Отчет о проделанной работе специалиста позволяет руководителю проконтролировать и оценить результаты деятельности подчиненных. Как сотрудникам подготовить такой документ, что в нем написать и что делать руководителю, если работник отказывается составлять отчет, – разберем в статье.
Кто и зачем составляет отчет о проделанной работе
Каждый руководитель обязан контролировать деятельность своих подчиненных, поскольку от их работы во многом зависит стабильность и успех всего предприятия. Существует множеством методов контроля, однако наиболее лояльный и эффективный из них – это анализ отчетов. Их составляют сами сотрудники.
Кому нужны отчеты? Это в первую очередь руководитель и сотрудник.
- Руководитель. Он ставит задачи, подчиненные их выполняют, и в этом заключается суть рабочего процесса. Результаты проделанной работы фиксируются в отчетах. Периодичность представления отчетов устанавливает каждая конкретная организация. Анализируя отчеты, руководитель оценивает, насколько качественно и своевременно сотрудники выполнили свои задачи, а также формирует целостную картину деятельности компании. Все это способствует тактическому и стратегическому планированию.
- Сотрудник. Грамотный отчет служит для специалиста как эффективный инструмент самоконтроля. С другой стороны, сотрудник представляет результаты своей работы перед руководителем в положительном свете. Сотрудник анализирует свои сильные и слабые стороны, рационально распределяет время и определяет те направления, по которым ему следует развиваться в следующем отчетном периоде.
Таким образом, подготовка отчетов – это процедура, которая приносит пользу руководителям, так и подчиненным. Работодатели предпринимают меры в отношении тех сотрудников, которые не справляются со своими задачами и снижают продуктивность компании. Если же они демонстрируют высокий уровень продуктивности, то их, напротив, повышают или премируют.
Как написать отчет о проделанной работе – форма и содержание
Законодательство не утверждает унифицированной формы для предоставления отчета. Кроме этого, согласно Трудовому законодательству, компания может устанавливать собственные сроки предоставления и хранения отчетов.
В любом случае, отчет о проделанной работ запрашивает руководитель, причем регулярно – за неделю, квартал, полугодие или год. Ежеквартальные и ежегодные отчеты используются в первую очередь для того, чтобы составлять прогнозы относительно работы бизнеса, формировать его стратегию, анализировать финансы и т.д.
На сегодняшний день наиболее востребованный формат предоставления отчетности – электронный. Это может быть отчет в Word, Excel или выгрузка из CRM-системы. Отчет может быть составлен и в письменной форме.
Структура отчета о проделанной работе
Допустимый формат отчета может быть утвержден благодаря локальному акту. Если же ни требований, ни формы компания не устанавливает, то сотрудник может использовать для составления отчета любой бланк. В то же время существует ряд рекомендаций относительно структуры отчетов.
Шаблон отчеты о проделанной работе включает в себя следующие пункты:
- Вводные данные. Это ФИО и должность специалиста, которому предоставляется отчет, а также ФИО и должность сотрудника, предоставляющего отчет. Здесь также необходимо отразить период, за который составлен этот документ.
- Перечень задач, поставленных перед сотрудником. Если их много, то рекомендуется распределить их по группам в зависимости от тех или иных признаков.
- Перечень выполненных задач. Это самая подробная часть отчета, которая должна быть максимально детальной. В этом пункте вы можете отметить, какие методы или инструменты были использованы при их решении – например, финансовые затраты, взаимодействие с другими отделами, проведение переговоров и др. Здесь также важно отразить, завершены ли все поставленные задачи. Укажите количественные сведений: сколько времени было затрачено на решение задач, сколько встреч с клиентами состоялось, какое количество товаров и услуг удалось продать и т.д.
- Причины невыполнения задач. Если вы не выполнили поручения руководителя, необходимо объяснить, что привело к этому, а также проанализировать их и предоставить собственную оценку.
- План сотрудника на следующий период. Это список из невыполненных за установленный срок задач, которые сотрудник возьмет на себя в следующем периоде.
- Личные предложения сотрудника. Что именно, с точки зрения сотрудника, может улучшить работу предприятия и увеличить собственную продуктивность. Наличие такого пункта в отчете о проделанной работе свидетельствует о заинтересованности сотрудника в выполнении своих обязанностей и создает положительное впечатление у руководителя.
В отчет можно добавлять дополнительные сведения в виде приложений, будь это таблицы, графики, диаграмма, статистика и др. Если в этом есть необходимость, то сдать отчет можно и в формате презентации. Такой вариант подойдет в первую очередь тем сотрудникам, которые используют в отчетах графики, чтобы отразить динамику изменения тех или иных показателей за определенный период.
Содержание и пример отчета о проделанной работе
Что касается непосредственно содержания такого документа, то необходимо помнить четыре важных критерия – это краткость, конкретность, наглядность и структурированность.
- Содержание отчета должен быть кратким, поскольку у руководителя нет времени читать длинные тексты.
- В отчете необходимо избегать не относящихся к теме размышлений и переходить к конкретным пунктам.
- Наглядность отчета заключается в использовании подтверждений – это таблицы, цифры и графики.
- В отчеты должны быть заголовки и подзаголовки для того, чтобы он был структурированным.
Ниже представлен образец отчета о проделанной работе:
Особенности предоставления отчетности – дистанционка и отказ сотрудника
После режима самоизоляции работодатели обязали своих сотрудников, которые решают поставленные задачи в дистанционном формате, регулярно составлять отчеты о проделанной работе. В большинстве случаев это ежедневные отчеты, которые работник направляет руководителю в электронном формате по почте или при помощи других видов связи. Рекомендуется составить график и способ предоставления отчетности заранее, чтобы избежать возникновения конфликтных ситуаций.
На сегодняшний день такая обязанность для дистанционного сотрудника прописывается либо в трудовом договоре, либо в должностной инструкции По этой причине в случае отказа удаленного работника предоставлять отчет о проделанной работе, на него могут быть наложены санкции.
Однако в трудовом законодательстве не предусмотрена обязанность отчитываться о результатах работы, если речь идет не о дистанционных сотрудниках. В то же время работодатель может отразить это в локальных нормативных актах, и тогда сотруднику необходимо будет следовать положениям, которые отражены во внутренних документах организации.
