Читайте в этой статье о том, как правильно заполнять табель учета рабочего времени в Excel, и скачивайте готовые шаблоны.
Вы узнаете:
- Какие существуют формы табеля учета рабочего времени.
- Как заполнять табель по унифицированной форме.
- Как разработать собственный шаблон табеля в Excel.
Табель учета рабочего времени можно вести в формате Word. Но разработку этого документа значительно упрощает автоматизированное заполнение отдельных ячеек средствами Microsoft Excel.
Табель учета рабочего времени в Excel
Существует две унифицированные формы:
- Т-12. Предусматривает ручное заполнение.
- Т-13. Используется, если на предприятии установлен автоматический контроль прихода и ухода работников.
Как отразить время командировки в табеле учета рабочего времени
Узнайте из рекомендации Системы Генеральный Директор, как оформлять командировки в табеле.
Рассмотрим процесс ведения табеля учета рабочего времени в Excel подробнее.
Заполнение вводных данных табеля учета рабочего времени в Эксель
Начинаем заполнение документа с указания наименования компании и структурного подразделения. Источником служат учредительные документы.
Номер документа указываем вручную. Чаще всего это – номер календарного месяца в году.
В ячейке «Дата составления» необходимо установить функцию «СЕГОДНЯ». Сделать это можно двумя способами:
- Выделить ячейку, открыть список функций, по поиску функции найти нужную, выделить ее и дважды нажать «ОК».
- Написать формулу вручную. Выглядит она следующим образом: = СЕГОДНЯ().
В ячейке должна появиться сегодняшняя дата. Если этого не произошло (например, вместо этого появилась запись формулы), стоит проверить формат ячейки, при необходимости поменять его на «Дата».
В ячейках «Отчетный период» нужно указать первое и последнее число месяца, за который составляется табель учета.
Далее стоит выделить некое поле за пределами табеля. Там создается своеобразный календарь. Рабочие и выходные дни рассчитываются отдельно: в рабочие дни ставится единица, в выходные дни не ставится ничего.
Там же рассчитывается общее число рабочих дней. В ячейку вставляется функция «СЧЁТЕСЛИ». Ее также можно вставить двумя способами – либо выбрать в списке функций, либо набрать вручную. Пример использования:
=СЧЁТЕСЛИ(D3:R4;»»
- D3:R4 – диапазон дат, в вашем случае может быть другой.
- D3 – 1 число.
- R4 – 30 число.
Функция подсчитывает количество непустых ячеек (рабочих дней) в заданном диапазоне ячеек (дат).
Порядковый номер, ФИО, специальность и табельный номер вводятся вручную. Все данные берутся из личных карточек сотрудников.
Автоматизация табеля учета рабочего времени в Эксель
На форме можно увидеть стандартные условные обозначения для учета различных ситуаций. С помощью средств автоматизации можно сделать так, что при внесении того или иного условного обозначения будет отображаться количество отработанных часов.
К самым популярным обозначениям относятся:
- В – выходной день.
- Я – рабочий день.
- ОТ – оплачиваемый отпуск.
- Б – оплачиваемый больничный.
- К – командировка.
При желании можно ввести собственные обозначения, вплоть до точного времени прихода и ухода работника.
Для установки необходимого значения в табеле учета рабочего времени в Эксель нам потребуется функция «Выбор» и составленный чуть выше календарь. Составляем формулу. Пример: =ВЫБОР(D$3+1;»Я»;»В»). Я – явка, В – выходной день. Формула прописывается в одной ячейке, после чего копируется по всем датам. Пример того, что должно получиться, на рисунке ниже.
После этого нужно сделать так, чтобы в рабочие дни у сотрудников было проставлено отработанное время – восемь часов. Для этого можно использовать функцию «Если». Формула выглядит следующим образом:
=ЕСЛИ(AW24=”B”;””;8)
AW24 – адрес ячейки выше, В – выходной, “” – пустая ячейка, сюда можно также поставить «0». 8 – количество рабочих часов, если день не является выходным, т.е. является рабочим.
Чтобы не заполнять формулу для каждой ячейки по отдельности, записываем ее в первую графу, цепляем и копируем на весь ряд.
