Отмена командировок из-за коронавируса: как составить приказ

Вы узнаете:

• Какие существуют причины отмены командировок.
• Для чего нужен приказ об отмене командировки.
• Как заполняется соответствующий приказ.
• Как происходит регистрация приказа.
• Каким образом происходит хранение документа.

Причины отмены служебных поездок

Поводов для отмены служебных поездок существует очень много. Рассмотрим самые популярные причины отмены командировок и их примеры:

1. Неактуальность поездки (например, по причине срыва какой-либо сделки).
2. Перенос поездки на другое время (например, перенос командировки из-за нехватки финансов).
3. Нахождение сотрудника на больничном или другом незапланированном отпуске (например, из-за семейных обстоятельств).
4. Непредвиденные ситуации (например, отмена командировки в связи с коронавирусом).

Приказ об отмене командировки

Для чего нужен приказ об отмене служебной поездки? Некоторые считают, что для отмены командировки достаточно словесного распоряжения. Однако все обстоит иначе. Любой процесс, который происходит внутри организации, должен подкрепляться соответствующими документами. То же самое касается и отмены командировок.

Если руководитель организации решит отправить какого-либо работника в командировочную поездку, он оформляет приказ. Далее компания должна оформить необходимую командировочную документацию, выполнить бухгалтерские действия и т.д. Также, в связи с отменой командировки, руководство должно оформить новый приказ для запуска внутри компании нового процесса.

Последствием такого распоряжения чаще всего является расторжение ранее оформленной документации. К ней относятся выездное удостоверение, пропуск, личная карта и т.д. Кроме того, происходит сдача купленных билетов, а также возврат выданных сотруднику расходов при отмене командировки. Дополнительно информация об отмене командировки заносится в 1С. В бухгалтерской отчетности отмена командировки заполняется согласно особым проводкам.

Указывается ли в приказе причина отказа

В связи с тем, что основным требованием для оформления приказа является занесение в него объяснений, закрепление в нем актуального повода отмены от поездки является обязательным условием.

Помимо причины в приказе указывается основание отмены. Другими словами, это сноска на соответствующий законодательный акт или внутренний документ компании (служебная записка об отмене командировки, распоряжение и т.д.).

Как оформить отмену командировки

Приказ об отмене служебной поездки, как и иная документация, заполняется в произвольном формате. Связано это с тем, что официального образца оформления трудовое законодательство не установило. Исключением является момент, когда компания имеет собственный официально закрепленный образец заполнения. Тогда приказ об отмене поездки заполняется в соответствии с утвержденным шаблоном.

Оформление бумаги также свободное. Заполняется документ как в ручном, так и в печатном формате. Если приказ заполняется в печатном формате, то его обязательно необходимо распечатать. Сделать это можно на стандартном листе А4 либо на фирменном бланке с пропечатанными реквизитами компании.

Заполняется документ в единственном оригинальном экземпляре. Если потребуется, компания может создать несколько копий. Но они должны быть официально заверены надлежащим способом.

Автором любого подобного распоряжения является ключевое лицо организации. Это директор компании или работник, временно заменяющий его должность. Соответственно, в конце рассматриваемого приказа должна находиться подпись именно этого человека.

Дополнительно в приказе должна стоять подпись всех сотрудников, имя которых упоминается в документе. Другими словами, подписаться должны все те, кого приказ касается напрямую, а также те, кто несет ответственность за исполнение документа.

Закреплять заполненный документ печатью необязательно. Требуется это только в тех ситуациях, когда подобное условие установлено руководством соответствующей компании.

Регистрация приказа

Данные об оформленном распоряжении должны заноситься в учетный журнал. Такой журнал есть в любой компании. Обычно он находится у секретаря. В нем необходимо прописать наименование, а также номер приказа. Следует указать дату выпуска распоряжения. При необходимости, руководитель может потребовать взять из журнала учета данные, чтобы подтвердить факт оформления приказа. Внесенная запись позволяет с легкостью отыскать необходимое распоряжение.

Хранение распоряжения

К подобному виду документации компании предъявлены особые условия по ее хранению. В особенности, после оформления такого распоряжения, с ним должны ознакомиться все заинтересованные сотрудники. После этого приказ подшивается в папку, включающую в себя другие аналогичные документы. В этой папке приказ находится период, который прописан во внутренней документации компании. Если установленного периода нет, то документ находится в папке в течение срока, закрепленного законодательством РФ.

После завершения актуальности данного приказа, он отправляется в архивный отдел. Также организация может уничтожить этот документ. Делать это необходимо в соответствии с установленными законом стандартами.

Приказ об отмене командировки образец 2020

Как уже говорилось ранее, заполнение приказа и заявление на отмену командировки происходит в свободном формате. Ниже вы сможете посмотреть образец с необходимыми объяснениями. Особенно это актуально в связи со сложившейся ситуацией из-за пандемии коронавируса. Отменяя командировки, вы сможете воспользоваться готовым бланком, придерживаясь единого оформления заполнения распорядительных документов.

Прежде всего, необходимо прописать посередине строки следующую информацию:

1. Наименование компании. Можно написать как полное, так и краткое наименование. Точного требования нет.
2. Номер распоряжения, а также дата его оформления.

После этого заполняется основная часть документации. Для этого записывается:

1. Причина, а также основание для оформления приказа.
2. Должность сотрудника, по отношению к которому заполняется соответствующий приказ, его фамилия, имя и отчество.
3. Информация о расторжении предыдущего распорядительного документа.
4. Лицо, несущее ответственность за исполнение соответствующего документа.

В конце в приказе проставляются необходимые подписи.

При необходимости в документацию заносятся сведения, необходимые в индивидуальном случае. Дополнительно необходимо указать прилагающуюся к распоряжению документацию.

Какие приложения для командировок рекомендуют ваши коллеги

Топ-10 мобильных приложений из статьи электронного журнала «Генеральный Директор» помогут вам за границей. 

10 приложений для командировок