Как написать предложение о сотрудничестве

В данной статье вы узнаете, в чем особенности предложений о сотрудничестве и как их правильно написать.

Вы узнаете:

Что представляет предложение о сотрудничестве.
Кто и кому может написать предложение о сотрудничестве.
Как правильно оформлять коммерческое письмо.
Как отправляется предложение о партнерстве.

Отправитель и получатель письма о сотрудничестве

Доверить написание письма о приглашении к сотрудничеству можно не каждому сотруднику. Написанием текста занимается тот работник, в чьи обязанности входит развитие и продвижение. Согласовывает, а иногда и полностью составляет текст письма о сотрудничестве руководитель компании.

Получателем предложения является директор сторонней организации. Именно на его имя составляется непосредственное письмо. Также адресатом может быть заместитель директора и любое другое уполномоченное лицо.

Правила написания письма о сотрудничестве

Самое лучшее приглашение к сотрудничеству является своего рода крючком. Оно должно цеплять потенциальных партнеров и призывать к взаимному сотрудничеству. Структура письма должна быть максимально содержательной. Обратите внимание грамматические и стилистические ошибки. Идеальный итог получения предложения — согласие на сотрудничество или запрос детальной информации.

Деловое письмо с предложением о сотрудничестве является официальным документом. Несмотря на это, официального образца письма о сотрудничестве между компаниями нет. Предложение создается в свободной форме. Для удобства можно использовать образец делового предложения о сотрудничестве, который Вы найдете в конце статьи.

Человек, составляющий предложение, должен разбираться в грамматике, делопроизводстве и деловой этике. Грамотная структура текста письма с предложением включает:

Заголовок (не обязательно, но правильный заголовок может «зацепить» читателя).
Обращение (обращение должно начинаться со слова «Уважаемая/ый»).
Непосредственное предложение.
Подпись отправителя.

Структура предложения

При составлении письма клиенту или партнеру о сотрудничестве важно помнить о его обязательных составляющих. Письмо должно включать в себя:

Название компании-отправителя.
Фактический адрес организации.
Контактный номер телефона.
Ф.И.О. и должность уполномоченного сотрудника.
Суть предложения.

Дополнительно можно приложить документы или ссылки на нормативные акты, связанные с коммерческим письмом.

Партнерское предложение о сотрудничестве должно быть таким, чтобы получатель не захотел рассматривать другие приглашения. Не забудьте доступным языком изложить в письме основную суть предложения. Нельзя включать в текст размытые высказывания, длинные предложения или сложные термины. Адресант должен получить четкий и легко читаемый текст.

При составлении письма важно указать преимущества и выгоды предложения. Однако не стоит заполнять текст излишними характеристиками компании-отправителя. Достаточно упомянуть год образования организации, а также род ее деятельности. Дополнительно можно упомянуть важных партнеров и клиентов компании. В конец письма можно включить ссылку на сайт для просмотра дополнительной информации о компании.

Получите полное досье на вашу компанию и на компанию контрагента в сервисе «Генеральный Директор Контрагенты». Это бесплатно.

Посмотреть досье

Как договориться с конкурентами об эффективном сотрудничестве

Порой сотрудничество с конкурентами приносит больше пользы, чем явное соперничество. Казалось бы, данные об объемах продаж – конфиденциальная информация, однако некоторые Ваши коллеги предпочитают раскрывать эти сведения в обмен на полную статистику о продажах в регионах.

Смотреть варианты сотрудничества с конкурентами >>

Структура письма должна быть написана в призывной и побудительной форме. Рекомендуется избегать чрезмерных повествовательных предложений. Но делать это нужно аккуратно. Не стоит напрямую навязывать компании-получателю свои услуги. Основная мысль предложения рекомендуется помещать либо в начале, либо в конце письма. Связано это с тем, что начало и конец текста больше всего запоминаются читателю.

По статистике, большинство получателей предложений о сотрудничестве тратят на его прочтение не более одной минуты. Если предложение получилось слишком длинным, рекомендуется убрать излишнюю информацию. Если сокращать нечего — разделите текст на абзацы и включите маркированные списки. Это позволит структурировать текст и сделать его комфортным к восприятию.

Скачать пример письма о сотрудничестве, разделенного на абзацы >>

Оформления письма о сотрудничестве

Существует два вида оформления коммерческого предложения:

Написанный «от руки».
Напечатанный на компьютере.

Вариант ручного написания письма считается устаревшим. Но, как показывает практика, зачастую он более эффективный. Многие руководители не любят пользоваться современными технологиями и работают в «классическом» формате.

Вариант печатного письма считается более привычным. Компания отправитель может создать готовые электронные образцы предложений к сотрудничеству. Так, при повторной отправке предложения компании понадобится лишь сменить адресанта письма и другую неактуальную информацию. Кроме того для облегчения работы отправитель может брать на сайте сторонней организации ее готовые шаблоны с реквизитами.

Дата проставляется лишь в том случае, если письмо содержит информацию о временной акции или ином краткосрочном специальном предложении.

Способы отправки письма о сотрудничестве

Существует несколько способов отправки коммерческих писем. Каждая компания должна подобрать наиболее оптимальный вариант отправки. Разберем самые популярные способы.

1. Электронная почта. Это самый простой, быстрый и доступный способ отправки сообщения. Важный нюанс — письмо должно быть составлено таким образом, чтобы оно не попало в папку «спам».

2. Стандартная почта. Данный способ отправки писем является самым надежным. Предложение о сотрудничестве в любом случае дойдет до адресанта. Тем не менее, есть один всем известный минус — скорость отправки. Поэтому для создания массовых рассылок лучше использовать электронную почту.

3. Факс. Этот способ является достаточно устаревшим. Тем не менее, многие компании все еще принимают по факсу различные письма и документы.

4. Современные способы связи (социальные сети, мессенджеры). Данный способ подойдет для тех компаний, которые уже знакомы друг с другом. Незнакомой организации отправлять предложения рекомендуется более формальным способом.

Инструкция по написанию предложения по сотрудничеству

Как только Вы разобрались с тем, как написать письмо с предложением о сотрудничестве, необходимо приступать к его составлению. Процесс написания включает в себя 10 этапов. Разберем их подробнее.

1. Написание заголовка. Руководители, секретари и иные сотрудники, чья деятельность связана с разбором корреспонденции, зачастую бывают заняты. Для того чтобы оценить важность письма, они могут ограничиться лишь беглым просмотром по заголовку текста. Оценив заголовок, сотрудник решает, несет письмо в себе ценность или нет. Именно поэтому важно четко формулировать тему письма. Заголовок должен пробуждать желание адресанта открыть письмо полностью. Важный нюанс — в заголовке не стоит продавать услуги. Для максимальной эффективности компания может создать несколько примеров предложений о сотрудничестве. Протестировав каждый из них, организация сможет понять, какой вариант является наиболее оптимальным.

2. Изложение проблемы. Копирайтеры и иные сотрудники в сфере корпоративного сотрудничества считают, что качественное предложение о сотрудничестве должно упоминать проблемы получателя. Опишите актуальные боли и проблемы адресанта. Это позволит «зацепить» и побудить его к дальнейшему прочтению.

3. Предложите способы решения проблемы. Одного упоминания проблемы недостаточно. Для того, чтобы получатель осознал важность письма предложите ему эффективные способы решения описанной ранее проблемы. Примерами решения могут быть полезные услуги или взаимовыгодное партнерство.

4. Цена сотрудничества. Большинство компаний при написании предложения о сотрудничестве опасаются упоминания в тексте стоимости продукции или партнерства. Существует стереотип, что это может отпугнуть читателя и потенциального партнера. Однако на деле рекомендуется указывать в тексте точную цену сотрудничества. Это позволит получатель самостоятельно решить, выгодно ли ему такое партнерство. Если Вы боитесь отпугнуть адресанта, рекомендуется не прятать, а четко обосновывать стоимость партнерства.

5. Побуждение к действию. После описания деталей предложения необходимо подтолкнуть получателя письма к действию. Призыв должен быть четким и понятным. Определите, какая цель отправки коммерческого предложения о взаимном сотрудничестве? Хотите ли Вы получить дополнительные заявки? Или Вы предусматриваете сотрудничество по бартеру? Четко и недвусмысленно сформулируйте свои потребности. Опишите все бонусы и выгоды, которые получит другая компания. Например, это могут быть акции или хорошие скидки.

6. Контактная информация. Помимо основного номера телефона рекомендуется указывать дополнительные каналы связи. Это может быть ссылка на сайт, аккаунт в социальных сетях, никнейм скайпа и т.д.

7. Дата отправки. Чтобы адресант не запутался в письмах, рекомендуется указывать дату отправки сообщения. Особенно это касается исправленных версий писем.

8. Подпись отправителя. Наличие в письме инициалов и должности отправителя является обязательным. Ф.И.О. и должность автора должны указываться в начале текста. В бумажных вариантах писем рекомендуется проставление ручной подписи.

9. Проставление нумерации. Если в Вашем письме содержится несколько страниц текста, необходимо проставить нумерацию.

10. Оформление текста. Каждый абзац письма должен начинаться с красной строки. Для легкого восприятия рекомендуется добавление междустрочного интервала. Выравнивание текста по ширине делает письмо более презентабельным. При составлении печатного варианта предложение рекомендуется отдавать предпочтение стандартным шрифтам, например Times New Roman. Рекомендуемый размер шрифта —12-14 Пт.

После того, как все этапы пройдены, следует отправка письма. Не забудьте поинтересоваться, получил ли письмо адресант.