Управление рабочим временем: как руководителю научиться все успевать

12092
Фото © Shutterstock
Фото © Shutterstock
Литвак Дмитрий
Вице-президент компании Bufrus International Inc, США
  • Как вести учет рабочего времени
  • Какие инструменты помогут руководителю в управлении рабочим временем
  • Технологические помощники в управлении рабочим временем
  • Как внедрить систему управления рабочим временем в свою работу

Большинству Генеральных Директоров помимо решения стратегических задач приходится участвовать в совещаниях, обсуждать с сотрудниками огромное количество производственных и организационных проблем, рассматривать массу текущих вопросов, отвечать на звонки. Управление рабочим временем наряду с делегированием может существенно облегчить положение руководителя, пребывающего в ситуации постоянной загруженности.

Первый шаг к системе управлению рабочим временем – это осознание самой проблемы и понимание того, что она требует решения. Дальше Вы ищете – обычно методом проб и ошибок – ту технику и тот инструмент, которые будут эффективны именно для Вас. Я готов дать несколько советов в этой области.

Управление и учет рабочего времени

Традиционный подход заключается в том, что для начала борьбы с беспорядком, завалом дел нужно определить, куда, на что уходит Ваше время. Неделю или две ведите с точностью до 10 минут хронометраж – учет времени, потраченного на выполнение всех дел. Один из способов учета – определить основные направления работы и хронометрировать выполнение разных дел, относя их к какому-то из направлений. Вы получите картину реального распределения Вашего рабочего дня. Для наглядности можно изобразить результаты в виде графика или диаграммы. По этим данным очень легко определить, на что тратится большая часть Вашего времени и за счет чего можно высвободить временной ресурс для важных и стратегических задач.

Однако не каждый способен быть настолько педантичным, чтобы, во-первых, постоянно осознавать и, во-вторых, постоянно фиксировать происходящее, попутно его еще и классифицируя. Российская традиция тайм-менеджмента делает акцент прежде всего на поиске максимально мощного мотива для того, чтобы начать применять какие-то конкретные техники, в том числе и хронометраж. «Как» – давно и хорошо понятно, а вот ответ на вопрос «Зачем?» сугубо индивидуален.

Рассказывает практик

Антон Ходарев, Финансовый директор группы компаний «Сапсан», Москва

Я не сторонник постоянной оценки целесообразности каждой потраченной минуты. Когда я только знакомился с азами тайм-менеджмента, я вел учет в течение нескольких недель. Этого хватило, чтобы заработать жесткий стресс от неэффективности расходования собственного времени. Как будто нашел в кошельке дырку – ты каждый день кладешь туда деньги, а они высыпаются на дорогу, и настолько тихо, что этого не замечаешь. Полученные данные и, главное, ощущения после их анализа подтолкнули меня к мысли, что надо жестко все распланировать и учесть каждую секунду. Ежедневно, сводя бюджет использованного времени, я все больше и больше разочаровывался в себе. Особого прогресса не намечалось, мне казалось, что много времени уходит впустую (в те добрые времена я и ходить в кино считал пустым делом). Такое несовпадение желаемого с действительным привело к переосмыслению системы ценностей и отношения к общему процессу.

Важно понять, что управление рабочим временем не самоцель, а средство, инструмент, подобный аудиту. Я применяю это средство для контроля эффективности не чаще одного раза в полгода в течение 14 дней.

Как внедрить систему управления рабочим временем в свою работу

Хронометрирование – очень полезное действие. Но вот как заставить себя им заниматься? Я не раз начинал и не раз бросал учет времени – то терял все бумажки, то принтер не работал и ничего нельзя было распечатать, то еще что-нибудь. Главное – найти методику учета, которая подойдет именно Вам, так как все рекомендуемые технологии очень индивидуальны. Концепций много, но как научиться их применять, никто не рассказывает и не учит. Я считаю, что не надо бояться абсурдных на первый взгляд решений. Если хронометраж трудно вести самому, поручите это кому-либо, например секретарю.

Помощник по управлению рабочим временем

Года два назад мой друг, руководитель компании, пожаловался, что никак не может заставить себя вести хронометраж, хотя и понимает, что надо что-то делать: цейтнот на работе просто невыносим. Я посоветовал недели на две нанять студента, который бы ходил за ним на работе буквально везде и каждые 15 минут спрашивал, что он сейчас делает. Друг сначала опасался, что сотрудники его просто засмеют, но в конце концов согласился и взял на работу мальчишку-школьника (чтобы он не все понимал, так как очень многое мог услышать). Тот каждые 15 минут спрашивал руководителя, что он делает, и записывал. Сотрудники только пару дней косо смотрели на своего босса, потом просто перестали обращать внимание, а многие подхватили, как мы говорим, «тайм-менеджерскую бациллу».

Моя персональная техника работы со временем зависит от специфики текущей деятельности. Но независимо от того, какие инструменты используются, всегда присутствует несколько существенных моментов. Во-первых, необходимо соотносить план и реальность (исполнение). Во-вторых, должны накапливаться сведения («история»). Я, например, уже не первый год веду что-то вроде дневниковых записей (называю это «Бортовым журналом»). И, в-третьих, регулярно пересматривается собственно техника самоорганизации.

В качестве примера одного из инструментов можно предложить форму ежедневного бланка (см.рисунок), куда я записывал стоящие передо мной задачи и примерный промежуток времени, в течение которого планирую их выполнить. Час, когда дело окончено, и затраченное время отмечал там же просто ручкой другого цвета или более жирным подчеркиванием. Внизу бланка делал заметки и записывал разовые, простые дела, которые я должен выполнять постоянно (например, заполнять этот бланк).

