Как победить прокрастинацию и повысить продуктивность

Откладываете важные дела на потом? Постоянно находите отговорки и занимаетесь чем угодно, кроме действительно важных задач? Вы не одиноки – прокрастинация стала настоящей эпидемией современности. В статье рассмотрим, как победить прокрастинацию и почему с ней нужно бороться.

Что такое прокрастинация и чем она отличается от лени

Прокрастинация – это простыми словами постоянное откладывание важных дел на потом.

Сам термин «прокрастинация» происходит от латыни: pro – «вместо» и crastinus – «завтрашний», что в полной мере отражает суть явления. Прокрастинация в психологии – это ситуация, при которой человек не выполняет свои задачи своевременно, что может привести к негативным последствиям. Так, прокрастинирующие сотрудники часто нарушают дедлайны. Нередко на фоне стресса из-за прокрастинации возникают конфликты.

С каждым днем такая проблема становится все более и более распространенной. Так, согласно исследованиям, около 25% людей по всему миру прокрастинируют на постоянной основе. И это значение растет с каждым днем.

На данный момент нет единого взгляда на проблему прокрастинации. Однако можно выявить нечто общее у людей, склонных к ней:

• Вне зависимости от причины прокрастинация – это всегда эмоциональный отклик на события. Человек либо сильно расслабляется, либо, напротив, начинает сильно переживать.

• Если говорить о физиологической составляющей, то прокрастинация возникает из-за столкновения двух областей мозга, которые отвечают за эмоции и принятие решений.

• С психологической точки зрения, прокрастинацией страдают люди, которые патологически боятся потерпеть в чем-то неудачи и из-за этого подсознательно откладывают выполнение задач.

• Прокрастинация не является болезнью или серьезным человеческим недостатком.

Не стоит путать лень и прокрастинацию. Ключевое различие между двумя понятиями заключается в ощущениях, которые испытывает человек. Лень возникает, когда он хочет получить результат без того, чтобы тратить силы, время и ресурсы. При этом лень не сопровождается чувством вины, стрессом и другими негативными эмоциями.

Если же человек прокрастинирует, он непременно чувствует себя плохо. Это может быть страх перед ответственностью или боязнь не справиться с задачей должным образом. В любом случае прокрастинирующий человек, в отличие от ленивого, хочет приступить к работе, но не может.

Виды прокрастинации

Существует несколько разных подходов к классификации видов прокрастинаторов. Так, психолог Ноа Милграм, выделяет пять основных разновидностей прокрастинации:

• Бытовая прокрастинация, когда человек откладывает повседневные домашние дела

• Принятие решений, когда ему тяжело выбрать что-либо, даже если речь идет о незначительных вопросах

• Невротическая прокрастинация, которая проявляется как откладывание решений важнейших вопросов: учеба, работа, брак и др.

• Академическая прокрастинация связана с невозможностью выполнять задания, связанные с учебой – подготовка к экзаменам, написание курсовых работ, посещение лекций и др.

• Компульсивная прокрастинация сочетает в себе затягивание при принятии решений и выполнения тех или иных задач

Другая классификация предполагает деление на два вида: 1) пассивные прокрастинаторы, откладывающие решение задач из-за проблем, связанных с невозможностью принимать решения; 2) активные прокрастинаторы, которые откладывают решение задач намеренно: их мотивация в значительной степени увеличивается, если они работают под давлением.

Рассмотрим еще одну классификацию отложенной прокрастинации, где типы людей представлены как:

• «Перфекционисты». Стремятся к идеальному результату и боятся неудачи, поэтому откладывают решение задачи.

• «Мечтатели». Оторваны от реальности и считают, что выполнить задачу не составит труда.

• «Напуганные». Боится выйти из зоны комфорта и не может приступить к работе.

• «Кризисные». Считают, что не смогут выполнить задачи, если они не окажутся в стрессовой ситуации.

• «Подлизы». Берет на себя слишком много задач, чтобы угодить, но в итоге не справляется с ними, поскольку в приоритете для него – это позитивное впечатление, а не их успешное решение.

