-
-
-
Простите, что прерываем Вас...

Этот файл доступен для скачивания только зарегистрированным пользователям. Станьте им. Регистрация быстрая.

А скачивать сможете не только этот, но и сотни других полезных шаблонов и документов для управленцев.

напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверная почта или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
и скачать материал
Зарегистрироваться
Простите, что прерываем Вас...

Этот файл доступен для скачивания только зарегистрированным пользователям. Станьте им. Регистрация быстрая.

А скачивать сможете не только этот, но и сотни других полезных шаблонов и документов для управленцев.

напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверная почта или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
и скачать материал
Зарегистрироваться
-

Как вести учет рабочего времени в Эксель

14 ноября 2023
6617
Средний балл: 5 из 5

Как вести учет рабочего времени в Эксель

Читайте в этой статье о том, как правильно заполнять табель учета рабочего времени в Excel, и скачивайте готовые шаблоны. 


Вы узнаете:

  • Какие существуют формы табеля учета рабочего времени.
  • Как заполнять табель по унифицированной форме.
  • Как разработать собственный шаблон табеля в Excel.

Табель учета рабочего времени можно вести в формате Word. Но разработку этого документа значительно упрощает автоматизированное заполнение отдельных ячеек средствами Microsoft Excel. 

Табель учета рабочего времени в Excel

Существует две унифицированные формы:

  • Т-12. Предусматривает ручное заполнение. 
  • Т-13. Используется, если на предприятии установлен автоматический контроль прихода и ухода работников.

Как отразить время командировки в табеле учета рабочего времени

Узнайте из рекомендации Системы Генеральный Директор, как оформлять командировки в табеле.

Получить решение

Рассмотрим процесс ведения табеля учета рабочего времени в Excel подробнее.

Заполнение вводных данных табеля учета рабочего времени в Эксель

Начинаем заполнение документа с указания наименования компании и структурного подразделения. Источником служат учредительные документы. 

Номер документа указываем вручную. Чаще всего это – номер календарного месяца в году.

В ячейке «Дата составления» необходимо установить функцию «СЕГОДНЯ». Сделать это можно двумя способами:

  • Выделить ячейку, открыть список функций, по поиску функции найти нужную, выделить ее и дважды нажать «ОК». 
  • Написать формулу вручную. Выглядит она следующим образом: = СЕГОДНЯ(). 

В ячейке должна появиться сегодняшняя дата. Если этого не произошло (например, вместо этого появилась запись формулы), стоит проверить формат ячейки, при необходимости поменять его на «Дата».

В ячейках «Отчетный период» нужно указать первое и последнее число месяца, за который составляется табель учета.

Далее стоит выделить некое поле за пределами табеля. Там создается своеобразный календарь. Рабочие и выходные дни рассчитываются отдельно: в рабочие дни ставится единица, в выходные дни не ставится ничего. 

Там же рассчитывается общее число рабочих дней. В ячейку вставляется функция «СЧЁТЕСЛИ». Ее также можно вставить двумя способами – либо выбрать в списке функций, либо набрать вручную. Пример использования:

=СЧЁТЕСЛИ(D3:R4;»»

  • D3:R4 – диапазон дат, в вашем случае может быть другой. 
  • D3 – 1 число. 
  • R4 – 30 число. 

Функция подсчитывает количество непустых ячеек (рабочих дней) в заданном диапазоне ячеек (дат).

Порядковый номер, ФИО, специальность и табельный номер вводятся вручную. Все данные берутся из личных карточек сотрудников. 

Автоматизация табеля учета рабочего времени в Эксель

На форме можно увидеть стандартные условные обозначения для учета различных ситуаций. С помощью средств автоматизации можно сделать так, что при внесении того или иного условного обозначения будет отображаться количество отработанных часов. 

К самым популярным обозначениям относятся:

  • В – выходной день.
  • Я – рабочий день.
  • ОТ – оплачиваемый отпуск.
  • Б – оплачиваемый больничный.
  • К – командировка. 

При желании можно ввести собственные обозначения, вплоть до точного времени прихода и ухода работника.

Для установки необходимого значения в табеле учета рабочего времени в Эксель нам потребуется функция «Выбор» и составленный чуть выше календарь. Составляем формулу. Пример: =ВЫБОР(D$3+1;»Я»;»В»). Я – явка, В – выходной день. Формула прописывается в одной ячейке, после чего копируется по всем датам. Пример того, что должно получиться, на рисунке ниже.

Учет рабочего времени сотрудников: таблица Excel

После этого нужно сделать так, чтобы в рабочие дни у сотрудников было проставлено отработанное время – восемь часов. Для этого можно использовать функцию «Если». Формула выглядит следующим образом:

=ЕСЛИ(AW24=”B”;””;8)

AW24 – адрес ячейки выше, В – выходной, “” – пустая ячейка, сюда можно также поставить «0». 8 – количество рабочих часов, если день не является выходным, т.е. является рабочим. 

