Управление структурным подразделением – функции и методы

Важным условием успешной деятельности компании является рациональное построение его структуры, при которой все отделы работают взаимосвязано и без перебоев. Для этого требуется наладить четкое управление структурным подразделением – каждым, в зависимости от функций и задач, выполняемых на предприятии.

Что собой представляет структурное подразделение

Структурное подразделение – это часть компании, отвечающая за выполнение соответствующих производственных либо организационных задач сообразно с внутренним распорядком, с должностными инструкциями сотрудников.

Виды, особенности и признаки структурного подразделения

Законодательство не устанавливает порядок, при котором создается и организовывается работа структурных подразделений. Она может осуществляться индивидуально для каждого предприятия. Чаще всего создают:

• Управления. Обычно они формируются крупными холдингами для решения задач административного и управленческого характера. Основным моментом при создании является функциональный либо отраслевой признак. Управлением распределяются задачи для нижестоящих подразделений.
• Департаменты. Схожи с управлениями, исполняют те же функции, но структурно располагаются гораздо ниже.
• Отделы. Занимаются реализацией конкретного направления хозяйственной деятельности. Они также могут выступать как составная часть управления либо департамента.
• Цеха, участки, секторы. Являются нижними структурными звеньями предприятия. Отвечают за непосредственное решение задач, которые были поставлены вышестоящими подразделениями.

Основной признак структурного подразделения – оно не является самостоятельным субъектом хоздеятельности. Такие объекты не ставят на учет в ФНС, ПФР и ФСС. Они не имеют отдельных статистических кодов и не требуют индивидуального бухучета и баланса. Извещать о создании и упразднении структурных подразделений нужно, только если производится перемещение рабочих мест.

Требования, предъявляемые к функциям управления структурным подразделением

Работа структурной единицы основана на определенном положении, которое создается руководителем компании сообразно с имеющимися законодательными нормативами. Документ может состоять из пяти разделов, включающих общие положения, количество и состав работников, выполняемые функции и задачи, цели и способы их достижения, порядок назначения начальника.

Чтобы обеспечить безостановочную плодотворную работу, структурная единица должна действовать соответственно требованиям:

• Централизованному подчинению. Каждому из сотрудников нужно отчитываться напрямую начальнику отдела. А руководитель обязан систематически отчитываться перед гендиректором.
• Гибкости работы. Требуется достаточно быстрая реакция на любые перемены, происходящие не только в компании, но и вне ее.
• Четкой специализации каждого отдела. То есть ответственности за определенную сферу деятельности.

Не допускается высокая нагрузка на одного начальника. Например, в среднем звене может быть не больше 20 работников.

Вне зависимости от направления деятельности от структурной единицы требуется экономия денежных ресурсов любыми доступными способами.

Как распределить функции между структурными подразделениями

Между отдельными структурными подразделениями нередко возникают конфликты, связанные с тем, кто должен делать ту или иную работу.

Рассмотрим на примере медицинских осмотров. Помимо собственно освидетельствования необходимо составить списки, оформить направление на прохождение осмотра, принять, отработать и отправить на хранение заключение по итогам. Согласно Трудовому кодексу РФ, всей деятельностью, связанной с проведением медосмотров, занимается служба охраны труда. Однако в отдельных нормативных актах, которые регулируют работу службы охраны труда на предприятии, эти функции напрямую на нее не возложены. Как следствие, зачастую этой работой занимается отдел кадров.

Во избежание возможных конфликтов, необходимо четко разделить все функции между определенными структурными подразделениями и закрепить их в соответствующих положениях. Кроме этого, обязанности по выполнению определенных работ вносятся в должностные инструкции сотрудников.

Среди основных управленческих функций отдела – планирование, оптимизация внутренних процессов, проведение координационных и мотивационных мероприятий, контроль, учет. Формированием функциональных направлений занимается руководитель. Задачи прописываются по убыванию, от наиболее до наименее важных.

Функции не должны дублироваться. Различные структурные подразделения не должны выполнять одни и те же задачи. Руководящие функции менеджеров также не должны иметь пересечений. Если перед несколькими подразделениями стоит общая задача, их работа согласовывается.

Все функции должны иметь четкое временное или числовое выражение. Это позволяет оценить качество их выполнения и сделать соответствующие выводы.

Функции управления структурным подразделением 

Структурная единица отвечает за выполнение определенных функций, установленных положением предприятия в зависимости от сферы и вида деятельности конкретного управления, департамента или отдела. Но если сформулировать общими понятиями, то к главным управленческим функциям можно отнести стратегическое и тактическое планирование, обеспечение регулировки действий, мотивации и координации, контролирования и учета.

Правила разработки

Формирование функциональных направлений производится руководством. К ним предъявляются определенные требования:

• Чтобы сформулировать функции, необходимо одновременно выставить задачи подразделения.
• Функции в документации должны быть указаны по степени убывания, то есть от первостепенных к менее важным.
• Разные структурные единицы не должны заниматься одной и той же работой. То есть не допускается повтор функций у различных звеньев компании.
• Если отдел связан с прочими структурными единицами, их функциональные действия требуют согласования. Это нужно во избежание противоречий.
• В любой из функций обязаны содержаться определенные временные либо числовые выражения. Они нужны, чтобы оценить качество работы.
• При формировании функций надо учитывать то, что они не могут пересекать границы полномочий руководителей.

Важно также правильно организовать взаимоотношения между различными звеньями предприятия. Особое внимание нужно уделять вопросам, которые связаны с руководящими функциями. Несмотря на наличие у начальника структурного звена значительных управленческих полномочий, он обязан безоговорочно выполнять любое приказание либо требование гендиректора в рамках закона и должностной инструкции.

Что должен уметь руководитель структурного подразделения

Ответственность за решение задач по управлению структурным подразделением организации несет руководитель. Он:

• выполняет работу, основываясь на способах и моделях, делегированных вышестоящим начальником либо избранных им самостоятельно;
• следует системе контролирования и отчетности;
• вправе предоставлять свои полномочия подчиненным. (Но ответственный за итог только он).  

Выбор руководителя основывается на определенных требованиях к человеку. Он должен уметь применять современные методы, способы и инструменты управления сотрудниками с учетом профессиональных стандартов, региональных и отраслевых потребностей. Важным навыком руководителя является способность планировать деятельность структурной единицы и сотрудников, организовывать работу, осуществлять контроль выполнения поручений и задач, а кроме этого разрабатывать планирующие и распорядительные документы, системы которые стимулируют и мотивируют работников.

Методы управления структурным подразделением организации

Методом здесь называют технологию, направленную на исполнение управленческих функций и, одновременно, на влияние на работников компании с целью стимуляции их работы, создания условий для творчества, заинтересованности и активности.

В основе первых лежат законы экономики. Идет воздействие на материальные интересы предприятия и работников. Во главе угла лежит применение хозрасчета, построение планов и прогнозов, экономического анализа, материального стимулирования и мотивации.

Организационно-административные методики управления структурным подразделением организации зависят от законов предприятия и правильного взаимодействия его сотрудников. Они, в свою очередь, бывают:

• Стабилизирующими. Нужны для установления продолжительной связи между сотрудниками в управленческих системах. Касаются управления предприятием, создания оргструктуры, штата, нормативов, регламента, контролирования и надзора.
• Распорядительными. Позволяют оперативно управлять деятельностью сотрудников в структурных единицах. Реализация этих способов осуществляется в виде постановлений, соглашений, приказов, распорядительной документации, указаний.
• Дисциплинарными. Применяются, чтобы поддерживать стабильное состояние организационных связей, а также ответственное отношение сотрудников к исполнению обязанностей. Сюда входят: контроль поведения персонала с учетом правил и нормативов, создание и использование мер поощрения и наказания.

Социально-психологические методики представляют технологии воздействия на личностное и коллективное поведение, настроения внутри предприятия, микроклимат в компании, формирование уважения членов команды друг к другу. В менеджменте такие методики относят не только к нравственно-моральным. Они имеют и материалистичную направленность, предполагающую доход либо издержки, поскольку в хозорганизациях любые процессы высчитываются с точки зрения трат и дохода, который получают от их использования. Эти методики основываются на законах соцразвития и психологии.

Такие управленческие методики бывают социального и психологического характера.

К первым причисляются социальное нормирование (работа по уставу, корпоративному распорядку, соблюдение внутриорганизационного этикета), стимуляция коллектива и отдельных сотрудников, исполнение соглашений, взаимных обязательств, удовлетворение соцпотребностей. Психологические применяются для приведения в гармонию отношений среди персонала компании и создания благоприятного микроклимата. К ним причисляют гуманизацию труда, профотбор и обучение сотрудников.

Как организовать работу структурного подразделения

Возможность передачи начальником части полномочий работникам зависит от того, в какой области ведется деятельность структурной единицы, а также границ ответственности руководства. При этом необходимо строгое следование отчетной и контрольной системе. Отвечает за итоги работы непосредственно начальник.

Деятельность нужно организовать таким образом:

• В начале отчетного периода начальник составляет план работ, закрепляемый в соответствующей документации.
• После следует постоянный мониторинг итогов деятельности для своевременной реакции на отклонения и коррекции «слабых мест».
• В завершение запланированного отрезка времени выполняется проверка на соответствие итоговых значений плановым.

Текущий контроль ведется в процессе создания конечного продукта либо осуществления проекта. При этом контролироваться могут как общие итоги социально-экономического плана, так и личные показатели изготовляемой продукции.

Завершающий (последний) контроль проводится после исполнения работы. Выполняется сравнение полученных итогов с запланированными. Такой контроль предотвращает повторное появление ошибок, дает возможность сопоставить, насколько реальны были планы, и установить эффективность.

Чтобы правильно управлять подразделением, его руководитель должен научиться принимать правильные управленческие решения, знать методики и инструменты деловой оценки и развития персонала, а также четко координировать все этапы деятельности управления, департамента и отдела.