Большинству руководителей организаций требуется решать множество задач. Проведение совещаний, решение производственные и иных проблем, изучение актуальных вопросов, ответы на звонки – эти задачи требуют огромных временных ресурсов. Управление затратами рабочего времени позволяет заметно облегчить жизнь руководству и сотрудникам, которые находятся в состоянии систематичной загруженности. В данной статье мы подробно рассмотрим тему управления рабочим временем.
Вы узнаете:
- В чем важность управления фондом рабочего времени.
- Что собой представляет организация рабочего времени.
- Какие ошибки допускаются при управлении рабочим временем.
Важность управления рабочим временем
Перед тем, как изучить важность управления временем, рассмотрим определение этого термина. Тайм бук – система управления рабочим временем и отдыхом. Другими словами, это структурированный контроль над временем, которое направляется на определенные задачи, для оптимизации производительности деятельности.
Для этого понятия придумали принцип «20/80». Он означает, что 20 процентов личного времени формируют 80 процентов результатов. Это не самое точное соотношение, однако очень действенное. Его можно применять как для рационализации рабочего времени, так и личного.
В целом организация и управление рабочим временем персонала представляют собой комплекс инструментов, мер и некоторых техник. Компании, которые решили уделить внимание рабочему времени, значительно повышают производительность своих сотрудников.
Мероприятия по организации рабочего времени также позволяют снизить рабочее напряжение, беспокойство и стресс, очень свойственные трудящимся людям.
Суть управления рабочим временем
Особенности управления рабочим временем работников подразумевают собой рациональность. Добиться этого можно с помощью инвентаризации рабочего времени несколькими способами. Рассмотрим их подробнее.
Хронометраж
Простыми словами, это расчет того, сколько необходимо времени на одни и те же рабочие процессы. Сколько времени выделяется на рабочую подготовку, сколько – на завершение работы. И также сколько времени тратится на уход за местом работы.
Данный хронометраж очень полезен для ситуаций с постоянным повторением процессов, на время исполнения которых оказывают влияние некоторые аспекты. Необходимо изучить не только приемы работы, но и некоторые причины погрешностей от прогнозируемых норм.
Делится хронометраж на два типа. Индивидуальный — используется, когда требуется сильная детализация. Он позволяет рассчитать временные затраты на определенные действия. Групповой хронометраж подразумевает собой особый процесс. Эксперт анализирует деятельность некоторых сотрудников, выполняющих одну и ту же задачу. Иногда участвуют несколько экспертов и сверяют результаты исследований. Анализ позволяет выявить оптимальное количество сотрудников, а также оптимальное распределение рабочих задач.
Качественный хронометраж нельзя выполнять без тщательной подготовки. Определенные процессы сотрудников разделяют на корректное число важных составляющих.
Регламент хронометража не имеет значения. Однако эксперты рекомендуют проводить анализ через час после начало рабочих процессов, а также за 1-2 часа до конца рабочего дня.
Упрощенный анализ
Здесь использовать хронометр не нужно. Достаточно наличие часов. Требуется определить время, которое сотрудник выделяет на среднюю задачу в стандартных условиях. Период замера — около 30 минут. На основе полученных результатов определяются нормы, которые будут меняться от степени сложности поставленной задачи.
Фотографирование рабочих процессов
Здесь необходимо фотографировать абсолютно все временные затраты работника, которые он совершил за рабочий день. Метод позволяет определить все недостатки управления рабочим временем руководителя и сотрудников, выявить причины временных потерь, а также найти недостатки в управлении.
Фотографировать можно как одного работника, так и весь отдел. Оптимальнее всего фиксировать затраты нескольких групп сотрудников, которые выполняют одни и те же задачи. Использовать метод рекомендуется не меньше 2-3 раз в год. Время проведения методики — 5-7 суток. Делать фотографии лучше в процессе выполнения обычных задач. Фиксацию результатов отдать профессиональным исследователям.
В конце полученные результаты заполняются в двух таблицах. Первая таблица будет включать в себя время, выраженное в минутах, а вторая — итоги по временным потерям. По итогам таблиц эксперты рассчитают коэффициент полезного времени, а также потерянного времени по вине сотрудника или по причинам, не зависящим от каких-либо сторон. В результате будет выявлено, что обеспечивает качественное управление рабочим процессом, а что, наоборот, останавливает развитие.
Моментные наблюдения
Это своего рода подвид предыдущей методики. Он подразумевает собой определение не временных затрат сотрудника, а его действия в конкретный период. Данную методику можно распределить на несколько видов: индивидуальные, групповые и маршрутные. Маршрутные наблюдения представляют собой контроль над работником, перемещающимся по территории. Также это может быть контроль над несколькими работниками, которые работают в разных точках. В этой ситуации перемещаться будет уже сам эксперт.
