Как оформить совмещение должностей​

Как оформить совмещение должности генерального директора и другого сотрудника

Если гендир по каким-то причинам отсутствует – болеет, находится в командировке, отпуске и т. п. и при этом в уставе организации не прописано, что функции руководителя организации исполняют несколько человек, нужно оформить совмещение. На кого возложить обязанности и как это оформить – в рекомендации Системы Генеральный Директор.

Правила совмещения должности гендира

Когда оформляют совмещение должностей

Возложение дополнительных обязанностей на сотрудника, который уже состоит в штате, может быть оправдано, если:

• действующий работник ушел в длительный отпуск или на больничный, но принимать новичка по срочному договору нецелесообразно;
• на одной из должностей объем обязанностей невелик, нет смысла создавать полную ставку, принимать на работу отдельного сотрудника;
• компания переживает экономический кризис и испытывает дефицит рабочей силы.

Чем внутреннее совмещение должностей отличается от совместительства

Главное отличие: при совместительстве сотрудник выполняет дополнительные задания в свободное от основной работы время (например, после ее окончания). Для этого работодатель заключает с ним отдельный трудовой договор и вносит сведения в трудовую книжку. Согласно ст. 284 ТК РФ, продолжительность рабочего времени на условиях совместительства не может превышать 4 часов в день. Соответственно, если норма рабочего времени в неделю составляет 40 часов, то для совместителя она будет равна 20 часов.

Совмещение и совместительство – это два разных режима труда. При них по-разному учитывается рабочее время и, соответственно, рассчитывается средний заработок сотрудника, отпускные, оплата временной нетрудоспособности и т.д.

Условия совмещения: какие должности можно совмещать

Трудовое законодательство не содержит прямых указаний, какие должности (профессии) можно совмещать в рамках одной организации. Однако на практике дополнительный функционал возлагается на работников схожих и смежных позиций.

Пример:

• маркетолог берет на себя обязанности smm-менеджера;
• кадровое делопроизводство частично могут разделить между собой бухгалтер и юрист (в части составления трудовых договоров, оформления приказов);
• помощник повара горячего цеха параллельно выполняет работу в холодном цеху и т.д.

Если на должности по совмещению сотруднику положены какие-либо льготы (дополнительный отпуск, сокращенный рабочий день, бесплатная выдача молока и лечебно-профилактического питания), а по основному месту работы – нет, то льготы предоставляются работнику только за те дни, когда он совмещал обязанности не менее ½ рабочего дня.

Не следует совмещать должности, если дополнительная работа требует особой квалификации, специальных знаний, а также наличия разрешительных документов (например, медицинского осмотра, аттестации и т.д.).

Можно ли совмещать должность директора

Трудовой кодекс РФ не запрещает руководителю организации брать на себя дополнительные обязанности. Так, в небольших фирмах часто генеральный директор совмещает свою должность с работой главного бухгалтера.

Ранее действовало Постановление Совета Министров СССР №1145 от 04.12.1981, исключающее руководителей, их заместителей и помощников из перечня работников, допущенных к совмещению. И несмотря на то, что указанный документ утратил юридическую силу еще в 2009 году, до сих пор у многих вопрос вызывает сомнения.

Напомним: сегодня ничто не мешает всем категориям работников выступать совместителями.

Порядок оформления совмещения должностей​: инструкция

Шаг 1. Согласие сотрудника.

Чтобы начать документальное оформление, следует получить от работника письменное согласие (заявление) на совмещение должностей​.

Заявление составляется на имя руководителя предприятия в свободной форме.

В тексте можно использовать следующую формулировку: «В соответствии с частью 1 ст. 60.2 и ст. 151 ТК РФ, выражаю свое согласие на выполнение дополнительной работы в порядке совмещения по должности (название) с 01 апреля 2021 года».

Если на предложение принять дополнительный функционал работник ответил отказом, руководитель не вправе требовать от него выполнения работы сверх трудового договора, а равно накладывать дисциплинарное взыскание за отказ.

Шаг 2. Соглашение о совмещении должностей​.

Заключение отдельного трудового договора на совмещение не требуется. Достаточно оформить между работодателем и сотрудником дополнительное соглашение к уже действующему договору. В таком двустороннем документе нужно указать:

• должность, на которую принимается работник-совместитель;
• объем и содержание дополнительной работы;
• срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительный функционал;
• размер доплаты за совмещение должностей.

В случаях, когда совмещение устанавливается новому сотруднику, допустимо прописать условия о дополнительной работе сразу при заключении трудового договора.

Шаг 3. Издание приказа о совмещении должностей​.

Далее на основании подписанного с двух сторон дополнительного соглашения, руководитель издает приказ о приеме сотрудника на дополнительную работу.

Содержание у документа такое же, как и при обычном оформлении на основную работу. Однако в тексте следует сделать ссылку на совмещение должностей (профессий).

Например, формулировка может быть такая: «Приказываю возложить исполнение обязанностей специалиста по кадрам в порядке совмещения на И.И. Петрову с ее согласия с 30.03.2021 на период до назначения на вакантную должность нового сотрудника. Размер доплаты 20 000 рублей в месяц».

С приказом работник-совместитель должен быть ознакомлен под роспись.

Вносить сведения о совмещении должностей в трудовую книжку сотрудника не требуется. Но руководитель обязан ознакомить совместителя под роспись с должностной инструкцией, а также иными локальными нормативными актами, которые непосредственно связаны с дополнительной работой. 