Бланк ежедневного учета рабочего времени

Управление рабочим временем: как руководителю научиться все успевать

В период, когда был разработан этот инструмент, большое количество времени я проводил в офисе и было удобно поместить такой лист рядом с монитором компьютера: на экране – рабочая информация, рядом – расписание. Да, план и фактическое исполнение здесь отражены довольно обобщенно, но поминутный хронометраж мне и не нужен, гораздо важнее обозреть все рабочее время, что и позволяет эта «карта дня».

Анализ расходования времени – это сильный стимул для более организованного подхода к работе. Поэтому многим он полезен не только на начальном этапе, но и в течение длительных периодов: в качестве метода, инструмента управления временем учет можно вести месяцами и годами.

Говорит Генеральный Директор

Виталий Королев, Генеральный Директор Центра корпоративного развития Ассоциации независимых директоров, Москва

Я вел хронометраж несколько лет. Психологического шока после первых результатов не было, но появилось ощущение «здесь и сейчас», возникла необходимость постоянно отчитываться перед самим собой. Я считаю, что это очень полезно. Когда моя стандартная неделя «высветилась», стала понятной, я прекратил учитывать время.

Однако сейчас я веду систему управления рабочим временем, которое затрачиваю на выполняемые проекты, а также по так называемым слоновым задачам.

Рассказывает практик

Сергей Козловский, Директор ОДО «Нилитис», Минск

Я вел личный хронометраж около десяти лет (начал, когда мне было 25) и мог расписать свои дела и временные затраты за всю прошедшую неделю с точностью до пяти минут. Потом это стало ненужным: технология превратилась в образ жизни.

Инструменты управления рабочим временем

У меня есть концепция, согласно которой в рамках тайм-менеджмента слово time (время) – это аббревиатура, обозначающая собственно время (time), информацию (information), деньги (money) и энергию (energy). Управление этими четырьмя вещами мы и осуществляем, говоря о том, что управляем временем. Поэтому применяемые техники направлены не на то, чтобы успеть больше, а на то, чтобы достичь большего.

Рассказывает практик

Антон Ходарев, Финансовый директор группы компаний «Сапсан», Москва

Для себя я создал систему управления работой «Дерево проектов». Выбираю восемь текущих проектов, записываю их на карточки, а потом достаю эти карточки в произвольном порядке и выполняю все, что необходимо именно по «выпавшему» проекту. Бюджет времени на одну карточку – 60 минут. Последние пять минут – резюме сделанного и план на следующий час, посвященный этой области моей работы. Такая система помогает мне быстро отслеживать и учитывать эффективность действий, а также развивает самодисциплину.

В число записываемых на карточки дел я обязательно включаю два, которые могут не иметь отношения к текущим проектам, но входят в долгосрочный план развития либо относятся к креативным областям.

Рассказывает практик

Илья Правский, Управляющий партнер компании «КРЕС-Консалтинг», Москва

Я применяю инструмент управления временем, который называю «сворачивающиеся дневники». Каждый день я заканчиваю короткой записью (она занимает примерно треть листа A4) о том, как этот день прошел, что удалось, что не получилось. В конце недели я анализирую эти записи, выделяю самое важное и записываю, как прошла неделя. Четыре недельных записи обобщаются в одну месячную и так далее.

Результаты фантастические – после нескольких месяцев ведения таких дневников я четко вижу, чего достиг, куда в глобальном смысле двигаюсь, где раз за разом ошибаюсь или каких навыков мне не хватает, и понимаю, стоит ли предпринять какие-либо перемены курса. Всякий раз, планируя список дел, скажем, на следующий месяц, я обязательно перечитываю запись предыдущего месяца и пару последних недельных записей.

Существуют многочисленные инструменты, помогающие организовать рабочее время, но далеко не все легко сразу начать использовать. Я бы рекомендовал для начала следовать некоторым общим правилам.

  1. Учитесь говорить «нет».
  2. При планировании рабочего дня оставляйте 40% времени свободным.
  3. Разбивайте крупные задачи на этапы, более мелкие задачи.

Применить первый совет на практике довольно сложно, потому что не все умеют говорить «нет» (и, получив совет, этому сразу не научатся) и не всем можно сказать «нет». Выход из положения – буфер: при планировании дня выделите время на решение только трех-четырех важных задач. Таким образом Вы учтете неизбежную потерю времени на звонки, текучку, непредвиденные дела, создадите буфер, так как «времяпоглотители» будут возникать постоянно вне зависимости от того, какой у Вас план на день. Любую задачу можно разбить на небольшие подзадачки и планомерно их выполнять – пусть по три-пять в день, но полностью, предсказуемо двигаясь к результату, а не бросая каждую на полдороге из-за внезапного звонка или срочного дела. В противном случае Вы создаете себе стрессовую ситуацию: «У меня на сегодня запланировано 10 дел, и я ничего не успеваю!» После выполнения намеченных на день дел можно решить, чем Вы будете заниматься дальше – разберетесь с накопившейся текучкой или выполните еще несколько небольших подзадач.

Управление рабочим временем: как руководителю научиться все успевать

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа руководителя

Школа руководителя

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Доставка новостей@

Оформите подписку, чтобы не пропустить свежие новости

150 000 + ваших коллег следят за нашими новостями





© 2011–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Журнал «Генеральный Директор» –
профессиональный журнал руководителя

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Генеральный Директор». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно продолжить чтение этой статьи, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

  • методики, проверенные на практике
  • библиотека Генерального Директора
  • правовая база
  • полезные подборки статей
  • участие и просмотр вебинаров

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль