Для многих операций, которые выполняются в процессе деятельности компании, требуется документальное подтверждение. С поставщиками, подрядчиками и заказчиками заключаются контракты, для оплаты необходимы платежные поручения, для отгрузки материалов со склада – накладные. Выполнение работ подтверждается соответствующим актом и счетом-фактурой. Каждый документ проходит некоторый путь: разрабатывается, проверяется, согласовывается и утверждается. Чтобы упростить этот путь и упорядочить процесс, вводятся системы автоматизации. В статье расскажем, что они из себя представляют и из каких этапов состоит процесс внедрения.
Для чего нужна автоматизация процессов документооборота
Разрушительное воздействие человеческого фактора зачастую приводит к утрате документов, ошибкам, задержкам и иным факторам, препятствующим прохождению документом всей цепочки вплоть до передачи адресату. Проблема утрат и ошибок присутствует и в небольших компаниях, и в крупных корпорациях. Однако если в небольших компаниях проблема решается относительно бескровно и быстро, то в больших фирмах последствия могут быть катастрофическими.
Чем крупнее предприятие и чем больше в нем независимых подразделений, тем сложнее работать с бумажными носителями. Они могут потеряться на любом этапе. К тому же такая приверженность традициям неизбежно сказывается на скорости работы.
Татьяна Кутузова, главный редактор Системы Генеральный Директор (Актион Управление)
Компании вправе перевести свои кадровые документы в цифровой формат. Оформлять в электронном виде можно трудовые договоры, приказы и другие документы. В решении Системы Генеральный Директор – порядок перехода на электронный документооборот.
Нередко проблему с документооборотом создает тот, кому по должности положено ее решить – гендиректор. Некоторые руководители уверены, что без их подписи ни один документ не может быть принят в работу. Соответственно, в каждый момент времени такому специалисту приходится подписывать полсотни документов разной степени важности. Вникнуть в каждый документ руководитель не в состоянии из-за банальной нехватки времени, из-за чего подписываются сомнительные решения подчиненных. В другой ситуации вся ответственность лежала бы на подчиненном, принявшем решение, однако из-за такого своеобразного подхода она переносится на руководителя, завизировавшего документ.
Решить проблему можно при помощи автоматизации документооборота на предприятии. Все документы помещаются в единую базу данных. База позволяет наблюдать за движением и статусом конкретной бумаги – кто разработал, кто внес исправления, кто визировал ранее. На подпись к генеральному попадают лишь документы, ранее доработанные и подписанные всеми заинтересованными службами и специалистами. Нередко подпись главного лица вообще не требуется. В том случае, если документ все-таки нужно подписать, гендир будет точно знать, о чем в нем говорится.
Особенно актуальна автоматизация документооборота в компаниях:
- Где нередки случаи потери документов, и нет возможности проследить их движение.
- Нарушаются сроки согласования.
- Есть филиалы в других регионах, с которыми постоянно нужно быть на связи.
- Есть требования к безопасности и конфиденциальности.
Благодаря автоматизации процессов электронного документооборота можно:
- Свести к минимуму воздействие человеческого фактора.
- Максимально автоматизировать движение и согласование бумаг.
- Создать электронную базу данных и держать в ней копии всех документов.
- Отслеживать статус документа.
Какие программы автоматизации документооборота используют
Компании могут использовать как простейшие программы, такие, как табличный редактор Excel или СУБД Access, так и мощные программные комплексы, например, SAP. Некоторые предпочитают пользоваться собственными разработками. Все зависит от потребностей и масштаба работы.
Среди плюсов и преимуществ автоматизации документооборота можно выделить:
- Использование единой базы данных всеми филиалами и подразделениями. Подразумевается также использование унифицированных документов.
- Увеличение скорости взаимодействия между отдельными подразделениями, а также между подразделениями и центральным офисом.
- Повышение эффективности обработки документов и контроля их исполнения. Обработка документации становится стандартизированной.
- Защиту информации. Доступ к ней разграничивается в зависимости от полномочий исполнителей и выполняемых ими задач.
- Рост производительности труда. Человеческий фактор сводится к минимуму, как следствие, слабая квалификация сотрудников не влияет на работу с документами.
Есть и некоторые минусы, которые также необходимо отметить:
- Необходимо адаптироваться к новым условиям работы. Не все сотрудники адекватно воспринимают изменения и способны перестроиться.
- На разработку, закупку и внедрение софта требуются серьезные денежные затраты. Также может потребоваться закупка дополнительных компьютеров или модернизация существующего парка.
- Необходимо обучать персонал. Это время и деньги.
- Невозможно заранее спрогнозировать результат внедрения системы. Возможен как положительный, так и отрицательный эффект.
- С одной стороны, автоматизация сама по себе повышает безопасность. С другой, все документы помещаются в единую базу данных, из-за чего безопасность снижается.
Комплексная автоматизация: как выбрать и внедрить ERP-систему
Узнайте из решения Системы Генеральный Директор, что такое системы управления ERP, как их выбрать и внедрить. В конце материала – детальные кейсы от управленцев, которые благодаря внедрению ERP увеличили эффективность бизнеса.
Какие этапы автоматизации процессов выделяют
Инициатива внедрения автоматизированных систем должна принадлежать высшему руководству компании – гендиректору, финдиру или комдиру. Если главы компании не обращают внимания на то, что происходит внутри предприятия, инициатива вряд ли окажется успешной.
