Контроль удаленной работы — важный элемент успешного управления распределенными командами. В материале разбираем, когда он критически важен, как внедрить его без вреда для мотивации сотрудников и какие инструменты обеспечат прозрачность процессов и защиту данных.
Зачем вводить контроль работы удаленных сотрудников
Эра удаленки началась задолго до пандемии коронавируса. До 2020 года многие компании эффективно работали в таком формате. По мере того как он стал получать все более широкое распространение, появилась и необходимость в организации соответствующих процессов. Одной из приоритетных задач стал эффективный мониторинг деятельности персонала и команд на удаленке.
Для чего нужен контроль работы удаленных сотрудников? Процесс преследует две важные цели:
-
Повышение показателей эффективности. Если специалисты знают, что за их деятельностью следят, то от своих задач они отвлекаются гораздо реже. Результат – рост продуктивности и выполнение нормативов и показателей.
-
Защита информации и конфиденциальных данных. В определенных сферах специалисты, работающие удаленно, должны иметь доступ к информации, которая относится к категории персональной. В том числе сведения коммерческого характера. Мониторинг позволяет минимизировать риски их утечки.
Отдельно следует отметить контроль работы удаленных сотрудников, труд которых оплачивается по часам. В этом случае без регулярного и даже постоянного «аудита» не обойтись. К примеру, чтобы рассчитать зарплату такому специалисту, необходимо точно знать, сколько часов он фактически отработал.
Важный момент – перед тем как приступить к контролю удаленного персонала, необходимо заручиться его согласием на это. В частности, в регламентах в обязательном порядке прописывается, что он предусмотрен. С этим регламентом специалист должен будет ознакомиться и подтвердить, что согласен на такие условия – письменно.
Как контроль удаленных работников регулируется на уровне ТК РФ? В статье 22 зафиксированы права, которые работодатель может распространять на специалистов в найме. В них указано и право требовать выполнения всех обязанностей. Сюда входит и возможность установления отслеживания работы. Работодатель оставляет за собой право налагать запрет на посещение сторонних ресурсов в рабочие часы.
При этом отслеживать информацию, которая имеет отношение к специалисту, но считается личной, работодатель не может. К примеру, если специалист справляется со своими задачами в срок и на требуемом уровне, то руководитель не вправе предъявлять ему претензии, проверять, откуда именно велась работа – из дома, коворкинга или из кофейни.
Увольняют удаленный персонал, к слову, точно на таких же основаниях, что и «очников». В таких ситуациях работодатель ориентируется на ТК РФ (статью 81). Она распространяется на случаи, когда специалист предоставил третьим лицам конфиденциальную информацию. Согласно статье 312.8 Трудового кодекса, работодатель может расторгнуть договор, если удаленщик в течение двух дней не выходит на контакт, либо в случае, если он оказывается в месте, где нет стабильной связи.
Типы контроля удаленных работников
Как контролировать удаленных сотрудников? Сегодня эти процессы происходят с использованием различных технических средств и программ. Чтобы выбрать их правильно, следует определиться с целью.
Контроль результата
Наиболее распространенный и полезный, а в ряде случаев необходимый формат. Каким может быть такой контроль дистанционных работников:
-
Проектный. Оценивается сам факт выполнения проекта, то есть финальные результаты.
-
Промежуточный. Проект разбивается на несколько небольших задач. На выполнение каждой из них отводится определенное время. И деятельность проверяется на всех этапах.
Практикуется точечный контроль качества – удаленная работа проверяется по точкам, которые выбираются произвольно. Такой метод применяется в крупных компаниях, где рабочие процессы имеют потоковый характер. Они делятся на задачи, подзадачи.
Контроль процесса
Чтобы гарантированно получить от удаленного сотрудника нужный результат или показатель, некоторые компании практикуют мониторинг процесса. В частности, для этого используются технические системы, осуществляющие учет:
-
Фактически отработанного времени.
-
Времени, потраченного на выполнение конкретной задачи.
Широкое применение получил управленческий мониторинг. В рамках этого способа осуществляется постановка определенных задач, регулярное отслеживание KPI.
Безусловно, важную роль играет и намерение самих удаленных сотрудников контролировать свое рабочее время. В этом случае не обойтись без навыков самодисциплины. Без них, впрочем, работать удаленно вообще не получится.
Как оценить эффективность удаленной работы
Начать следует с разработки методики для проверки. Здесь многое зависит от специфики бизнеса, деятельности предприятия, его ресурсов.