Для подведения итогов нам нужно вычислить число явок каждого сотрудника. Для этого используем формулу «СЧЁТЕСЛИ». В данном случае работаем по всему ряду, для которого рассчитывается результат. Критерий успеха – наличие буквы «Я», которая обозначает наличие сотрудника на рабочем месте, или «К», если сотрудник находится в командировке. Как пример:
=СЧЁТЕСЛИ(AW32:DA32;”=Я”)+ СЧЁТЕСЛИ(AW32:DA32;”=K”)
Результатом будет количество дней, которые отработал данный сотрудник в течение календарного месяца.
Далее нужно рассчитать количество отработанных часов. Проще всего – просуммировать значения по строке. Немного сложнее, но эффективнее будет использовать две функции:
=СУММ((СЧЁТЕСЛИ(AW26:DA26;”=8”)*8+СЧЁТЕСЛИ(AW26:DA26;”=K”)*8))
AW26:DA26 – это диапазон, в котором производятся измерения. Критерий – «Я» - «8». Дополнительный критерий – К, командировка, которая также оплачивается из расчета 8 часов в день.
Формула копируется по всему перечню работников предприятия. В результате мы увидим такой шаблон табеля учета рабочего времени xls:
Разработка табеля учета рабочего времени в Эксель с нуля
С недавнего времени компании имеют возможность не использовать громоздкие унифицированные бланки. Сегодня, чтобы создать табель учета рабочего времени в Excel, достаточно сформировать небольшой документ с минимумом информации. Основное условие – использование определенной формы должно быть оговорено в учетной политике компании.
Простейшая таблица учета рабочего времени в Эксель оформляется следующим образом:
- В заголовке таблицы проставляем название – «Учет рабочего времени».
- Проставляем месяц – например, январь.
- Проставляем общий заголовок – «Дата».
- Проставляем год.
- В первом столбце пишем имена сотрудников.
- Под общим заголовком «Дата» проставляем числа от 1 до 28-29-30-31, в зависимости от месяца, для которого составляется табель.
- Два последних столбца – это сумма дней и сумма часов, отработанных каждым сотрудником. Здесь можно использовать простейшую формулу: =СУММ(B6:AF6). Данные в скобках – это диапазон ячеек по конкретному работнику. Он меняется в зависимости от того, кто выбран. Как вариант – можно сделать одну формулу в верхней ячейке и провести ее до низу.
- Чтобы рассчитать количество часов примем, что стандартный рабочий день равен 8 часов. Умножаем предыдущий абзац (число дней) на 8 и получаем формулу вида =AH6*8. Проводим ее до низа.
В итоге мы получим таблицу в Excel, в которой можно вести ежедневный учет рабочего времени сотрудников:
Кто должен заполнять табель учета рабочего времени в Эксель
Табель учета рабочего времени в Экселе заполняется сотрудником, которого назначает руководитель предприятия. Чаще всего это сотрудник отдела кадров. Работодатель либо издает отдельный приказ о том, что на данного сотрудника возлагаются обязанности по ведению табеля, либо прописывает соответствующую информацию в трудовом договоре.
Заполненный табель учета рабочего времени в сводной таблице передается в бухгалтерию (или по цепочке: кадровик – начальник отдела – бухгалтерия), после чего отправляется на хранение.
Заполненная таблица табеля учета рабочего времени в Excel – это официальный документ по личному составу, имеющий непосредственное отношение к организации труда. Согласно ст. 22.1 Закона об архивном деле, такие документы должны храниться:
- В течение пяти лет, если сотрудники работают в обычных условиях.
- В течение пятидесяти лет, если сотрудники работают в опасных и / или вредных условиях труда.
Как фиксируется фактически отработанное время в табеле в Эксель
В небольших компаниях табель распечатывается в единственном экземпляре. На крупных предприятиях с множеством подразделений, департаментов и т.д., у каждого отдела должен быть свой документ.
Изменяя формулы или внося данные напрямую, можно вести табель двумя способами:
- Сплошным. Идет фиксация отработанных и неотработанных часов. Если сотрудник присутствовал на рабочем месте, записывается «явка». Если сотрудник отсутствовал – указывается «неявка».
- По отклонениям. Фиксируются не только явки и неявки, но и сверхурочные, опоздания, неполные дни (например, перед государственными праздниками).
О том, как оформляется и оплачивается сверхурочная работа, мы рассказали тут »