Как подготовить презентацию: секреты эффектного публичного выступления

• Как подготовить презентацию и что нельзя поручать помощникам
• Как удивить аудиторию: секреты публичного выступления
• Каким требованиям должны отвечать слайды, сопровождающие вашу презентацию

Несколько раз в год, в месяц, а иногда и в неделю у руководителя возникает необходимость в подготовке к публичному выступлению. Цели могут быть разные: отстоять свою точку зрения на совете директоров, получить деньги для проекта, донести до сотрудников информацию о существенных – и не всегда приятных – изменениях. А значит, что есть также и необходимость в подготовке презентации. Как подготовить презентацию? Ни для кого не секрет, что убедительное, яркое выступление с презентацией способно принести больше дивидендов, чем тысячи страниц печатного текста.

Если вы не имеете перед собой заранее подготовленного плана публичного выступления, импровизировать перед аудиторией будет довольно сложно. Поручить подготовку к публичному выступлению с презентацией помощникам – не лучший выход: вам придется пересказывать не совсем свои идеи и следовать чужой логике. Если все-таки презентацию готовит кто-то из подчиненных, важно поставить перед ним ясную цель, а когда работа будет закончена – самому отредактировать текстовые слайды.

Как подготовить презентацию: маленькие секреты

В течение многих лет я оказывал помощь в подготовке к публичным выступлениям с презентациями топ-менеджерам, работающим в самых разных сферах бизнеса. Накопленный опыт позволил мне создать технологию Rainbow («Радуга»). Она включает все основные компоненты яркой и доказательной презентации, которые можно объединить в две большие группы: содержание презентации и правильная подача информации. Излагая ниже важные моменты, я в большей степени буду затрагивать вопросы, как подготовить презентацию (то есть проблемы, касающиеся ее содержания), потому что отрабатывать навыки правильной подачи материала лучше на практических занятиях.

Рисунок Технология Rainbow

Как подготовить презентацию: работа над содержанием

Цель выступления. Постарайтесь сформулировать цель презентации максимально четко. Чтобы сконцентрироваться на проблеме, которую вам надо решить, отложите все записи, отвернитесь от монитора и представьте, что стоите перед аудиторией. Скажите вслух, чего вы хотите от ваших слушателей. Используйте самые простые, может быть, даже резкие слова. Начните так: «Я хочу, чтобы вы...». Например:

• «Я хочу, чтобы вы утвердили мой план реструктуризации компании».
• «Я хочу, чтобы вы прекратили дергать моих подчиненных по пустякам и начали сами решать свои вопросы».
• «Я хочу, чтобы вы согласились инвестировать 5 млн руб. в этот проект».

Прямая постановка вопроса может казаться слишком откровенной, однако куда хуже, если аудитория получает от вас размытое сообщение. Разумеется, в некоторых ситуациях лобовая атака невозможна, потому что противоречит принятым в компании нормам поведения или выглядит неприемлемой в глазах тех, кто принимает решения. В этом случае можно подать свою «наглую» цель осторожнее. Однако для себя (при подготовке презентации) цель нужно формулировать однозначно. Только тогда вы сумеете подобрать четкие аргументы, факты и доводы. Имейте в виду, что если вы даже себе не готовы признаться, чего на самом деле хотите от аудитории, то, скорее всего, не получите желаемого.

•  Метод мозгового штурма: 3 правила принятия правильных решений

Ключевые идеи (аргументы). Все ваше выступление с презентацией должно строиться на ключевых идеях и аргументах. Чтобы добиться поставленной цели, нужно приводить рациональные доводы (факты, цифры) и эмоционально воздействовать на аудиторию (используя метафоры, приводя аналогии, рассказывая истории). Например, ваша цель – получить бюджет на новый проект. Можно привести следующие аргументы:

1. Если мы реализуем этот проект, то сократим затраты на 25% (рациональный довод).
2. Реализовав этот проект, мы сможем претендовать на лидерство в нашем регионе (рациональный довод).
3. Если мы не начнем делать это сегодня, завтра этим займутся конкуренты. И тогда мы окажемся в положении извозчиков, пытающихся конкурировать с современными мощными автомобилями! (Довод, предполагающий эмоциональное воздействие.)