В числе востребованных методов можно отметить:
-
Технические. В этом случае для учета времени и процессов применяется специальная программа контроля удаленной работы. Это могут быть различные таск-трекеры, CRM, аналитические приложения.
-
Организационные. Проводятся онлайн-совещания, регулярные созвоны, конференции. В некоторых компаниях такие мероприятия стараются время от времени проводить и оффлайн – конечно, если есть возможность собрать всю команду в одном месте.
Для оценки эффективности используются специальные метрики. Они разрабатываются индивидуально, с учетом особенностей проекта. К примеру, это может быть план по заключенным контрактам, звонкам, финансовые показатели за тот или иной период.
Многие предприятия оценили высокую эффективность использования технических решений. В современном формате они многофункциональны – так, в одной программе могут быть реализованы учет отработанных часов, опция отслеживания выполнения KPI, планов.
Плюс ко всему, такие программы позволяют собирать аналитические данные и на их основе корректировать рабочие и другие процессы, связанные с управлением.
Как тип контроля выбрать – зависит во многом и от специфики, которую имеет дистанционная работа, так как эффективность применения того или иного метода зависит от обязанностей специалиста, его задач. Также значение имеет и наличие CRM в компании. Если она есть и ей активно пользуются, на определенных этапах дополнительный контроль не нужен в принципе. К примеру, контролировать работу менеджеров по продажам на удаленке позволяет опция формирования отчетов, встроенная в CRM.
Нужно ли контролировать абсолютно всех сотрудников на удаленке? Такое решение должно приниматься в индивидуальном порядке. В некоторых случаях очевидной необходимости в мониторинге нет. Практика показывает, что контроль полезен в тех случаях, когда деятельность удаленщиков связана с задачами рутинного типа. Это может быть настройка кампаний по продвижению, обзвон клиентов, программирование.
Если на первом плане результат, целесообразно прибегать к точечному методу. Это полезно и эффективно в случаях, когда сотрудник весь день занимается своими делами, а затем за пару часов выполняет то, что было запланировано на семь или восемь. Фактически со своей задачей он справился, уложившись в установленный срок, поэтому претензий к нему быть не должно.
Системы контроля удаленных сотрудников
Регулярно на рынке ИТ-разработок появляются новые технические решения. Их можно выбирать в зависимости от функционала, конкретных задач и целей.
Среди наиболее популярных систем мониторинга можно выделить следующие сервисы:
-
CrocoTime. Программа позволяет отслеживать количество отработанных часов, отражает принцип распределения времени удаленщиков – на отдых и работу. Есть и другие опции, например, отслеживание ресурсов, которые сотрудник посещает в рабочее время.
-
Bitcop. Решение, которое работает в формате тайм-трекера. Оно помогает контролировать, как работают сотрудники на удаленке, следить за уровнем из загрузки, продуктивностью. Программа позволяет также фиксировать звонки. Реализована опция скрытого запуска трекера.
-
StaffCop. Система контроля удаленной работы, в которой реализовано несколько опций мониторинга. Это и учет задач, выполненных удаленным сотрудником, и учет времени, которое специалист провел за работой. Есть опция удаленного доступа к рабочему столу сотрудника.
Стоит учитывать, что самая современная и многофункциональная программа для контроля работы удаленных сотрудников – это не панацея и не универсальное решение. Более того, в ряде случаев ее использование может и вовсе демотивировать сотрудников. Не следует забывать, что многие специалисты умеют обходить запреты. Если им нужно в рабочее время сделать заказ на маркетплейсе, они могут сделать это со смартфона или планшета.
Системы отслеживания рабочего времени могут эффективно работать в комплексе с другими методами. А если процессы в компании или в команде организованы грамотно с самого начала, то и необходимость в таких сервисах может отпасть сама собой.
К примеру, достаточно на старте распределить задачи максимально четко и понятно, разработать и обсудить с сотрудниками стадии и формы мониторинга. Каждый специалист должен понимать, что конкретно он должен сделать, на каком уровне и в какие сроки должна быть выполнена дистанционная работа, а оценка эффективности в этом случае будет проводиться посредством регулярных сеансов связи и отчетов. Это позволит не только следить за прогрессом, но и оперативно решать проблемы, появляющиеся в процессе.
Руководитель, команда которого работает удаленно, должен постоянно поддерживать с ней связь. Для этого сегодня есть масса инструментов – от электронной почты до мессенджеров. Не стоит забывать и о том, что такое общение поддерживает командный дух, помогает удаленщику ощущать свою причастность.