Чтобы не заполнять формулу для каждой ячейки по отдельности, записываем ее в первую графу, цепляем и копируем на весь ряд.

Для подведения итогов нам нужно вычислить число явок каждого сотрудника. Для этого используем формулу «СЧЁТЕСЛИ». В данном случае работаем по всему ряду, для которого рассчитывается результат. Критерий успеха – наличие буквы «Я», которая обозначает наличие сотрудника на рабочем месте, или «К», если сотрудник находится в командировке. Как пример:

=СЧЁТЕСЛИ(AW32:DA32;”=Я”)+ СЧЁТЕСЛИ(AW32:DA32;”=K”)

Результатом будет количество дней, которые отработал данный сотрудник в течение календарного месяца. 

Далее нужно рассчитать количество отработанных часов. Проще всего – просуммировать значения по строке. Немного сложнее, но эффективнее будет использовать две функции:

=СУММ((СЧЁТЕСЛИ(AW26:DA26;”=8”)*8+СЧЁТЕСЛИ(AW26:DA26;”=K”)*8))

AW26:DA26 – это диапазон, в котором производятся измерения. Критерий – «Я» - «8». Дополнительный критерий – К, командировка, которая также оплачивается из расчета 8 часов в день. 

Формула копируется по всему перечню работников предприятия. В результате мы увидим такой шаблон табеля учета рабочего времени xls:

Пример табеля учета рабочего времени в excel

Разработка табеля учета рабочего времени в Эксель с нуля

С недавнего времени компании имеют возможность не использовать громоздкие унифицированные бланки. Сегодня, чтобы создать табель учета рабочего времени в Excel, достаточно сформировать небольшой документ с минимумом информации. Основное условие – использование определенной формы должно быть оговорено в учетной политике компании.

Простейшая таблица учета рабочего времени в Эксель оформляется следующим образом:

  1. В заголовке таблицы проставляем название – «Учет рабочего времени».
  2. Проставляем месяц – например, январь.
  3. Проставляем общий заголовок – «Дата». 
  4. Проставляем год.
  5. В первом столбце пишем имена сотрудников.
  6. Под общим заголовком «Дата» проставляем числа от 1 до 28-29-30-31, в зависимости от месяца, для которого составляется табель. 
  7. Два последних столбца – это сумма дней и сумма часов, отработанных каждым сотрудником. Здесь можно использовать простейшую формулу: =СУММ(B6:AF6). Данные в скобках – это диапазон ячеек по конкретному работнику. Он меняется в зависимости от того, кто выбран. Как вариант – можно сделать одну формулу в верхней ячейке и провести ее до низу.
  8. Чтобы рассчитать количество часов примем, что стандартный рабочий день равен 8 часов. Умножаем предыдущий абзац (число дней) на 8 и получаем формулу вида =AH6*8. Проводим ее до низа.

В итоге мы получим таблицу в Excel, в которой можно вести ежедневный учет рабочего времени сотрудников:

Учет рабочего времени сотрудников таблица excel: приход и уход работников

Кто должен заполнять табель учета рабочего времени в Эксель

Табель учета рабочего времени в Экселе заполняется сотрудником, которого назначает руководитель предприятия. Чаще всего это сотрудник отдела кадров. Работодатель либо издает отдельный приказ о том, что на данного сотрудника возлагаются обязанности по ведению табеля, либо прописывает соответствующую информацию в трудовом договоре.

Заполненный табель учета рабочего времени в сводной таблице передается в бухгалтерию (или по цепочке: кадровик – начальник отдела – бухгалтерия), после чего отправляется на хранение. 

Заполненная таблица табеля учета рабочего времени в Excel – это официальный документ по личному составу, имеющий непосредственное отношение к организации труда. Согласно ст. 22.1 Закона об архивном деле, такие документы должны храниться:

  • В течение пяти лет, если сотрудники работают в обычных условиях.
  • В течение пятидесяти лет, если сотрудники работают в опасных и / или вредных условиях труда.

Как фиксируется фактически отработанное время в табеле в Эксель

В небольших компаниях табель распечатывается в единственном экземпляре. На крупных предприятиях с множеством подразделений, департаментов и т.д., у каждого отдела должен быть свой документ.

Изменяя формулы или внося данные напрямую, можно вести табель двумя способами:

  • Сплошным. Идет фиксация отработанных и неотработанных часов. Если сотрудник присутствовал на рабочем месте, записывается «явка». Если сотрудник отсутствовал – указывается «неявка».
  • По отклонениям. Фиксируются не только явки и неявки, но и сверхурочные, опоздания, неполные дни (например, перед государственными праздниками).

О том, как оформляется и оплачивается сверхурочная работа, мы рассказали тут »

Как вести учет рабочего времени в Эксель

logo
Сайт использует файлы cookie, что позволяет получать информацию о вас. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Продолжая пользоваться сайтом, вы соглашаетесь с использованием cookie и предоставления их сторонним партнерам.