс. руб. (ст. 5.62 КоАП). Привлечь к ответственности могут даже за дискриминационную фразу в вакансии (ст. 13.11.1 КоАП): штраф для должностных лиц – 3-5 тыс. руб., для юрлиц – 10-15 тыс.