Внедрение системы управления предприятием своими силами: опыт малого предприятия
Сергей Беляков, Финансовый директор компании «Роспечать» Краснодарского края», Краснодар
- Как разработать систему управления предприятием самостоятельно
- Почему иногда стоит отказаться от внедрения ERP
- Когда собственная разработка информационной системы управления предприятием неэффективна
Внедрение системы управления предприятием, или ERP-системы - довольно дорогое удовольствие. Сегодня не только крупным организациям требуются единая программа и база данных для учета и планирования ресурсов. Небольшие компании тоже нуждаются в средстве более мощном, чем Excel.
Кроме того, пока нет системы управления предприятием, которая была бы во всех отношениях оптимальной. В одних программах лучше разработаны средства бухгалтерского учета, в других – финансового анализа, в третьих – складского учета и анализа остатков. Поэтому было бы идеально, если бы можно было взять, например, один компонент из «1С», другой – из SAP, третий – из Microsoft Dynamics AX и собрать из них ERP-систему.
С такой проблемой столкнулся и я. Моя работа – просчитывать эффективность принимаемых руководством решений, следя, чтобы отдача от вложений превышала сумму капитальных и текущих затрат. Поэтому, когда нам потребовалось автоматизировать систему управления предприятием, от ERP-системы – при всей заманчивости этой идеи – нас удержало то, что покупка обошлась бы дорого, а результат гарантирован не был. Пришлось использовать то, что было, а чего не хватало – дописывать самим. Иначе говоря, мы не переписывали информационную систему, а лишь добавляли в нее новые программные компоненты для работы с уже имеющимися данными.
Как разработать систему управления предприятием
Разрабатывая систему управления предприятием, мы следовали ряду установленных заранее принципов.
- Задача управления ресурсами предприятия разделяется на несколько небольших подзадач. Каждая из них соответствует функции какого-либо специалиста компании (например, планирование продаж, анализ дебиторской задолженности, составление плана производства).
- Информационная система используется там, где она удовлетворяет потребности менеджеров предприятия.
- Разработка дополнений происходит постепенно, начиная с компонентов для тех функций, автоматизация которых даст быстрый экономический эффект. В одной торговой фирме я решил автоматизировать прежде всего анализ торговой наценки, затем – планирование закупок. На другом предприятии – промышленном – начали с учета и планирования производства.
- Для каждой выполняемой сотрудником операции (функции и т. д.) или для каждой группы схожих операций разрабатывается отдельный программный компонент (виртуальный специалист), который автоматически взаимодействует с установленной на предприятии информационной системой и другими компонентами. Например, программа, направляющая заявку на производство исходя из плана продаж и анализа остатков готовой продукции на складе, автоматически берет данные из плана продаж (уже составленного другой программой) и «1С» (об остатках готовой продукции на складе).
Конечно, все действия виртуального специалиста контролирует реальный работник. Никакая программа не может заменить человеческий мозг. Однако основная цель – разгрузить сотрудника, передав компьютеру все рутинные задачи, – при этом достигается.
Как связать все компоненты друг с другом
Чтобы программный компонент легко встраивался в установленную на предприятии информационную систему, нужно подобрать или самостоятельно написать провайдер данных. Это программа, которая преобразует данные из системы в формат, с которым работает виртуальный специалист, и наоборот. Кроме того, потребуется протокол – соглашение о составе и структуре данных, которыми виртуальные специалисты обмениваются между собой.
Таким образом, любые функции сотрудников, выполнение которых предполагает работу на компьютере и следование четким регламентам, можно автоматизировать, создав виртуального специалиста.