Все найденные идеи и аргументы запишите на отдельных листах. Так проще их группировать и выстраивать общую логику. Вы сможете увидеть картину в целом и при необходимости дополнить любой блок или заменить неудачную идею; кроме того, вам будет легче перекомпоновывать блоки. Такой подход стимулирует и творческое начало: проще придумать как можно больше новых идей.

Узловая схема. Очень часто до 90% времени работы над презентацией и подготовки к публичному выступлению тратится на ее содержание: сбор данных, обобщение фактов, сравнение результатов исследований. В результате на совершенствование структуры и оформления времени не остается. Я рекомендую основное внимание уделять узловой схеме, то есть выстраиванию логики презентации, однозначно приводящей к цели, которой вы хотите достичь. Очень важно заранее продумать нить рассуждений, потому что, выступая, мы можем высказывать мысли только последовательно – одну за другой.

После того как вы составили план презентации, перескажите его вслух. Переход от одной мысли к другой отмечайте действием: откладывайте в сторону какой-нибудь предмет, рисуйте на листочке звездочки, отбивайте такт ладонью по столу. Если вы сможете удержать в уме всю узловую схему, вам будет проще воздействовать на зал, направить внимание слушающих на вашу речь, звучание голоса и пр.

Выбор последовательности подачи аргументов зависит от цели презентации и времени, которым располагает выступающий. Например, если перед вами стоит задача убедить аудиторию за 5–10 минут, используйте известную схему аргументации «Ситуация – проблема – решение».

Таблица Ситуация – проблема – решение (схема аргументации)

Однажды я помогал директору по стратегическому планированию готовиться к ответственному публичному выступлению с презентацией. Он так много работал над содержанием презентации, что получилось 170 слайдов, хотя у него было всего 40–50 минут на выступление. Сообразив, что все это просто невозможно проговорить в столь сжатые сроки, он очень постарался и уменьшил количество слайдов до 80. Я предложил ему устроить пробное выступление, которое мы начали снимать на видео. К середине презентации докладчик добрался до 20го слайда, и стало ясно, что дальше говорить в таком темпе он не может. Тогда мы выделили ключевые идеи, и оказалось, что в докладе пять тезисов, которые нужно обязательно донести до слушателей. Каждый тезис иллюстрировался всего лишь несколькими слайдами. Все остальное было дополнительными пояснениями и доказательствами, предложенными заботливыми подчиненными. Когда мы выкинули лишнее, осталось 22 слайда. В результате во время выступления директору не пришлось тараторить и он смог даже импровизировать – шутить и приводить отличные примеры.

• Как стать лидером: уроки лидерства в жизни и в бизнесе

Как подготовить презентацию: алгоритм разработки слайдов

Как правило, выступления-презентации сопровождаются показом слайдов на большом экране. Нужно максимально эффективно использовать эту составляющую презентации, так как большинство людей воспринимают информацию посредством зрения намного лучше, чем на слух.

Вот как нужно действовать, чтобы создать отличные слайды и не увязнуть в деталях:

1. Продумайте общую структуру (какие части, модули будут в презентации), обозначьте заголовки частей (создайте слайды-разделители).
2. Продумайте идеи, которые должны быть отражены на слайдах внутри каждой части (один слайд – одна идея).
3. Сформулируйте заголовки, четко соответствующие идеям. Только написав заголовки всех слайдов презентации, переходите к пунктам внутри слайдов.
4. Проверьте, какое количество слайдов Вам необходимо, чтобы уложиться в отведенное время (в среднем пояснения к одному слайду занимают не менее полутора-двух минут).
5. Проверьте, оптимально ли количество слайдов с точки зрения удобства восприятия. Если в одной части больше семи слайдов, попробуйте сократить их число либо создайте новую часть.
6. Напишите пункты внутри каждого слайда (не более семи), обозначив каждый только одним словом. Это главное условие создания качественных слайдов.
7. Добавьте слова там, где необходимо (если без них совсем уж невозможно обойтись).
8. Добавьте визуальные аргументы – рациональные (графики, таблицы, фото) и эмоциональные (рисунки-метафоры и т. п.).
9. На графиках выделите самое главное и уберите все лишнее.
10. Анимируйте презентацию (помните, что задача анимации – не развлечение, а исключительно управление вниманием аудитории; используйте простые и логичные эффекты).

^{Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу}