Затраты на персонал: как рассчитать, оценить и сократить расходы

Расходы на персонал относятся к наиболее затратной части бюджета компании. В статье расскажем, что они в себя включают, как и где вести учет и за счет чего их можно сократить.

Что относится к затратам на персонал

Основные затраты на персонал перечислены в инструкции Госкомстата РФ от 19.07.1995 и включают 3 группы затрат:

1. Оплату труда, или фонд заработной платы.
2. Социальные выплаты.
3. Затраты, не относящиеся к фонду заработной платы и социальным выплатам.

Как выбрать и установить систему оплаты труда

Татьяна Кутузова, главный редактор Системы Генеральный Директор (Актион Управление)

Чтобы установить систему оплаты труда, определитесь с ее видом и зафиксируйте в коллективном, трудовом договоре или другом локальном акте. Если в организации или ИП есть профсоюз, согласуйте с ним выбранную систему. Как это сделать, подробно расскажу в решении Системы Генеральный Директор.

Виды систем оплаты труда

К затратам на персонал по оплате труда относятся:

Виды затрат на персонал

Прямые расходы на сотрудников

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) составляет 13%. Это затраты на работников и управленческий персонал, которые перечисляет работодатель, так как он относится к налоговому агенту. При трудоустройстве многие сотрудники задают вопрос: «Какую сумму я буду получать на руки?». Это – зарплата, которую работник получит после вычета подоходного налога. Для работодателя это значит, что ему нужно заложить в ФОТ (фонд оплаты труда) на 13% больше, чем будет выплачиваться работнику ежемесячно. Например, сотруднику пообещали платить 70 тысяч рублей. Затраты работодателя будут такими:

1. Начисляется – 70 000 / 0,87 = 80 459,77 рубля.
2. НДФЛ составит 10 459,77 рубля.
3. К выплате – 70 000 рублей.

Страховые взносы за работников

В затраты на производственный персонал и руководящий состав входят страховые взносы, выплачиваемые в страховые фонды. Сумма НДФЛ отражается в расчетном листке, а размер страховых взносов сотрудник может и не знать. Но за него ежемесячно переводят:

1. На пенсионное страхование – 22%. При превышении определенного лимита общей суммы размер взноса сократится до 10%. В 2022 году таким пределом была сумма в 1 565 000 рублей.
2. На обязательное медицинское страхование (ФОМС) – 5,1%. Лимиты для этого платежа не установлены.
3. В Фонд социального страхования (ФСС) – 2,9%, в эту сумму не входят взносы от несчастных случаев.
4. Страховые взносы «на травматизм» в ФСС составляют от 0,2% до 8,5%. Их не взимают за работников, которые оформлены по договорам гражданско-правового характера. Размер взноса определяют в зависимости от того, каков уровень профессионального риска на рабочем месте. Чем опаснее работа, тем выше размер взноса.

Косвенные виды затрат на персонал

Социальный пакет. Многие компании создают для сотрудников комфортные условия, оплачивают для них полис ДМС, горячее питание, путевки в санаторий, проезд до работы и обратно, аренду жилья для иногородних. В этот же раздел входят новогодние подарки для детей сотрудников, затраты на спортзалы и фитнес-клубы, негосударственные виды пенсионного страхования.

Обучение. Во многих сферах нельзя обойтись без систематического повышения квалификации сотрудников. Эти затраты также закладывают в бюджет. Работодатель оплачивает курсы, тренинги, семинары и конференции.

Оценка персонала. Мониторинг качественной работы персонала тоже стоит денег. Это важно учитывать при формировании бюджета.

Поддержка удаленных сотрудников. Работник, который выполняет свои обязанности на дистанте, не нуждается в помещении и мебели, но собственник должен компенсировать расходы на интернет, на мобильную связь и компьютерную технику.

Информационные технологии. В постоянные затраты на персонал входят расходы:

• на лицензионное программное обеспечение (Microsoft, 1C, Adobe Photoshop);
• справочно-правовые системы;
• общекорпоративные приложения, например, почту или службы каталогов;
• корпоративные информационные системы, например, ERP, CRM, HR или бухгалтерия;
• цифровую инфраструктуру – серверы, системы хранения данных и сеть;
• дополнительные приложения, например, системы управления технологическими процессами, банковские, складские и логистические системы.

Как снизить расходы на IT-поддержку

Если нужно оптимизировать расходы компании на информационно-технологическое обеспечение, воспользуйтесь рекомендациями решения Системе Генеральный Директор. Оно подскажет, как и где можно сэкономить, не нанося ущерба корпоративной информационной системе.

Смотреть рекомендации

Переменные затраты на персонал

Размер переменных затрат напрямую зависит от уровня развития бизнеса. В связи с этим переменные затраты в разных компаниях отличаются. Это могут быть расходы на комфортное оборудование рабочего места, чай, кофе, сахар, сливки, электрочайник или кофемашину.

Потери

Если работники халатно относятся к выполнению должностных обязанностей или в компании плохая организация труда, это выливается в финансовые затраты, недополучение прибыли или упущенные возможности. Например, бухгалтер ошибся при расчете налогов, на компанию наложен штраф. Водитель систематически использует автомобиль в личных целях. Консультант торгового зала занимался личными делами и не уделял внимание покупателям, в результате чего была упущена прибыль.

