В сфере информационных технологий принято считать «совокупную стоимость владения» (TCO, англ. total cost ownership) — сумму всех расходов с момента приобретения информационной системы до ее «утилизации» (перехода на другую систему). Данный перечень затрат не зависит от вида информационного продукта, который Вы решили внедрить на своем предприятии. ТСО включает расходы на следующие приобретения и мероприятия:
- Покупка лицензий на программное обеспечение.
- Внедрение информационной системы на предприятии:
- консалтинг (анализ состояния компании и подготовка проектной документации);
- установка и настройка программного обеспечения;
- интеграция систем (совмещение нового программного обеспечения с прежними информационными системами);
- обучение персонала компании.
- Сопровождение системы при эксплуатации:
- техническая поддержка;
- обновление версий программного обеспечения;
- развитие (интеграция с новыми системами, расширение функциональных возможностей старой системы и пр.).
- Переход на другую информационную систему (перенос накопленных данных из старой системы в новую).
Основная проблема отечественных предприятий заключается в том, что руководители, оценивая разные системы, сравнивают не всю совокупность издержек, а только стоимость лицензий (в редких случаях — стоимость лицензий и затраты на внедрение). Из-за этого компании, во-первых, ошибаются в выборе системы, во-вторых, неправильно оценивают стоимость всего проекта.
На первом этапе выбора поставщика Генеральному Директору вместе с IT-директором необходимо определить, насколько «тяжелый» программный продукт Вам требуется и какие задачи предполагается решать.
Замечу, что цены на лицензии и услуги по внедрению системы у различных поставщиков отличаются в 5-20 раз. Снизить стоимость автоматизации, не потеряв при этом в качестве, удается не более чем на 30%. Достичь этого можно не только путем торга с поставщиком. Я рекомендую привлекать к внедрению информационной системы Ваших сотрудников. К примеру, можно снизить в три — пять раз эксплуатационные затраты, для этого достаточно подготовить в IT-отделе квалифицированных сотрудников, способных поддерживать и развивать систему без помощи поставщика.
Чтобы пояснить, как определять и оптимизировать расходы, посчитаем издержки на автоматизацию документооборота.
Рассказывает практик
Сергей Сухинин | Начальник отдела автоматизированных систем управления ОАО «Научно-производственный комплекс «Элара», Чувашия
Лицензирование программы управления базой данных обошлось нашей компании в 470 тыс. долл. США, а общие затраты на осуществление проекта по внедрению ERP-системы, предназначенной для автоматизации планирования и управления дискретным производством, составили около 2,5 млн долларов.
Экономический эффект от внедрения IT-технологии мы получили на этапе промышленной эксплуатации системы, помогающей нам планировать производство, закупки и управлять цехами. Затраты по проекту окупились за полтора года эксплуатации.
Покупка лицензий
Стоимость лицензий на системы по автоматизации документооборота колеблется от 50 до 1000 евро за рабочее место. Оптимальная цена — примерно 130-150 евро. Кроме того, на каждом рабочем месте помимо компьютера необходимо будет установить операционную систему и приложения Microsoft Office. Если у Вас нет этих приложений, добавьте к стоимости лицензий еще по 100-200 евро на каждое рабочее место.
Таким образом, при оптимальном варианте стоимость лицензии на одно рабочее место составляет около 250 евро.
Как сэкономить. Снизить лицензионную составляющую можно на 20-40% за счет правильного выбора лицензионной политики и инфраструктуры, на которой строится IT-решение.
- Ваша компания может использовать бесплатное программное обеспечение — Open Source. Сейчас существует несколько десятков тысяч таких информационных систем для разных областей деятельности. К ним относятся:
- приложение OpenOffice (можно использовать вместо Microsoft Office);
- операционная система Linux;
- веб-сервер Apache;
- разные бизнес-системы.
- Поручите IT-отделу тщательно проанализировать условия лицензирования. Основные способы лицензирования следующие:
- Лицензирование «на пользователя».