Срок совмещения должностей

Срок, на который сотрудник привлекается к дополнительной работе, необходимо прописать в каждом документе, который сопровождает процедуру совмещения: 

• в двустороннем соглашении с работником;
• в приказе руководителя.

Данное требование регламентировано ч. 4 ст. 60.2 ТК РФ.

Начальный срок совмещения – дата, с которой совместитель приступил к выполнению дополнительных обязанностей. 

Срок окончания – может быть либо строго определен, либо сформулирован как «до замещения в установленном законом порядке вакантной должности».

Если совмещение оформляется на период отсутствия постоянного работника (декретный отпуск, длительная болезнь или отпуск), то допускается формулировка «на время отсутствия (должность) Петровой И.И. по причине ее временной нетрудоспособности».

В любой момент совмещения работник имеет право отказаться от выполнения дополнительных обязанностей досрочно, а также работодатель может расторгнуть дополнительное соглашение с совместителем по своей инициативе.

Оплата совмещения должностей

Оформляя совместительство, необходимо учитывать, что сотрудник будет выполнять должностные обязанности на условиях неполного рабочего времени. По общим правилам, которые установлены пунктом 1 статьи 285 Трудового кодекса РФ, размер оплаты труда определяется пропорционально отработанному рабочему времени или с учетом выработки.

В трудовом договоре, который заключают с работником-совместителем, важно указать размер установленного оклада по должности и условие о том, как производится оплата труда, например, так: «Оплата труда производится пропорционально отработанному времени». Стоит отметить, что оплату работодатель должен производить по правилам, которые установлены трудовым договором (письма Минтруда России от 20.10.2021 № 14-1/ООГ-9857, Роструда от 19.03.2012 № 395-6-1).

При оформлении внутреннего совмещения должностей или профессий работнику выплачивают доплату. Это дополнительные выплаты, которые работодатель производит в рамках трудового договора. Размеры доплат стороны должны определить самостоятельно (ч. 2 ст. 151 ТК РФ) и указывать в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Расчет доплаты за совмещение должностей 

Порядок и условия осуществления доплаты при совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы устанавливается ст. 151 ТК РФ. 

В законе нет строгих правил, как производится расчет с совместителем, не установлен минимальный и максимальный размер дополнительной оплаты.

Стороны обычно определяют сумму самостоятельно, исходя из содержания и объема дополнительной нагрузки, квалификации сотрудника и других факторов. Размер доплаты обязательно должен быть указан в приказе руководителя и прописан в соглашении сторон.

Допустимы следующие варианты:

• твердая сумма;
• проценты от часовой или дневной ставки (оклада) сотрудника;
• проценты от часовой или дневной ставки (оклада), которая установлена для замещаемой должности.

Для работников, которые выполняют одинаковое совмещение (например, делят одну должность по ½ ставки на условиях совмещения), условия доплаты должны быть равными. Иначе Роструд может расценить это как дискриминацию в сфере оплаты труда.

Доплата за совмещение должностей относится в категории компенсационных выплат, облагается НДФЛ и страховым взносами, включается в средний заработок сотрудника для исчисления отпускных, больничных, пособий по беременности и родам, пенсионных выплат и во всех иных случаях.

Распорядок дня и график рабочего времени при совместительстве

Работать по совместительству работник может в свободное время от основной работы (ч. 1 ст. 60.1 ТК РФ). Это значит, что, если, к примеру, рабочее время на основной работе с 9.00 до 18.00, то работу по совместительству работник может выполнять как до начала рабочего дня по основной работе, так и по его окончанию. Таким образом, при оформлении совместительства общее (или совокупное) рабочее время сотрудника продлевается.

Продолжительность ежедневной работы на условиях совместительства не должно превышать 4 часов (ч. 1 ст. 284 ТК РФ). А в рамках совмещения должностей сотрудник работает в течение установленной продолжительности рабочего времени (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ). При этом общая продолжительность его времени работы не увеличивается. Эти факторы являются решающим при выборе способов оформления дополнительной работы.

Ограничения в режиме совмещения должностей

Законодательством РФ не установлены ограничения для совмещения профессий (или должностей).

Не ограничено и общее количество совмещаемых должностей одним работником, а также и количество сотрудников, между которыми будет распределена дополнительная работа по одной должности. Также нет и ограничений по времени совмещения должностей, так как оно происходит в рамках продолжительности рабочего времени, которое предусмотрено для основной работы.

Окончание совмещения должностей​

Есть несколько оснований, по которым прекращается совмещение должностей (профессий). Рассмотрим каждое из них.

1. Истечение срока, установленного дополнительным соглашением сторон.

Период совмещения автоматически прекращается, когда истекает срок, установленный по соглашению сторон: конкретная дата или момент замещения вакантной должности. Руководителю следует издать приказ о прекращении совмещения и ознакомить сотрудника с ним под роспись.

2. Досрочный отказ сотрудника от дополнительной работы.

3. Досрочной отказ работодателя от привлечения сотрудника к совмещению.

Руководитель уведомляет сотрудника-совместителя в письменной форме за 3 рабочих дня до расторжения дополнительного соглашения. Если досрочно от совмещения отказывается работник, то обязанность предварительного письменного уведомления (также за 3 рабочих дня) относится на него (ч.4 ст. 60.2 ТК РФ).

Рекомендуем подписать к трудовому договору дополнительное соглашение об отмене совмещения, хотя такой документ не обязателен. А вот приказ генерального директора в обоих случаях издать нужно.