Почему возникает прокрастинация

Прокрастинация – это простыми словами склонность откладывать дела. Чтобы эффективно побороть такую привычку, сначала необходимо разобраться, что именно привело к ее возникновению. С прокрастинацией может столкнуться абсолютно любой человек – даже самый трудолюбивый.

Разберем, какие причины прокрастинации наиболее часто наблюдаются на данный момент.

Отсутствие качественного отдыха

Человек, который лишает себя возможности отдохнуть, рискует столкнуться с прокрастинацией. Это связано с тем, что перегруженный от работы мозг старается найти способ отдохнуть, что проявляется как откладывание дел. Так, сотрудник, который не отдыхает, может неосознанно переключиться с важных рабочих задач на социальные сети, разговоры с коллегами, перекур и т.д.

Важно понимать, что мозг не может постоянно находиться в режиме выполнения задач. Ему в любом случае требуется отдых – время на перезагрузку.

Проблемы со сном

Отдых неразрывно связан с качеством сна: благодаря ему человек может в полной мере восстановить силы – как физически, так и психологически. Чем лучше он спит, тем лучше работает, а его производительность труда, как и качество выполненных задач, повышается. Не стоит работать до изнеможения. Нормальная длительность сна человека – не менее восьми часов.

Эмоциональное выгорание

Недостаток отдыха и сна может перерасти в хронический. В таком случае рано или поздно возникнет эмоциональное выгорание на фоне стресса. Тогда человек начинает терять не только силы, но и мотивацию, интерес к жизни и работе, а также чаще раздражается. Все это также приводит к прокрастинации. Чтобы избавиться от такой проблемы, необходимо своевременно определить источник стресса и предпринять шаги относительно его устранения.

Перфекционизм

Человек, который отличается перфекционизмом, считает своим приоритетом идеальное выполнение задачи. Любая мелочь, которая не соответствует его представлению об идеале, способна сместить его внимание. В результате возникает ситуация, при которой он тратит время на устранение незначительных отклонений, тогда как основная работа остается нетронутой.

Низкая самооценка

Одна из самых распространенных причин прокрастинации – это боязнь совершить ошибку. Зачастую она связана с личными качествами человека, его психологией, социальными и культурными особенностями, которые окружают его. Прокрастинатор попросту не приступает к выполнению дел из-за того, что боится допустить неудачу, испортить всю работу и столкнуться с критикой.

Как избавиться от прокрастинации

Теперь, когда нам стали известны основные причины, необходимо разобраться, как правильно бороться с прокрастинацией. Поскольку обстоятельства возникновения такого состояния довольно разнообразны, методы борьбы с прокрастинацией также будут заметно отличаться друг от друга.

Метод №1: Используйте планер

Планер поможет вам составить полный список дел, с которыми вам предстоит работать. Каждый из этих пунктов должен содержать максимальные сроки выполнения. Чтобы убедиться в том, что дедлайны не будут нарушены, рекомендуется удваивать этот срок – это поможет избежать проблем с нехваткой времени в случае возникновения непредвиденных обстоятельств.

Если вам необходимо решить большой объем задач, то этот процесс необходимо разделить на несколько этапов. Так вы сможете избавиться от страха перед крупной работой и заранее избежать риска столкнуться с прокрастинацией. Чем больше небольших этапов вы преодолеваете, тем выше становится мотивация продолжать.

Метод №2: 15 минут работы – 5 минут перерыва

Этот метод работы известен заграницей как Pomodoro – управление временем и его планирования с целью повысить продуктивность. Его суть заключается в том, что человек должен работать поэтапно: чередовать определенное количество работы с перерывом. Интервалы могут быть разными в зависимости от конкретной ситуации: 15 минут работы – 5 минут перерыва, 25 минут работы – 10 минут перерыва и т.д.

В любом случае во время отдыха необходимо переключаться на совершенно другую деятельность, которая не связана с основными задачами. Алгоритм повторяется четыре раза, после чего понадобится сделать длинный перерыв и полностью восстановить силы.