- Лицензирование на «одновременные подключения». Предполагается, что надо покупать лицензии не на то количество сотрудников, которые вообще будут использовать систему, а только на тех, кто будет работать с ней одновременно. Особенно удобен такой способ лицензирования при посменной работе.
Обычно стоимость лицензии «на пользователя» ниже стоимости лицензии «на одновременные подключения». Однако если на Вашем предприятии системой будут пользоваться более ста человек, то Вашим специалистам имеет смысл подсчитать, какой способ лицензирования наиболее экономичен. Как правило, число «одновременно работающих пользователей» в крупных компаниях не превышает 30% от количества всех работающих с системой.
Если поставщик системы — российский разработчик, Вы можете попробовать обсудить с ним специальные условия, например, о выдаче неограниченного количества лицензий Вашему предприятию.
Внедрение информационной системы
Затраты на внедрение могут составлять от 100 до 300% от стоимости лицензий. Конечная сумма зависит от объема работ. Рассчитывает ее поставщик программного продукта: обычно он просто умножает длительность работ по внедрению на стоимость рабочего дня консультанта (от 200 до 1500 евро за день). Достаточно качественные услуги консультантов Вы можете получить и по цене 350-500 евро за рабочий день. На практике экономить на снижении стоимости рабочего дня консультанта не получается, потому что цены базируются на издержках или требованиях зарубежных поставщиков.
Как сэкономить. Попробуйте снизить издержки, привлекая к участию в проекте персонал Вашей компании, а также выбирая «типовые решения».
- Переложив часть работ на персонал Вашей компании, Вы сэкономите до 30% от стоимости проекта. Правда, придется инвестировать дополнительные средства в обучение сотрудников, на что уходит около 10-15% всех затрат. Однако и эту статью расходов можно уменьшить. Воспользуйтесь дистанционным обучением. Обычно оно в два с половиной — три раза дешевле очного, а если для очного обучения требуется еще и командировать сотрудников (что, естественно, увеличивает затраты), дистанционное образование окажется в три-четыре раза дешевле очного. И помните: расходы на обучение окупятся на этапе эксплуатации информационной системы.
- Выбрав так называемое типовое решение, Вы удешевите проект в два-три раза. «Типовые» или «готовые» решения предназначены специально для той или иной отрасли. Этот способ позволит снизить стоимость внедрения с 300% от стоимости лицензий до 50-100%. Однако в этом случае Вашей компании придется подстраивать бизнес-процессы под особенности системы. Это не всегда легко, а в ряде случаев (например, если Ваши уникальные бизнес-процессы обеспечивают преимущество на рынке) — и неоправданно. Проконсультируйтесь с IT-директором, насколько типовое решение подойдет Вашему предприятию.
Говорит генеральный директор
Иван Костин | генеральный директор ОАО «Мотовилихинские заводы», Пермь
Корпоративная информационная система была внедрена в нашем холдинге примерно за два года. Теперь около полутора тысяч сотрудников могут обмениваться информацией о производстве, сбыте, учете и прочих видах деятельности. Система позволяет использовать унифицированные управленческие процедуры и формы отчетности, фиксирует и сохраняет в базах данных все сведения о работе холдинга.
Практически все процедуры по внедрению были осуществлены силами IT-команды Мотовилихинских заводов. Думаю, что приглашение внешних консультантов обошлось бы не менее чем в 500 тыс. долл. США. Наши же затраты, включающие работу штатного персонала департамента информационных систем, оказались на порядок меньше.
Сопровождение системы при эксплуатации
- Затраты на сопровождение системы зависят от следующих факторов:
- качество работ, выполненных при внедрении;
- гибкость выбранной информационной системы (насколько она может модифицироваться в зависимости от изменений Вашей организации);
- степень знакомства с системой сотрудников IT-отдела.
Прочитать статью полностью вы можете в электронном журнале «Генеральный Директор».