Автоматизация процессов документооборота включает в себя две части – процесс и отчетность. В создании техзадания участвуют все менеджеры, ответственные за те или иные бизнес-процессы. Без участия ответственных лиц создание рабочей системы электронного документооборота не представляется возможным. Во время внедрения обычно появляются недовольные, чьи требования и разработки не учитывались.
Вторая часть – контроль. Внедрение системы автоматизации сопровождается постоянными проверками и оптимизацией всех бизнес-процессов, проходящих на предприятии.
Сам процесс автоматизации документооборота проходит в несколько последовательных этапов.
Первый этап – выбор объекта автоматизации. Выбираем подразделения, где будет проходить автоматизация документооборота. В первую очередь автоматизируются «экономисты» – бухгалтерия, финотдел, снабжение и сбыт. Согласование и подписание договоров, проведение платежей и иные бумажные работы проходят медленно. Особенно явно это проявляется в компаниях, имеющих развернутую сеть филиалов. Аналогичная проблема существует и в согласовании, и в утверждении внутренней документации, например, отчетов или регламентов.
Второй этап – уточнение, что именно автоматизировать. Проводится проверка текущих бизнес-процессов. В зависимости от выбранного ранее объекта, проверяется работа филиала, подразделения или предприятия в целом. При этом пошагово описывается процесс прохождения документа от первичного составления до утверждения генеральным. Далее формулируются проблемы, решаемые путем внедрения новой системы.
Третий этап – составление плана-графика, расчет предварительной сметы, составление списка ресурсов, которые потребуются в процессе разработки и внедрения.
Четвертый этап – выбор программного продукта. В небольших компаниях с минимальным количеством обрабатываемых документов достаточно простейшей базы данных, созданной в обычном Access. С созданием подобной базы данных и организацией защищенного доступа по силам справиться собственному программисту или IT-отделу. Для обеспечения доступа всех лиц можно разместить базу на закрытом сайте компании либо в локальной сети. Затраты сил, времени и средств при этом будут минимальны.
В крупных компаниях внедряются сложные и дорогостоящие решения, даже если необходимо автоматизировать лишь избранный участок документооборота.
Роман Чубаров, советник государственной гражданской службы РФ 1 класса
В решении Системы Генеральный Директор расскажу, как оценить экономию от применения электронного документооборота и когда использовать машиночитаемые доверенности.
Пятый этап – реализация. На этом этапе происходит внедрение автоматизированной системы. Работа происходит под контролем менеджера проекта и после санкции генерального директора. На высшем уровне определяются:
- Критически важные точки, в которых происходят важнейшие документы. Такие точки определяются на протяжении всего жизненного цикла документа, от создания до уничтожения.
- Время, которое требуется на согласование документа во всех удаленных филиалах предприятия.
Гендиректор отслеживает процесс внедрения системы автоматизации и последующей работы, сравнивает полученные результаты со средними показателями, полученными в обычных условиях работы. Он должен видеть и анализировать причины задержки документов при проведении их через некие контрольные точки. Также анализируется и число действий, которые вызывает в системе данный документ.
Шестой этап – окончание работы. Проводится тестовый запуск. На этом этапе проводится тщательный мониторинг работы – это последняя возможность выявить возможные неполадки и оперативно внести коррективы. После интегрирования системы подобное будет уже невозможно.
Непосредственное участие в тестовых запусках принимает генеральный директор. Он проверяет работу, сравнивает показатели эффективности и выносит свое решение.
Седьмой этап – проверка использования. Системы, автоматизирующие товарооборот, должны активно использоваться всеми сотрудниками. Если они будут простаивать, деньги на разработку, закупку и установку окажутся потрачены зря, эффективность работы сотрудников в лучшем случае останется на прежнем уровне, а базы будут представлять интерес разве что как некий статичный набор файлов. Руководство должно проверять, как пользователи работают в новой системе, с какими проблемами и неудобствами сталкиваются. Это позволит выявить и устранить возможные неполадки, которые были пропущены на предыдущих этапах.
Итоги тестирования различных систем электронного документооборота:
Функционал |
Наименование системы электронного документооборота |
||||||
Directum |
Escom.doc |
Optima WorkFlow |
Гран-Док |
Инталев |
Евфрат |
Летограф |
|
Составление карточек |
5 |
5 |
5 |
4 |
4 |
4 |
5 |
Безопасность |
4 |
5 |
5 |
5 |
5 |
4 |
4 |
Хранение нескольких версий документа |
5 |
4 |
5 |
4 |
5 |
Нет |
3 |
Поиск по базе |
5 |
5 |
5 |
5 |
5 |
5 |
5 |
Уведомление пользователей |
3 |
4 |
5 |
4 |
5 |
3 |
3 |
Маршрутизация и постановка задач исполнителям |
5 |
4 |
5 |
1 |
4 |
3 |
4 |
Интеграция с e-mail |
5 |
3 |
4 |
4 |
4 |
5 |
5 |
Отправка в архив старых бумаг |
4 |
3 |
4 |
1 |
3 |
4 |
2 |
Распределенное хранилище |
5 |
Нет |
4 |
3 |
4 |
4 |
4 |
Понятный интерфейс |
5 |
3 |
5 |
5 |
5 |
5 |
3 |
Сканирование и распознавание новых документов |
5 |
3 |
3 |
3 |
3 |
5 |
3 |
Среднее |
4,6 |
3,5 |
4,5 |
3,5 |
4,2 |
3,8 |
3,72 |
О том, как автоматизировать процесс управления персоналом, читайте в статье >>>