6 пунктов положения о договорной работе, которые требуют особой тщательности

• Какие три службы обязаны согласовывать договоры и кто визирует их последним
• Каков оптимальный срок согласования договора одним отделом
• Какая информация должна быть на обороте последнего листа договора
• В каком виде должен получать договор Генеральный Директор 

Расскажем, как эффективно, выстроить работу юристов, финансистов, отдела продаж и других служб, чтобы вы могли со спокойной душой быстро подписать любой договор. Прежде всего нужно разработать «Положение о договорной работе».

Называться оно может и по-другому, но в нем должны быть подробно зафиксированы все этапы прохождения договора – с момента получения его менеджером от партнера (возможно использование типовой формы компании) до подписания документа Генеральным Директором. Положение о договорной работе разрабатывает и согласовывает с вами юридическая служба. Затем с документом нужно ознакомить всех менеджеров, заключающих договоры. В статье я расскажу, какие основные действия нужно учесть в Положении о договорной работе и что в итоге должны видеть вы, подписывая договор.

6 пунктов положения о договорной работе, которые требуют особой тщательности

1. Шаблон договоров

Рекомендую всегда использовать типовую форму, разработанную юристами именно вашей компании. Понятно, что в этом случае вы будете находиться в более выгодном положении. Поэтому поручите юристам проанализировать виды договоров, которые заключает ваша организация, и под каждый из них разработать шаблон. Сотрудник компании, ответственный за заключение договора, будет отправлять его контрагенту. Далее возможны два варианта развития событий.

Первый – партнер подписывает контракт, не внося каких-либо серьезных изменений. Отлично! Договор попадает к вашему юристу, тот ставит визу и передает документ вам на подпись. Вы, в свою очередь, видите перед собой типовую форму и подписываете ее. Уточню, что вопросы о таких условиях договора, как цена или количество товара, я не рассматриваю: предполагается, что ваши менеджеры компетентны и хорошо владеют информацией о том, как, когда и за какие деньги надо продавать или покупать товар. 

Второй вариант развития событий – вы получаете договор, составленный контрагентом (или же он вносит серьезные изменения в ваш шаблон). С этого момента включается установленный в компании порядок работы с договорами. Прежде чем попасть к вам на стол, договор должен быть согласован.

Как заключить договор, когда рядом нет юриста

2. Работа с договорами в электронном виде

Если у вас в компании используется программа «1С» или какая-либо подобная система электронного документооборота, удобно перевести в нее всю договорную работу.

Выглядит это следующим образом. Ответственный менеджер заводит в системе карточку на контрагента, прикрепляет к ней договор, который нужно согласовать, и отправляет его на согласование. Финансовый и коммерческий директора видят в системе, что документ требует согласования, читают его, вносят в специальное поле замечания либо отмечают, что со всем согласны. Последним с договором знакомится юрист, перечисляет замечания и визирует его. Далее согласованный со всеми службами контракт отправляется Генеральному Директору. 

Плюсы этой системы в том, что руководитель компании четко видит, кто, когда, в какой срок согласовал договор. Систему можно настроить с учетом нужд компании: например, установить очередность прохождения контракта – скажем, юрист не сможет его одобрить прежде, чем его не согласуют финансисты и коммерческая служба. Также можно задать разные уровни доступа к контракту. 

Все это приобретет еще большее значение с появлением электронной подписи. Если Генеральный Директор сможет ее использовать, то другая сторона получит договор буквально через несколько минут и начнет по нему работу. А уже потом можно готовить и подписывать бумажные оригиналы договора. Все это сильно ускорило бы такой длительный и сложный процесс, как согласование и подписание договора сторонами. 

3. Согласование договора

Изучить чужой (то есть не соответствующий вашим типовым формам) договор обязаны как минимум три службы: финансовая, коммерческая и юридическая. Я рекомендую начинать с финансовой или коммерческой службы, а также отделов, которые инициируют заключение договора. Юристы должны читать контракт в самом конце.

Коммерческая служба или отдел продаж проверяют объемы и стоимость товара, условия доставки, а также вопросы, которые ваши юристы отнесут к их сфере ответственности и укажут в Положении о договорной работе (например, можно обязать менеджера получить от партнера документы, подтверждающие реальность его деятельности, то есть провести так называемую проверку на добросовестность, о которой всегда говорит налоговая инспекция). Договор передается на согласование финансовой службе при условии, что его завизировал коммерческий директор или директор по продажам (они могут добавить замечания).

Аналогично действуют финансисты. Безусловно, их основной вопрос – цена договора. Если это контракт на покупку чего-либо, то финансисты должны проверить, укладывается ли указанная в договоре сумма в запланированный бюджет. Если же это контракт на продажу Вашей продукции, то можно, например, посмотреть, соответствуют ли предоставленные скидки маркетинговой политике. Список пунктов, которые следует проверить финансистам, также должен быть приведен в Положении о договорной работе учреждения. После проверки договор визирует финансовый директор или главбух.