Данная методика полезна отсутствием больших финансовых издержек. Кроме того, итоги исследования позволят в дальнейшем эффективно организовать рабочее время компании. Главное сделать исследование качественно. Поэтому рекомендуется привлекать профессионального квалифицированного эксперта.
В целом методика позволяет решить простые вопросы, такие как анализ рабочих мест персонала. Однако она не сможет сработать, если ее внедрять для анализа руководства. Связано это с тем, что чаще всего деятельность руководства не нормирована.
Самостоятельное фотографирование
Данный способ подразумевает фотографирование работником всего, что потребуется для дальнейшего изучения. Это может быть то, с кем разговаривал работник, о чем разговаривал, сколько он потратил времени на выполнение той или иной задачи и т.д.
Данные позволят в дальнейшем определить моменты, в которых работник испытал трудности.
При использовании методики необходимо подготовить лист самостоятельного фотографирования. В нем указать Ф.И.О. работника, его должность, стаж работы. Также необходимо прописать список факторов, на которые тратится рабочее время, а также ежесуточные временные затраты в определенный день недели.
В результате на основе полученных данных можно определить фактическую длительность рабочего дня (с учетом обедов и т.д.). Кроме того, можно выявить длительность отдельных рабочих процессов. На основе полученной информации можно выявить временные потери и причины их образования. К ним относятся: неграмотная организация рабочего пространства, неграмотное применение техники и т.д. Все эти сведения в будущем применяются для качественного управления рабочим временем организации.
Однако данный метод имеет и свои минусы. Личное фотографирование отвлекает персонал от работы. А итоговые результаты не всегда корректны, так как сотрудник фиксирует лишь 1/3 временных затрат. Ну и конечно итоговые материалы нелегко анализировать.
Некоторые называют этот метод как «дневник рабочего времени сотрудника». По примерным оценкам эта методика позволяет сэкономить половину рабочего времени. Так, например, в этой «книге» менеджеры могут прописывать все рабочие процессы, время их исполнения, основания для их выполнения в определенное время и т.д. В общем смысле слова прописываются все привычки, избавление от которых рационализирует систему рабочего времени.
Как управлять рабочим временем
В этой статье электронного журнала «Генеральный Директор» вы найдете эффективные советы вице-президента компании Bufrus International Inc.
Ошибки управления рабочим временем
Изучить методы планирования рабочего времени недостаточно. Важно их также правильно использовать. И на этом этапе у большинства руководителей возникают сложности. Рассмотрим, какие ошибки чаще всего допускаются при управлении использования рабочего времени:
- Отсутствие четкого плана. Точный, подробный и структурированный план действия является залогом развития любой компании. Если работники не знают, какие задачи перед ним стоят в первую очередь, не осознают важности задач, то это негативно влияет на деятельность всей компании. Некачественное управление рабочим временем сотрудников способствует в дальнейшем сокращению прибыли.
- Некорректная оценка собственных возможностей и личного времени. Правильное распределение времени, которое потребуется для выполнения той или иной поставленной задачи, является одним из важных аспектов в процессе исполнения плана. А если расчет не производить регулярно каждый день и каждую неделю, то об эффективности деятельности компании не может быть и речи. Организация должна грамотно оценивать свои возможности.
- Невысокая активность сотрудника. Здесь нужно учесть некоторые аспекты. Первое – это то, что сотрудник должен выполнять задачи для себя. Другими словами, он должен выполнять только ту работу, которую ему заранее поручили. Второе – это мотивация персонала. Чем качественнее будет мотивация работника – тем лучше будет итоговый результат. Третье – это избегание рутины. При длительной рутинной и монотонной деятельности качество работы заметно ухудшается.
- Регулярная спешка. «Поспешишь – людей рассмешишь» – данная пословица относится не только к обычной жизни, но и к рабочей деятельности. Спешка влияет не только на эффективность выполнения обязанностей, но и на качество итогового результата. Некачественный результат все равно придется переделывать. А это, в свою очередь, негативно скажется на рабочем времени сотрудников.
- Отсутствие мотивации. Плохо замотивированный работник не сможет с желанием выполнять свои задачи. Он будет выполнять работу очень медленно, периодически отвлекаясь на перерывы. Потому грамотная мотивация персонала также влияет на управление рабочим процессом.
- Некорректная постановка задач. Цели и задачи, которые поручаются сотруднику, должны излагаться четко, кратко и понятно. Если сделать иначе, работник может не понять, что от него требуется. А это, свою очередь, привлечет необходимость переработки с последующей тратой времени.
