Когда стоит переходить на корпоративную систему?

762
Когда стоит переходить на корпоративную систему?

Василий Бабинцев, директор по маркетингу DIRECTUM


Вспомните, когда вы последний раз писали бумажное письмо другу? Переписывали его по несколько раз, запечатывали в конверт, отправляли и ждали ответа… Кажется, такая бумажная переписка уже давно перешла в разряд воспоминаний. Но только не в офисе – здесь она властвует до сих пор! Правда вместо адресатов не друзья, а коллеги, да и частота сообщений не 1 раз в месяц, а 3 раза в день. Почему так происходит и где та грань, когда дальнейшая работа вне автоматизации только ухудшает положение?

Готовы ли мы к автоматизации?

Не буду сгущать краски. Любая офисная процедура изначально проходит в электронном виде: документы создаются в Word или Excel, отправляются на согласование по электронной почте. Но что побуждает нас их потом распечатывать?

Если отложить вопрос законодательства, которое давно позволяет использовать электронную подпись, то это наша психология – мы еще не привыкли. Нам никто не показывает «на пальцах», что мы теряем без автоматизации. Решим это упущение на примере договорного процесса: поручим менеджеру подготовить стандартный договор, согласовать его внутри компании с тремя руководителями, отправить на проверку контрагенту, обсудить замечания, подписать с двух сторон.

Как это происходит обычно

1-3 день. Начальник отдела просит менеджера подготовить договор. Тот поднимает несколько похожих договоров из архива, советуется с коллегами – первая версия документа готова, она и отправлена руководителю. Спустя 2-3 итерации согласования получаем вторую, сборную, версию договора.

4-7 день. Менеджер отправляет ее на согласование заинтересованным руководителям, тоже почтой и параллельно. Те вносят свои независимые правки. Договор «сливается» уже в третью версию. С ней вновь знакомятся все руководители – еще правки, еще версия.

9-12 день. Она-то и отправляется контрагенту, проходит еще пара кругов согласования... И, наконец, договор распечатывается директору на подпись.

13-20 день. В идеале директор подпишет его, но возможны и новые правки, новый круг согласования.

21 день. Процесс завершается регистрацией документа и отправкой бумажных экземпляров контрагенту.

Знакомая картина? Ворох десятка независимых версий договора; хаос параллельной переписки; невозможность собрать историю согласования; в случае чего, нужно искать того менеджера и восстанавливать события из его головы.

Когда стоит переходить на корпоративную систему?

Тот же процесс в системе электронного документооборота (СЭД)

1 день. Начальник отдела отправляет в СЭД задачу-поручение на подготовку документа. Подобные договоры регулярно составляются в компании, поэтому есть шаблон, менеджеру остается только заполнить название контрагента, даты, суммы и назначить права доступа. Вся работа отнимает максимум 20 минут. Далее менеджер отправляет задачу на согласование по регламентированному маршруту.

1-2 день. Руководители-рецензенты получают задания с установленным сроком, видят всю сопроводительную переписку, знакомый шаблон договора и персональные инструкции, что от них требуется.

Правки вносятся в единый документ. Если договор отправляется на доработку одним из рецензентов, то система сама определит новый маршрут согласования, например, по уменьшенному кругу.

2-5 день. Менеджер получает задание на проверку договора контрагентом (самый длительный этап), согласовывает. В случае внесения правок создает вторую версию договора, визирует у руководства и направляет на подпись директору.

3-5 день. Процесс завершается заданием директору на подписание договора электронной подписью или секретарю на его распечатку, если есть необходимость в ручной подписи, и отправкой экземпляров контрагенту.

Менеджер получает задание-контроль о подписании договора – поручение начальника исполнено. В СЭД сотрудникам доступны готовые шаблоны документов и настроенные регламенты. Единый архив актуальных электронных документов (нет необходимости держать копии на своих компьютерах) и прозрачная переписка позволяют руководству легко контролировать поручения, снижать задержки согласования, выявлять неэффективности.

Когда стоит переходить на корпоративную систему?

Когда пора задуматься о работе в корпоративной системе?

Мы разобрали только один бизнес-процесс, а в компании их десятки и каждый со своими нюансами.

Четкого ответа, когда же стоит задуматься о корпоративной системе, нет. Но если вы увидели себя в первом варианте – пора. Помогут в этом и такие критерии:

  1. Сложно найти нужный документ при общении с контрагентом по телефону.
  2. Скорость и непрозрачность бизнес-процессов вызывают раздражение, невозможно точно узнать кто задерживает согласование очередного документа.
  3. Новые сотрудники часто ошибаются даже в простых операциях, требуется обязательная перепроверка, невозможно выстроить систему делегирования полномочий.
  4. Информация о ключевых процессах находится в головах у сотрудников, их отсутствие превращается в катастрофу (даже уход на больничный или командировка, не говоря уже об увольнении).
  5. Нет контроля конфиденциальности коммерческой информации, при этом требуется оперативный доступ к информационной базе предприятия для ускорения текущих процессов.

Даже после таких сигналов многие возразят, что корпоративная система обходится дорого, требует выделенной ИТ-службы и оборудования. До последнего времени так и было, но сегодня на рынке большое количество доступных облачных решений. Их не надо покупать и разворачивать, достаточно оплатить подключение для нужного количества пользователей.

Например, система DirectumRX на 10 сотрудников будет стоить всего 2950 руб. в месяц. Это дешевле согласования счета внутри организации. Посмотрите вживую, как работает DirectumRX.

Вместо заключения

Когда стоит переходить на корпоративную систему?Я такой же руководитель, как и вы. И мне так же важно работать эффективно.

В нашей компании работает почти 500 человек, и все мы работаем в системе электронного документооборота. В день я получаю около 30 заданий, выдаю минимум по 3 поручения, согласую порядка 20 документов. Добавьте сюда еще совещания и сотни писем и станет очевидно, что вести дела вне корпоративной системы уже нереально. Если у вас остались вопросы, напишите мне.

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу

Читайте в ближайших номерах журнала "Генеральный Директор"
    Читать>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа руководителя

      Школа руководителя

      Проверьте свои знания и приобретите новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      

      Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

      150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





      © 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

      Журнал «Генеральный Директор» –
      профессиональный журнал руководителя

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62404 от 27.07.2015

      Политика обработки персональных данных

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • библиотека Генерального Директора
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль