-
-
-
Простите, что прерываем Вас...

Этот файл доступен для скачивания только зарегистрированным пользователям. Станьте им. Регистрация быстрая.

А скачивать сможете не только этот, но и сотни других полезных шаблонов и документов для управленцев.

напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверная почта или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
и скачать материал
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем Вас...

Этот файл доступен для скачивания только зарегистрированным пользователям. Станьте им. Регистрация быстрая.

А скачивать сможете не только этот, но и сотни других полезных шаблонов и документов для управленцев.

напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверная почта или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
и скачать материал
Зарегистрироваться
-

Автоматизация процессов документооборота

15 февраля 2023
114
Средний балл: 0 из 5
экс-шеф-редактор портала gd.ru (Актион Управление)

Для многих операций, которые выполняются в процессе деятельности компании, требуется документальное подтверждение. С поставщиками, подрядчиками и заказчиками заключаются контракты, для оплаты необходимы платежные поручения, для отгрузки материалов со склада – накладные. Выполнение работ подтверждается соответствующим актом и счетом-фактурой. Каждый документ проходит некоторый путь: разрабатывается, проверяется, согласовывается и утверждается. Чтобы упростить этот путь и упорядочить процесс, вводятся системы автоматизации. В статье расскажем, что они из себя представляют и из каких этапов состоит процесс внедрения.

Для чего нужна автоматизация процессов документооборота

Разрушительное воздействие человеческого фактора зачастую приводит к утрате документов, ошибкам, задержкам и иным факторам, препятствующим прохождению документом всей цепочки вплоть до передачи адресату. Проблема утрат и ошибок присутствует и в небольших компаниях, и в крупных корпорациях. Однако если в небольших компаниях проблема решается относительно бескровно и быстро, то в больших фирмах последствия могут быть катастрофическими.

Чем крупнее предприятие и чем больше в нем независимых подразделений, тем сложнее работать с бумажными носителями. Они могут потеряться на любом этапе. К тому же такая приверженность традициям неизбежно сказывается на скорости работы.

Нередко проблему с документооборотом создает тот, кому по должности положено ее решить – гендиректор. Некоторые руководители уверены, что без их подписи ни один документ не может быть принят в работу. Соответственно, в каждый момент времени такому специалисту приходится подписывать полсотни документов разной степени важности. Вникнуть в каждый документ руководитель не в состоянии из-за банальной нехватки времени, из-за чего подписываются сомнительные решения подчиненных. В другой ситуации вся ответственность лежала бы на подчиненном, принявшем решение, однако из-за такого своеобразного подхода она переносится на руководителя, завизировавшего документ.

Решить проблему можно при помощи автоматизации документооборота на предприятии. Все документы помещаются в единую базу данных. База позволяет наблюдать за движением и статусом конкретной бумаги – кто разработал, кто внес исправления, кто визировал ранее. На подпись к генеральному попадают лишь документы, ранее доработанные и подписанные всеми заинтересованными службами и специалистами. Нередко подпись главного лица вообще не требуется. В том случае, если документ все-таки нужно подписать, гендир будет точно знать, о чем в нем говорится.

Особенно актуальна автоматизация документооборота в компаниях:

  • Где нередки случаи потери документов, и нет возможности проследить их движение.
  • Нарушаются сроки согласования.
  • Есть филиалы в других регионах, с которыми постоянно нужно быть на связи.
  • Есть требования к безопасности и конфиденциальности.

Благодаря автоматизации процессов электронного документооборота можно:

  • Свести к минимуму воздействие человеческого фактора.
  • Максимально автоматизировать движение и согласование бумаг.
  • Создать электронную базу данных и держать в ней копии всех документов.
  • Отслеживать статус документа.

 

система гендир

Вопрос недели

Какие программы автоматизации документооборота используют

Компании могут использовать как простейшие программы, такие, как табличный редактор Excel или СУБД Access, так и мощные программные комплексы, например, SAP. Некоторые предпочитают пользоваться собственными разработками. Все зависит от потребностей и масштаба работы.

Среди плюсов и преимуществ автоматизации документооборота можно выделить:

  • Использование единой базы данных всеми филиалами и подразделениями. Подразумевается также использование унифицированных документов.
  • Увеличение скорости взаимодействия между отдельными подразделениями, а также между подразделениями и центральным офисом.
  • Повышение эффективности обработки документов и контроля их исполнения. Обработка документации становится стандартизированной.
  • Защиту информации. Доступ к ней разграничивается в зависимости от полномочий исполнителей и выполняемых ими задач.
  • Рост производительности труда. Человеческий фактор сводится к минимуму, как следствие, слабая квалификация сотрудников не влияет на работу с документами.

Есть и некоторые минусы, которые также необходимо отметить:

  • Необходимо адаптироваться к новым условиям работы. Не все сотрудники адекватно воспринимают изменения и способны перестроиться.
  • На разработку, закупку и внедрение софта требуются серьезные денежные затраты. Также может потребоваться закупка дополнительных компьютеров или модернизация существующего парка.
  • Необходимо обучать персонал. Это время и деньги.
  • Невозможно заранее спрогнозировать результат внедрения системы. Возможен как положительный, так и отрицательный эффект.
  • С одной стороны, автоматизация сама по себе повышает безопасность. С другой, все документы помещаются в единую базу данных, из-за чего безопасность снижается.

Комплексная автоматизация: как выбрать и внедрить ERP-систему

Узнайте из решения Системы Генеральный Директор, что такое системы управления ERP, как их выбрать и внедрить. В конце материала – детальные кейсы от управленцев, которые благодаря внедрению ERP увеличили эффективность бизнеса.

Кейсы по внедрению ERP-систем

Какие этапы автоматизации процессов выделяют

Инициатива внедрения автоматизированных систем должна принадлежать высшему руководству компании – гендиректору, финдиру или комдиру. Если главы компании не обращают внимания на то, что происходит внутри предприятия, инициатива вряд ли окажется успешной.

Автоматизация процессов документооборота включает в себя две части – процесс и отчетность. В создании техзадания участвуют все менеджеры, ответственные за те или иные бизнес-процессы. Без участия ответственных лиц создание рабочей системы электронного документооборота не представляется возможным. Во время внедрения обычно появляются недовольные, чьи требования и разработки не учитывались.

Вторая часть – контроль. Внедрение системы автоматизации сопровождается постоянными проверками и оптимизацией всех бизнес-процессов, проходящих на предприятии.

Сам процесс автоматизации документооборота проходит в несколько последовательных этапов.

Первый этап – выбор объекта автоматизации. Выбираем подразделения, где будет проходить автоматизация документооборота. В первую очередь автоматизируются «экономисты» – бухгалтерия, финотдел, снабжение и сбыт. Согласование и подписание договоров, проведение платежей и иные бумажные работы проходят медленно. Особенно явно это проявляется в компаниях, имеющих развернутую сеть филиалов. Аналогичная проблема существует и в согласовании, и в утверждении внутренней документации, например, отчетов или регламентов.

Второй этап – уточнение, что именно автоматизировать. Проводится проверка текущих бизнес-процессов. В зависимости от выбранного ранее объекта, проверяется работа филиала, подразделения или предприятия в целом. При этом пошагово описывается процесс прохождения документа от первичного составления до утверждения генеральным. Далее формулируются проблемы, решаемые путем внедрения новой системы.

Третий этап – составление плана-графика, расчет предварительной сметы, составление списка ресурсов, которые потребуются в процессе разработки и внедрения.

Четвертый этап – выбор программного продукта. В небольших компаниях с минимальным количеством обрабатываемых документов достаточно простейшей базы данных, созданной в обычном Access. С созданием подобной базы данных и организацией защищенного доступа по силам справиться собственному программисту или IT-отделу. Для обеспечения доступа всех лиц можно разместить базу на закрытом сайте компании либо в локальной сети. Затраты сил, времени и средств при этом будут минимальны.

В крупных компаниях внедряются сложные и дорогостоящие решения, даже если необходимо автоматизировать лишь избранный участок документооборота.

Пятый этап – реализация. На этом этапе происходит внедрение автоматизированной системы. Работа происходит под контролем менеджера проекта и после санкции генерального директора. На высшем уровне определяются:

  • Критически важные точки, в которых происходят важнейшие документы. Такие точки определяются на протяжении всего жизненного цикла документа, от создания до уничтожения.
  • Время, которое требуется на согласование документа во всех удаленных филиалах предприятия.

Гендиректор отслеживает процесс внедрения системы автоматизации и последующей работы, сравнивает полученные результаты со средними показателями, полученными в обычных условиях работы. Он должен видеть и анализировать причины задержки документов при проведении их через некие контрольные точки. Также анализируется и число действий, которые вызывает в системе данный документ.

Шестой этап – окончание работы. Проводится тестовый запуск. На этом этапе проводится тщательный мониторинг работы – это последняя возможность выявить возможные неполадки и оперативно внести коррективы. После интегрирования системы подобное будет уже невозможно.

Непосредственное участие в тестовых запусках принимает генеральный директор. Он проверяет работу, сравнивает показатели эффективности и выносит свое решение.

Седьмой этап – проверка использования. Системы, автоматизирующие товарооборот, должны активно использоваться всеми сотрудниками. Если они будут простаивать, деньги на разработку, закупку и установку окажутся потрачены зря, эффективность работы сотрудников в лучшем случае останется на прежнем уровне, а базы будут представлять интерес разве что как некий статичный набор файлов. Руководство должно проверять, как пользователи работают в новой системе, с какими проблемами и неудобствами сталкиваются. Это позволит выявить и устранить возможные неполадки, которые были пропущены на предыдущих этапах.

Итоги тестирования различных систем электронного документооборота:

Функционал

Наименование системы электронного документооборота

Directum

Escom.doc

Optima WorkFlow

Гран-Док

Инталев

Евфрат

Летограф

Составление карточек

5

5

5

4

4

4

5

Безопасность

4

5

5

5

5

4

4

Хранение нескольких версий документа

5

4

5

4

5

Нет

3

Поиск по базе

5

5

5

5

5

5

5

Уведомление пользователей

3

4

5

4

5

3

3

Маршрутизация и постановка задач исполнителям

5

4

5

1

4

3

4

Интеграция с e-mail

5

3

4

4

4

5

5

Отправка в архив старых бумаг

4

3

4

1

3

4

2

Распределенное хранилище

5

Нет

4

3

4

4

4

Понятный интерфейс

5

3

5

5

5

5

3

Сканирование и распознавание новых документов

5

3

3

3

3

5

3

Среднее

4,6

3,5

4,5

3,5

4,2

3,8

3,72

О том, как автоматизировать процесс управления персоналом, читайте в статье >>>

Подписка на журнал «Генеральный Директор»

logo
Сайт использует файлы cookie, что позволяет получать информацию о вас. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Продолжая пользоваться сайтом, вы соглашаетесь с использованием cookie и предоставления их сторонним партнерам.