Метод №3: Матрица Эйзенхауэра

Если все задачи изначально распределены в порядке приоритетности, выполнять их становится гораздо легче. Этот способ поможет вам систематизировать работу. Так, благодаря матрице Эйзенхауэра вы можете распределить все имеющиеся дела по четырем секторам:

• важные и срочные;

• важные и несрочные;

• неважные и срочные;

• неважные и несрочные.

Чтобы правильно определить приоритетность, достаточно составить список задач и ответить на два вопроса по каждой из них: «эта задача срочная?» и «эта задача важная?». Ответов также два: «да» или «нет».

Помимо вышеперечисленных методов, приведем несколько полезных советов, как победить прокрастинацию:

• Создайте комфортную атмосферу. Чтобы работа шла быстро и легко, необходимо убедиться, что для этого у вас есть соответствующие комфортные условия. Избавьтесь от отвлекающих факторов – например, излишний шум, социальные сети, мусор и т.д.

• Не забывайте о вознаграждении. Вы можете самостоятельно повысить свою мотивацию, используя вознаграждения за выполненную работу. Это могут быть как мелкие элементы, так и более крупные – главное, чтобы награда была достаточно значимой и подталкивала вас к оперативному и качественному решению задачи. 

• Делегируйте задачи. Это касается в первую очередь людей, которые занимают руководящие должности. Часто случается, что руководители по тем или иным причинам берут на себя слишком много ответственности, с которой они не справляются. Чтобы избежать этого, важно распределять определенные задачи между сотрудниками, которые имеют достаточную для них квалификацию.

• Позаботьтесь о себе. Помните, что одна из главных причин возникновения прокрастинации – это недостаток отдыха и, как следствие, выгорание. Чтобы заранее избежать этого, старайтесь заботиться о себе: отдых, сон, питание, психологическое состояние и т.д.

Тест на прокрастинацию

Чтобы определить, имеет ли место в вашей жизни прокрастинация, ответьте на ряд вопросов небольшого теста.

Соглашаясь с утверждением, начисляйте себе 1 балл, при несогласии баллы не прибавляйте.

1. Я нередко замечаю, что делаю что-то с опозданием (на сутки, неделю, месяц).

2. Я всегда продумываю детали, планируя встречу.

3. Я всегда сразу отвечаю на любое письмо, вне зависимости от степени его важности.

4. Я обычно откладываю принятие решений.

5. Перед тем как приступить к решению сложного вопроса, я уделяю много времени обдумыванию предстоящих шагов.

6. Мне часто приходится работать в спешке, чтобы не сорвать сроки.

7. Я стараюсь не думать о дедлайнах.

8. Я часто говорю: «Лучше отложить это на завтра».

9. Меня легко отвлечь.

10. Я не могу работать без кофе, чая и других бодрящих напитков.

11. Я считаю, что успешному выполнению работы может помешать простое невезение.

12. Я не могу приступить к работе, не решив бытовых вопросов.

Если в итоге у вас набралось 5 и более баллов, то у вас не получается победить прокрастинацию. Если количество баллов не превышает 5, то прокрастинация слабо проявляется в вашей жизни.

Советы известных предпринимателей, как победить прокрастинацию

Оливер Эмбертон, основатель silktide.com.

Люди полагают, что они разумны, ведь человечеству удалось расщепить атом и взлететь в космос. Кажется невероятным, что разумный человек не может заставить себя выполнить простое задание до окончания срока его сдачи. Чтобы понять, почему это происходит, и победить прокрастинацию, давайте вообразим, что в нашем мозгу сосуществуют мини Альберт Эйнштейн и рептилия, назовем ее Рекс. Эйнштейн логичен и рационален, и мы думаем, что он – это и есть мы. Однако есть еще рептилия (на самом деле это — базальные ганглии). Рекс своеволен и непостоянен. Ему интересно совсем небольшое количество вещей: это еда, безопасность, секс. И только он решает, будете вы что-то делать или нет. Рептилия следует советам Эйнштейна до тех пор, пока у нее есть такое желание. Для того, чтобы влиять на нее, с ней нужно обращаться, как с неразумным существом. Вот несколько действенных способов победить прокрастинацию:

1. Логические доводы не работают, поскольку рептилия не понимает слов. Рекс действует только под влиянием эмоций. Это могут быть страх, радость, удовлетворение и др.