И наконец контракт передается юристам. Как правило, другие службы согласовывают договоры автоматически, считая, что проверка – компетенция юридического отдела. Ведь если возникнут какие-то проблемы, оспаривать положения договора в суде, выяснять отношения с контрагентами придется именно юристам. Поэтому в их интересах тщательно проверить контракт, а вот визировать договор начальнику юридической службы не обязательно – это может сделать любой юрист отдела. Главное, чтобы в Положении о ведении договорной работы было указано, на что именно обязан обратить внимание юрист. Это могут быть:

• существенные условия договора (предмет, цена сделки);
• взаимные обязанности сторон (например, для договора купли-продажи – что и в какой срок поставляет продавец, каким образом, каким транспортом, в какое место назначения; каким способом и в какие сроки производит оплату покупатель; кто осуществляет приемку товара и т. д.);
• указанные сроки договора (до какой даты договор действителен; если этого пункта нет, юрист уточняет в замечаниях к договору, действительно ли он будет автоматически продлеваться каждый год);
• санкции для сторон за неисполнение обязательств (для продавца – за просрочку поставки, для покупателя – за просрочку оплаты);
• оговоренный способ разрешения возникших споров (обычно пишут – путем переговоров, а в случае разногласий – в арбитражном суде).

Кстати, в типовых формах советую указывать, что рассмотрение спора предполагается проводить в суде по месту вашего нахождения: для вас это будет удобнее.

4. В какие сроки договор должен пройти через все отделы

Рекомендую время согласования контракта для каждого отдела ограничить сутками с момента получения. Что это значит? Ответственный сотрудник читает договор, визирует его, ставит дату, а также записывает замечания, если они есть. Например, в нашей компании все подписи ставят на обратной стороне последней страницы договора. Удобно сделать специальный лист согласования, в котором указать отдел, Ф. И. О. визирующего, дата, подпись, наличие замечаний. Если таковые имеются, их лучше изложить в служебной записке и приложить к листу согласования.

Про замечания стоит сказать отдельно. Большинство их поступает от юристов. Они могут, например, посчитать, что в контакте указаны слишком высокие штрафы за просрочку оплаты (если Ваша компания выступает в роли покупателя). Так, наш юрист в графе «Замечания» может написать следующее: «В пункте 4.3 размер штрафа 1% заменить на 0,1% за каждый день просрочки платежа». Торговым компаниям желательно добавить пункт следующего содержания: «Продавец в случае просрочки поставки выплачивает штраф в размере 0,1% за каждый день просрочки поставки». 

Договор аренды помещения под офис: 8 пунктов, требующих особого внимания

5. Кто согласовывает разногласия в договоре и на чем следует остановиться

После того как все службы завизировали договор и высказали замечания, он возвращается к ответственному менеджеру. Тот составляет протокол разногласий по всем замечаниям. Протокол (его форму также должен разработать юридический отдел) снова нужно завизировать у юриста и затем отправить контрагенту.

Начинается процесс переговоров, обсуждение условий. Этим занимается ответственный менеджер, который в случае необходимости подключает юриста. Конечно, лучше всего, когда разногласия обсуждают юристы обеих сторон: они говорят на одном языке и им легче пойти на взаимные уступки. Но обычно юридическая служба этому сопротивляется, аргументируя отказ большой загруженностью и невозможностью вести переговоры по каждому контакту. Решайте сами, как распределить между сотрудниками ответственность за этот участок работы. Конечно, на Ваши разногласия контрагент может выдать свой протокол. Я рекомендую не составлять больше двух протоколов к договору и стараться искать компромисс. Кстати, количество протоколов разногласий вы также можете оговорить в Положении о договороной работе. 

6. Что в итоге видит Генеральный Директор

Вы получаете договор, который проверен и согласован всеми службами компании, включая юристов; вы видите и протоколы разногласий (если они есть). Если документ завизирован юристами, значит, все разногласия улажены. Как правило, значимыми они не бывают, иначе договориться было бы сложно. Договор либо переписывается с учетом претензий, либо работа над ним прекращается. Однако далеко не всегда менеджеры обеих сторон и даже юристы могут решить спорные вопросы на своем уровне. Например, возможна ситуация, когда юрист, получая договор, обнаруживает невыгодные для компании условия – очень маленькие сроки, высокие штрафы. В таком случае следуетобратить внимание на то, кто является контрагентом. Если это важный партнер и вы не можете отказаться от сотрудничества с ним, юрист указывает это на обратной стороне последнего листа договора и перечисляет возникающие для компании риски. В нашей компании юрист пишет «не согласовано, есть существенные замечания», перечисляет замечания и возможные юридические риски и своей подписи не ставит. В таком случае я, оценивая степень необходимости привлечь того или иного контрагента, решаю сам, подписывать договор или нет. Таким образом, подписывая контракт, вы понимаете, чем это может обернуться для предприятия. 

Бывает, что и при подготовке менее важных договоров полностью урегулировать разногласия не удается: например, менеджер не смог достичь взаимопонимания на своем уровне. И в этом случае вы сразу увидите условия, которые смущают ответственных лиц, и решите, подписать договор, обсудить условия с Генеральным Директором контрагента лично или отказаться от сотрудничества и поручить менеджерам поиск нового партнера.

Гражданско-правовой договор: правила заключения

Рассказывает практик

Инна Самойлова, Консультант-аналитик в области организационного развития, управления персоналом и связей с общественностью, Москва

Чтобы сэкономить время, нужно определить круг должностных лиц, имеющих право подписывать определенные договоры. Например, для контрактов на сумму меньше 200 тыс. руб. достаточно согласования (акцепта) финансового директора. Это позволяет не визировать каждый документ, а отслеживать те из них, по которым могут возникнуть вопросы.

Также важно классифицировать договоры по приоритетности и наладить грамотную работу отдела делопроизводства. Многие руководители недооценивают важность этого структурного подразделения, хотя именно от него зависит и сохранность всей документации, и ее систематизация, и организация быстрого доступа к необходимым контрактам по запросу сотрудников. Главная задача отдела делопроизводства – разработать единую систему документооборота в компании, в том числе процедуры регистрации, согласования, подписания и хранения договоров. 

^{Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу}