Анализ и оценка дебиторской задолженности предприятия: отчет по дебиторской задолженности

Виктор Кульбицкий, генеральный директор компании «Энерджи Логистика», Москва

Вы узнаете:

Как оценивать состояние дебиторской задолженности.
Как разработать отчеты для контроля дебиторки.
Какие показатели при этом использовать.

Как понять, что происходит с дебиторской задолженностью, если у генерального директора нет экономического образования, а в штате компании отсутствует финансовый аналитик? Дебиторка в 3 млн руб. – это много или мало?

Чтобы не тратить время на изучение условий договоров с клиентами и оценку возможных рисков, я разработал для себя два отчета: о взаиморасчетах с покупателями и о состоянии дебиторской задолженности. Расскажу подробно, какие показатели включать в отчеты и как часто их пересчитывать.

Скачайте образцы отчетов для контроля и оценки дебиторской задолженности:

Скачать отчет о состоянии дебиторской задолженности

Скачать отчет о взаиморасчетах с покупателями

Как составить отчет по дебиторской задолженности о взаиморасчетах с покупателями

Если компания работает на условиях отсрочки платежа, то главная задача руководителя – убедиться, что клиенты платят в срок и не злоупотребляют доверием. Отчетам коммерческой службы не всегда можно доверять. Менеджеры заинтересованы в росте продаж и часто соглашаются на невыгодные для компании условия. Например, отгружают товар покупателю, который не оплатил предыдущие поставки.

Отчет о взаиморасчетах с покупателями помогает мне нивелировать риски и контролировать сроки платежей. В Exсel можно создать удобную таблицу, чтобы отслеживать показатели по нескольким контрагентам.

Отчет об оценке дебиторской задолженности

Нажмите на изображения для увеличения

В отчет о взаиморасчетах с покупателями я включаю:

общие сведения;
финансовые условия сделок;
суммы последних платежей;
информацию о дебиторской задолженности;
комментарии бухгалтера или коммерческого директора.

Общие сведения. Указываю название компании, номер договора и счета, Ф. И. О. менеджера, который сотрудничает с контрагентом. Так проще контролировать дебиторку по контрагентам и исполнителям – сотрудникам коммерческого отдела.

Финансовые условия сделок. Отражаю в таблице дату и сумму, на которую отгрузили товар, дату оплаты по договору, длительность отсрочки и количество дней, оставшихся до платежа. Обратите внимание, как в договоре прописаны условия об отсрочке – в календарных или рабочих днях.

Сумма последних платежей. Поручите бухгалтеру проверить, какую сумму контрагент оплатил в кассу или перечислил на счет. Информация о последних платежах пригодится, если клиент оплачивает счет частями, например четырьмя равными платежами.

Информация о дебиторской задолженности. Указываю в отчете сумму текущей и просроченной дебиторки, длительность просрочки, пени и штрафы по договору, ожидаемую дату оплаты, общую сумму долга клиента по всем отгрузкам.

Комментарии бухгалтерии. Создайте в отчете поле, где коммерческий директор укажет, какие меры уже предприняли для погашения долга.

Как настроить таблицу оценки дебиторской задолженности организации для совместной работы

Для удобства создавайте Excel-файл с возможностью совместной работы. Для этого откройте отчет, на вкладке «Рецензирование» выберите «Доступ к книге», в открывшемся окне поставьте галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».

Поручите главбуху еженедельно формировать отчет и выкладывать на локальный сервер компании.

Чтобы снизить риск мошенничества, установите пароль и разграничьте права доступа. Выделите ячейки «Дата отгрузки», «Сумма отгрузки» и «Комментарии». На вкладке «Рецензирование» выберите инструмент «Разрешить изменение диапазонов», в появившемся окне нажмите кнопку «Создать». Укажите имя диапазона, например «Коммерческий отдел». После этого придумайте и подтвердите пароль.

По аналогии выделите ячейки и создайте второй диапазон – «Бухгалтерия», придумайте новый пароль. Воспользуйтесь инструментом «Защитить лист» на вкладке «Рецензирование», укажите третий пароль и подтвердите комбинацию. Сообщите главбуху и коммерческому директору пароли диапазонов. Теперь бухгалтерия и сотрудники коммерческого отдела могут заполнять только отдельные ячейки, к которым вы предоставили доступ.