Пример 1. Производственная компания с бухгалтерской программой
На таком предприятии сначала нужно написать программный компонент для маркетолога. Виртуальный маркетолог, используя взятые из бухгалтерской программы данные о продажах в прошлые периоды, составляет план продаж и передает его виртуальному специалисту по сбыту. Тот, в свою очередь, готовит заявку на производство исходя из плана продаж и анализа остатков готовой продукции на складе. Виртуальный экономист, получив заявку, разрабатывает план производства, ориентируясь на оптимальную загрузку оборудования и максимальный плановый маржинальный доход. Кроме того, после утверждения плана производства виртуальный экономист, учитывая нормы расхода материалов, определяет потребность в сырье и передает соответствующую справку виртуальному снабженцу. На основании справки о потребности в ресурсах и анализа остатков сырья виртуальный снабженец составляет план закупок в штуках и рублях. Закупки при этом планируются так, чтобы на складе всегда присутствовал минимальный страховой запас. Наконец, имея план продаж, план закупок, план производства, а также график выплаты зарплаты и расчет налоговых выплат (взятые из бухгалтерской программы), виртуальный финансист готовит финансовый план.
Пример 2. Компания с бухгалтерской программой и производственной программой учета и планирования
В этом случае тоже надо начинать с разработки виртуального маркетолога, берущего исходные данные из бухгалтерской программы. Допустим, у предприятия есть свободные производственные мощности и в запасах оно не нуждается. Значит, программа, контролирующая запасы готовой продукции (виртуальный специалист по сбыту), компании не нужна и план продаж виртуальный маркетолог может записывать непосредственно в базу программы производственного учета и планирования. Таким образом компания экономит на виртуальном сбытовике и виртуальном экономисте, поскольку программа учета и планирования выполняет те же функции, что и экономист.
Кто занимается разработкой и сколько это стоит
Ответственным за проект может быть любой компетентный заместитель Генерального Директора. В нашей компании это я, финансовый директор, в другой организации – директор по маркетингу, в третьей – коммерческий директор. Обычно такую задачу берет на себя тот, у кого в подчинении IT-служба. А Генеральный Директор должен оценить, насколько выгодны будут разработка и внедрение дополнений, поручить все это компетентным людям, а сам – организовать и контролировать процесс.
Написание каждого программного компонента с нуля занимает примерно месяц и стоит около 5 тыс. руб.
Экспертное мнение
Александр Плоткин, Директор по развитию компании «Монолит-инфо», Санкт-Петербург
Опыт, безусловно, весьма интересен и может быть взят на вооружение другими предприятиями. Но что делать растущим компаниям, фактически перешедшим в сегмент среднего или даже крупного бизнеса? На таких предприятиях кроссфункциональные бизнес-процессы сложнее, объемы обрабатываемой информации больше, требования к скорости и эффективности обработки информации жестче. Собственная разработка информационной системы силами IT-отделов предприятий в этих условиях неэффективна, а часто и вовсе невозможна.
Правильнее пойти по пути аутсорсинга, то есть покупки и адаптации программного продукта, хорошо зарекомендовавшего себя на предприятиях такого же профиля и масштаба, как ваше. Это позволит, во-первых, внедрить у себя лучшие отраслевые решения, во-вторых, сэкономить время (которое в противном случае пришлось бы затратить на самостоятельную разработку аналогичного продукта) и, в-третьих, стать хозяевами приобретенной системы, при необходимости модифицируя и развивая ее уже силами IT-специалистов вашего предприятия.
Наша компания специализируется на разработке отраслевых решений для предприятий пищевой промышленности. Мы ориентируемся прежде всего на крупные компании, имеющие несколько производственных центров и развитые дистрибьюторские сети. За годы реализации проектов создания интегрированных информационных систем для крупнейших предприятий отрасли («Балтика», «Очаково», United Bakers и др.) лучшие отраслевые практики во всех контурах управления предприятием (управление финансами, управление продажами, управление взаимоотношениями с клиентами, управление цепочкой поставок, управление персоналом) были включены в состав стандартной функциональности платформы «ERP Монолит». Это позволяет в каждом новом проекте предлагать заказчику более широкий спектр «правильных» отраслевых решений и существенно сокращать сроки внедрения этих решений.