Скрытые показатели затрат на персонал

К ним относится потеря рабочего времени и плохая организация процесса деятельности. Например, сотрудники часто отпрашиваются, опаздывают, уходят в отпуска без содержания. При этом уменьшается прибыль компании. А при плохой организации трудового процесса работодатель теряет огромное количество прибыли. Например, несвоевременно доставлены комплектующие для сборки, пришло время отправлять товар заказчику, а он не собран. В результате компании приходится платить неустойку партнерам.  

Управление затратами на персонал или бюджетирование расходов

Фонд оплаты труда (ФОТ) и налоги могут забирать до 90% общего бюджета компании. По этой причине важно распределять и планировать средства таким образом, чтобы бизнес приносил прибыль. Бюджетирование относится к календарному планированию расходов на персонал компании на год, полугодие или на квартал. В основе лежит стратегия развития бизнеса. Например, владельцы компании планируют сократить штат или численность. В бюджете следует предусмотреть расходы на выплату сотрудникам, с которыми трудовые отношения будут разорваны. Кроме этого, при планировании бюджета следует учесть расходы на ФОТ, социальные выплаты и оплату командировок. Исходя из этого, составляют список и вносят в него весь бюджет расходов компании.

Как скорректировать бюджет и на чем можно сэкономить

Кирилл Линник, эксперт-практик по управлению финансами, бюджетированию и аналитике

В решении Системы Генеральный Директор найдете инструменты и стратегии по работе с бюджетом. Вы узнаете, какие статьи расходов можно резать, а какие трогать не следует. А также как скорректировать бюджет, чтобы своевременно реагировать на любые изменения рынка.

Узнать способы

Где и как вести учет расходов на персонал

Заработная плата и затраты на персонал должны учитываться в следующих документах:

1. Расчетно-платежной ведомости по форме № Т-49 – бланк рекомендован для малых и средних компаний.
2. Расчетной ведомости по форме № Т-51 – бланк используется при расчете заработной платы для всех категорий работающих и рекомендован для крупных компаний.
3. Платежной ведомости по форме № Т-53 – применяется при учете выплат заработной платы.
4. Лицевом счете по форме № Т-54 и № Т-54а – его должен заполнять бухгалтер на каждого работающего сотрудника на основании первичных документов о приеме на работу. Заполнение счета производят в течение года, отражают в нем ежемесячно все виды удержаний и начислений. Данные, содержащиеся в лицевом счете, представляют основание расчета средней зарплаты для оплаты отпуска, начислений по больничным листкам и пр. На каждого сотрудника ежегодно открывают новый лицевой счет.

Как рассчитать и оценить затраты на персонал

Приведем простой пример расчета бюджетирования затрат на содержание персонала на 6 месяцев:

Итого: 3 096 590 рублей

В основные этапы создания плана бюджета входит его составление, рассмотрение и утверждение руководством компании. Далее идет реализация под непосредственным контролем ответственных лиц и подведение итогов с общей оценкой результатов, которых удалось достигнуть.

Анализ затрат на персонал

В основе традиционных способов анализа лежит принцип ROI (Return On Investment – возврат инвестиций):

1. По долям от валовой выручки. Для проведения расчета от объема реализации товаров отнимают сумму общих расходов на персонал.
2. По средним видам затрат на одного сотрудника. Затраты делят на количество сотрудников в штате компании, а результат сопоставляют с полученным доходом.
3. Стоимость одного производственного часа. Для расчета сумму расходов на персонал делят на количество рабочих часов за один и тот же промежуток времени.

За счет чего можно сократить затраты на персонал

Затраты на административный персонал и производственных работников можно сократить с помощью разных способов.

Простой

По вынужденным причинам руководство может объявить простой. Например, если оборудование вышло из строя или контрагенты несвоевременно поставили комплектующие. На основании статьи 157 ТК РФ, в этот период работникам выплачивают 2/3 средней зарплаты.

График неполного рабочего времени

Эффективность затрат на персонал зависит от способа управления. Например, если работодатель планирует изменения в организационной структуре и в компании есть сотрудники, которые не могут быть уволены, например, беременные женщины, можно установить им неполный рабочий день. О смене графика персонал уведомляют за 2 месяца до введения изменений.

Суммированный учет рабочего времени

Статьей 104 ТК РФ для работодателя предусматривается возможность переносить оплату сверхурочных часов на конец расчетного периода – месяца, квартала или года. Это подходит компаниям, у которых наблюдаются сезонные колебания в производстве.

Сменный режим работы

При планировании затрат на персонал нужно учитывать следующее: если оборудование работает круглосуточно, целесообразно сделать график работы не только в дневные, но в вечерние и ночные часы.

Шестидневная рабочая неделя

Оценка затрат на персонал помогает понять, устанавливать в компании пятидневку или шестидневку. При шестидневке сотрудники работают 7 часов, в субботу смена сокращается на два часа. Шестидневка помогает выполнять больше работы, прибыль компании растет без дополнительных затрат на ФОТ.

Снижение расходов на сотрудников путем оптимизации штата

Если финансовая ситуация неблагоприятная, собственник задумывается о сокращении расходов на персонал. Оптимизировать штат можно методом объединения функций, когда один сотрудник совмещает несколько обязанностей. Или выбрать вариант, когда один сотрудник переключается с одной задачи на другую. Обязанности можно четко разграничить и отказаться от лишних единиц в штате. Это значительно сократит бюджет затрат на персонал.