Проверьте, как в вашей компании работают с дебиторкой

Редакция электронного журнала «Генеральный Директор» рассказывает, какие 3 документа необходимо изучить и проверить.

Проверить

Какие показатели включить в отчет о состоянии дебиторской задолженности

Отчет о состоянии дебиторской задолженности нужен, чтобы контролировать динамику дебиторки. Его я обычно формирую по итогам II квартала. Для этого использую показатели из отчета о финансовых результатах, бухгалтерского баланса и отчета о взаиморасчетах с покупателями.

Отчет по дебиторской задолженности

Оценка дебиторской задолженности организации

Нажмите на изображения для увеличения

В таблице Excel записываю информацию по контрагентам:

выручку от продаж;
суммарную и просроченную дебиторскую задолженность;
период оборота дебиторки;
коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности;
долю просроченных долгов;
темпы роста выручки и дебиторской задолженности.

Выручка от продаж. Скопируйте цифры из стр. 2110 отчета о финансовых результатах.

Дебиторская задолженность. Источник данных – стр. 1230 баланса. Чтобы упростить расчеты, использую показатели на конец периода.

Просроченная дебиторка. Сумму найдете в отчете о взаиморасчетах с покупателями, который сформировали на конец квартала.

Период оборота дебиторской задолженности. Здесь указано, сколько дней в среднем уходит у покупателей на погашение долгов. Чтобы рассчитать показатель, дебиторскую задолженность разделите на выручку и умножьте на количество дней в отчетном периоде. Например, в отчете о состоянии ДЗ период оборота дебиторской задолженности в I квартале 2019 года составил 30 дней = (2 477 013 / 7 381 920) 90.

Если показатель растет, пересмотрите условия отсрочки платежа для клиентов.

Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности. Если показатель растет – динамика дебиторской задолженности положительная, компания сокращает отсрочку платежей и число неплатежеспособных клиентов. Чтобы рассчитать коэффициент, выручку разделите на дебиторскую задолженность. Например, коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности в I квартале 2019 года равен 3 = (7 381 920 / 2 477 013).

Доля просроченной дебиторки. Рассчитайте как разность просроченной и суммарной дебиторской задолженности. Например, в I квартале 2019 года эта доля составляет 20% = (487 029 / 2 477 013) 100.

Чем ниже показатель, тем меньше у компании неплатежеспособных покупателей.

Темпы роста выручки и дебиторской задолженности. Если задолженность покупателей растет быстрее выручки, проверьте договоры, возможно, пора пересмотреть условия работы с клиентами.

Что еще предпринять для анализа и оценки дебиторской задолженности

Ограничьте полномочия менеджеров, если они предлагают новым покупателям товары на условиях отсрочки. Пусть запрашивают у потенциальных клиентов копии:

свидетельства о государственной регистрации юридического лица;
свидетельства о постановке на учет в налоговой;
приказа о назначении гендиректора и главбуха;
бухгалтерского баланса за три последних отчетных периода;
отчета о финансовых результатах за три последних отчетных периода;
деклараций по налогу на прибыль за два последних отчетных периода с отметками инспекции.

3 правила работы с проблемными контрагентами

Используем стоп-листы. Если клиент всегда платит вовремя, но допустил просрочку, мы прекращаем грузоперевозки, пока он не выполнит обязательств. Исключения делаем для контрагентов, которые заранее предупредили о возможных проблемах и предоставили гарантии собственников.

Нивелируем риски неоплаты. Если клиент нарушает сроки оплаты, он сможет воспользоваться услугами компании только при полном погашении долга и наличии банковской гарантии.

Пересматриваем условия сотрудничества. Если клиент допустил три просрочки в полугодии — дальше работаем только по предоплате.

Об авторе

Виктор Кульбицкий

Окончил Московский автомобильно-дорожный институт. В 2006–2009 годах – менеджер отдела снабжения компании «Альтаир», в 2009–2010 годах возглавлял группу обеспечения производства ГК «Электроинвест». В 2011 году основал компанию «Энерджи Логистика». С 2012-го – в нынешней должности.