2. Для Рекса важен комфорт. Рептилия не будет вас слушаться, если почувствует голод, усталость, тоску. Это произойдет в случае, если вы не станете заботиться о себе. Бунт неизбежен.

3. Установить самодисциплину помогает метод кнута и пряника. Не стоит начинать обед со сладкого, иначе основное блюдо останется несъеденным. За успехи награждайте, за оплошности наказывайте. Хорошо работает социальное давление.

4. Воздействуйте на эмоции. Это то, что понимает рептилия. Чувства помогают перейти к активным действиям. Есть масса способов вдохновить себя на работу, влияя на эмоции: фильмы и статьи мотивирующего содержания, хорошая музыка. Можно и немного напугать: «Если я не справлюсь с заданием, то…»

5. Попробуйте сделать хоть что-то. Рептилии не нравятся изменения, а если рабочий процесс уже начат, ей можно управлять.

6. Постарайтесь не дразнить рептилию – развлечения на рабочем месте должны быть недоступны. Если Рекс увидит, что есть шанс зайти в Facebook, работу вы не сделаете. Вы можете использовать отдельный компьютер или же пользоваться специальным аккаунтом для работы.

Дуглас Стюарт, основатель DSC Web Services.

Дуглас Стюарт изобрел свой способ победить прокрастинацию. Каждую задачу он разбивает на мельчайшие этапы, настолько небольшие, что они кажутся легко выполнимыми. После этого он устанавливает на таймере время, в течение которого, по его мнению, он может сконцентрироваться на выполнении запланированной на данном этапе работы. Это обычно примерно 50 минут. Он выключает телефон, не заходит в соцсети. В течение этого периода запрещает себе заниматься самокритикой. Дуглас принимается за работу и ставит себе цель как можно быстрее сделать все, что запланировал на это время. Далее приступает к новому этапу.

Том Лемон, предприниматель.

Успешный 50-летний предприниматель Том Лемон вынужден постоянно бороться с прокрастинацией. Как он это делает? Для того, чтобы победить эту привычку, Том оставляет себе для выполнения работы минимальные сроки. Решение каждой задачи становится для него вызовом самому себе. За два дня до окончания срока сдачи взятого заказа он снимает комнату в отеле и проводит за работой перед компьютером по 18 часов до того момента, пока не закончит. Ведь если он не сдаст заказ клиенту, то лишится денег. Страх перед разорением дает ему стимул выполнить работу и победить прокрастинацию. Поселиться в отеле стоит недешево, зато это позволяет не отвлекаться на посторонние дела: всё необходимое доставляют в номер, не требуется выходить на улицу и заниматься бытовыми вопросами.

Хантер Перес, основатель Innovation Consulting.

Хантер Перес лучшим средством победить прокрастинацию считает занятие собственным бизнесом. Он полагает, что прокрастинация свойственна в основном тем людям, которые выполняют чьи-то указания. Как только вы станете предпринимателем, вы избавитесь от необходимости делать то, что вам навязывают. Заодно и деньги у вас закончатся, а в такой ситуации нельзя просто сидеть и ничего не делать. Недостаток средств на банковском счету будет для вас стимулом к активным действиям по их зарабатыванию. Хантер Перес считает, что это непременно должно помочь победить прокрастинацию.

Омер Зак, инженер-проектировщик в Intel.

Омер Зак перестал откладывать дела на последний момент, когда понял, что прокрастинация заставляет работать закон Мёрфи. Если вы отводите на работу мало времени, непременно случается что-то, что мешает вам ее выполнить. Письменные принадлежности ломаются в тот момент, когда закрыты магазины. Затруднения в работе возникают в то время, когда попросить кого-то о помощи уже не получится, потому что за окном глубокая ночь. И так далее… Омер стал бояться попасть под действие закона Мёрфи, и это избавило его от прокрастинации.