Василий Бабинцев, директор по маркетингу DIRECTUM
Вспомните, когда вы последний раз писали бумажное письмо другу? Переписывали его по несколько раз, запечатывали в конверт, отправляли и ждали ответа… Кажется, такая бумажная переписка уже давно перешла в разряд воспоминаний. Но только не в офисе – здесь она властвует до сих пор! Правда вместо адресатов не друзья, а коллеги, да и частота сообщений не 1 раз в месяц, а 3 раза в день. Почему так происходит и где та грань, когда дальнейшая работа вне автоматизации только ухудшает положение?
Готовы ли мы к автоматизации?
Не буду сгущать краски. Любая офисная процедура изначально проходит в электронном виде: документы создаются в Word или Excel, отправляются на согласование по электронной почте. Но что побуждает нас их потом распечатывать?
Если отложить вопрос законодательства, которое давно позволяет использовать электронную подпись, то это наша психология – мы еще не привыкли. Нам никто не показывает «на пальцах», что мы теряем без автоматизации. Решим это упущение на примере договорного процесса: поручим менеджеру подготовить стандартный договор, согласовать его внутри компании с тремя руководителями, отправить на проверку контрагенту, обсудить замечания, подписать с двух сторон.
Как это происходит обычно
1-3 день. Начальник отдела просит менеджера подготовить договор. Тот поднимает несколько похожих договоров из архива, советуется с коллегами – первая версия документа готова, она и отправлена руководителю. Спустя 2-3 итерации согласования получаем вторую, сборную, версию договора.
4-7 день. Менеджер отправляет ее на согласование заинтересованным руководителям, тоже почтой и параллельно. Те вносят свои независимые правки. Договор «сливается» уже в третью версию. С ней вновь знакомятся все руководители – еще правки, еще версия.
9-12 день. Она-то и отправляется контрагенту, проходит еще пара кругов согласования... И, наконец, договор распечатывается директору на подпись.
13-20 день. В идеале директор подпишет его, но возможны и новые правки, новый круг согласования.
21 день. Процесс завершается регистрацией документа и отправкой бумажных экземпляров контрагенту.
Знакомая картина? Ворох десятка независимых версий договора; хаос параллельной переписки; невозможность собрать историю согласования; в случае чего, нужно искать того менеджера и восстанавливать события из его головы.
Тот же процесс в системе электронного документооборота (СЭД)
1 день. Начальник отдела отправляет в СЭД задачу-поручение на подготовку документа. Подобные договоры регулярно составляются в компании, поэтому есть шаблон, менеджеру остается только заполнить название контрагента, даты, суммы и назначить права доступа. Вся работа отнимает максимум 20 минут. Далее менеджер отправляет задачу на согласование по регламентированному маршруту.
1-2 день. Руководители-рецензенты получают задания с установленным сроком, видят всю сопроводительную переписку, знакомый шаблон договора и персональные инструкции, что от них требуется.
Правки вносятся в единый документ. Если договор отправляется на доработку одним из рецензентов, то система сама определит новый маршрут согласования, например, по уменьшенному кругу.
2-5 день. Менеджер получает задание на проверку договора контрагентом (самый длительный этап), согласовывает. В случае внесения правок создает вторую версию договора, визирует у руководства и направляет на подпись директору.
3-5 день. Процесс завершается заданием директору на подписание договора электронной подписью или секретарю на его распечатку, если есть необходимость в ручной подписи, и отправкой экземпляров контрагенту.
Менеджер получает задание-контроль о подписании договора – поручение начальника исполнено. В СЭД сотрудникам доступны готовые шаблоны документов и настроенные регламенты. Единый архив актуальных электронных документов (нет необходимости держать копии на своих компьютерах) и прозрачная переписка позволяют руководству легко контролировать поручения, снижать задержки согласования, выявлять неэффективности.
Когда пора задуматься о работе в корпоративной системе?
Мы разобрали только один бизнес-процесс, а в компании их десятки и каждый со своими нюансами.
Четкого ответа, когда же стоит задуматься о корпоративной системе, нет. Но если вы увидели себя в первом варианте – пора. Помогут в этом и такие критерии:
- Сложно найти нужный документ при общении с контрагентом по телефону.
- Скорость и непрозрачность бизнес-процессов вызывают раздражение, невозможно точно узнать кто задерживает согласование очередного документа.
- Новые сотрудники часто ошибаются даже в простых операциях, требуется обязательная перепроверка, невозможно выстроить систему делегирования полномочий.
- Информация о ключевых процессах находится в головах у сотрудников, их отсутствие превращается в катастрофу (даже уход на больничный или командировка, не говоря уже об увольнении).
- Нет контроля конфиденциальности коммерческой информации, при этом требуется оперативный доступ к информационной базе предприятия для ускорения текущих процессов.
Даже после таких сигналов многие возразят, что корпоративная система обходится дорого, требует выделенной ИТ-службы и оборудования. До последнего времени так и было, но сегодня на рынке большое количество доступных облачных решений. Их не надо покупать и разворачивать, достаточно оплатить подключение для нужного количества пользователей.
Например, система DirectumRX на 10 сотрудников будет стоить всего 2950 руб. в месяц. Это дешевле согласования счета внутри организации. Посмотрите вживую, как работает DirectumRX.
Вместо заключения
Я такой же руководитель, как и вы. И мне так же важно работать эффективно.
В нашей компании работает почти 500 человек, и все мы работаем в системе электронного документооборота. В день я получаю около 30 заданий, выдаю минимум по 3 поручения, согласую порядка 20 документов. Добавьте сюда еще совещания и сотни писем и станет очевидно, что вести дела вне корпоративной системы уже нереально. Если у вас остались вопросы, напишите мне.
Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу
