Как экономить на транспортной логистике от 4 миллионов рублей в год: опыт одной из крупнейших птицефабрик «Волжанин»

Сократить расходы на доставку грузов и при этом сохранить качество поставок своей продукции — ключевая задача любого производителя. С этим успешно справляется один из крупнейших российских производителей яиц и мясной продукции ОАО «Волжанин». Рассказываем, с помощью каких инструментов компания планирует сэкономить 4 миллиона рублей за год на транспортной логистике и как собирается оптимизировать коммуникации с перевозчиками.

Проблемы грузовладельца, которые нужно было срочно решать

Иван Куприн, начальник отдела логистики компании «Волжанин»:

«У нас был дефицит поставщиков транспортных услуг. Часто один перевозчик закрывал 45% наших объемов. Если он отказывался от перевозки, возникали сложности с поиском другого исполнителя. Платформой, на которой мы искали транспортные компании, пользовалось недостаточное для нас количество перевозчиков.

Вторая сложность — логисты сами выбирали компанию, которая перевезет груз. Поэтому в выборе поставщика не было прозрачности. Информацию об участниках торгов сводили в таблицах Excel, и только на ее сбор логисты тратили минимум 1,5 часа — почти пятую часть рабочего дня. Пока логисты выбирали перевозчиков, последние находили другие рейсы и отказывались от перевозки. Закрывать объемы приходилось в авральном режиме. Это критичная для нас ситуация, поскольку мы ответственны за своевременную доставку грузов перед грузополучателями.

Существовала третья проблема, которая отнимала время — учет затрат на логистику вели также в Excel. Специалисты по логистике сводили десятки показателей и тратили часы рабочего времени, чтобы оценить эффективность затрат на доставку грузов».

Задачи, которые нужно было решить начальнику отдела логистики

1. Найти перевозчиков, готовых регулярно работать с «Волжаниным» по рыночным ставкам;
2. Выстроить прозрачный выбор перевозчиков и оптимизировать работу логистов, чтобы снизить объем рутинных задач;
3. Усилить контроль расходов на перевозку грузов.

Как «Волжанин» уже за 2 первых месяца сэкономили 600 000 рублей и нашли 5 проверенных перевозчиков 

Специалисты компании «Волжанин» исследовали рынок платформ для управления цепями поставок и проанализировали несколько вариантов. В итоге пришли к выводу, что для управления транспортной логистикой подойдет «Умная Логистика Cargo» — профессиональная платформа для управления цепями поставок и проведения тендеров и аукционов на перевозки.

Команда «Умной Логистики» за два дня изучила бизнес-процессы транспортной логистики «Волжанина» и сразу начала внедрять платформу. Общаться с командой «Волжанина» договорились в WhatsApp и Skype, а срочные вопросы решать по телефону.

На весь процесс внедрения ушло две недели:

• первая — на обучение работе в «Умной Логистике Cargo». Обучались начальник отдела логистики и два логиста;
• вторая — на подключение к системе транспортных компаний, с которыми логисты «Волжанина» работали ранее. Пользователи транспортных компаний также прошли обучение работе в сервисе.

Кроме того, ведущий региональный менеджер «Умной Логистики» показал логистам «Волжанина», насколько удобно работать с действующими транспортными компаниями внутри системы. Он научил их создавать аукционы и тендеры и обмениваться документами в одном месте — без использования почты и мессенджеров.

Уже во время изучения новых инструментов логисты начали размещать аукционы на перевозку и сразу нашли 5 проверенных транспортных компаний, с которыми на день публикации этой статьи продолжают регулярно сотрудничать.

В итоге благодаря 179 проведенным аукционам «Волжанин» снизили среднюю ставку за перевозку на 15%. И благодаря этому уже в первые 2 месяца сэкономили 600 000 рублей.

Логистам «Волжанина» теперь проще и быстрее коммуницировать с перевозчиками

1. Логистам больше не нужно уведомлять перевозчиков о новых заказах. «Умная Логистика Cargo» автоматически отправляет уведомления транспортным компаниям: всем или выборочно. 

   

2. Заявка на перевозку оформляется за минуту — подпись и печать прикрепляются автоматически. С помощью технологии SBT-обмена¹логисты за секунды отправляют и принимают заявки прямо внутри системы. Раньше они обзванивали все компании для сбора информации по заявкам, а затем распечатывали их, подписывали, ставили печати, сканировали, загружали в систему — производили слишком много лишних действий. 
3. Все отчеты по созданным аукционам строятся автоматически. Нужно нажать одну кнопку — построится отчет за весь месяц, который покажет количество проведенных аукционов, по каким направлениям они были разыграны и сколько с помощью них удалось сэкономить денег. Раньше подобные отчеты формировали в Excel. Кроме того, с помощью «Конструктора отчетов» есть возможность создавать персональные отчеты, чтобы выводить любую информацию для анализа работы транспортной логистики.
4. Выбор транспортных компаний теперь прозрачен. «Отчет по аукциону» позволяет контролировать сбор предложений по заказам: какие перевозчики участвуют в аукционе, какие ставки предложили и кто был более активным. Все перевозчики надежные: это проверенные пользователи «Умной Логистики», которые ведут учет своей деятельности в системе, принимают заказы на перевозку и доставляют груз до грузополучателей.

¹_{SBT-обмен (Secure Bid Transfer) — безопасный обмен заявками и бухгалтерскими документами между участниками сделки по защищенному каналу в «Умной Логистике».}

Так выглядит часть «Отчета по аукциону»:

Экономия еще 4 000 000 рублей

Логисты «Волжанина» регулярно проводят тендеры и аукционы на перевозку в «Умной Логистике Cargo», благодаря чему планируют сэкономить еще 4 миллиона рублей на транспортной логистике за 2020 год. 

«Умная Логистика Cargo» ежедневно решает реальные задачи пользователей

Команда «Умной Логистики» развивает платформу от релиза к релизу: появляются новые инструменты, которые упрощают выполнение ежедневных задач грузовладельцев и позволяют сократить затраты на доставку грузов.

Из последних нововведений:

• Анализ динамики реальных рыночных ставок с помощью обработки Больших Данных (Big Data). С помощью «Умной Логистики Cargo» можно анализировать реальные рыночные ставки по нужным направлениям;
• Автоматизация ЭДО — электронного документооборота внутри «Умной Логистики». Если грузовладелец отправил заявку перевозчику с помощью SBT-обмена, все прикрепленные документы по перевозке становятся доступными партнеру в разделе «Совместные документы». Доступ к документам будет всегда: любой можно найти за пару секунд. Это особенно актуально для проверок налоговой: все документы всегда под рукой, в одном месте и с привязкой к конкретной перевозке. 
• Контроль доставки транспортных документов по каждому рейсу с помощью «Отчета по статусам совместных документов»;
• Автоматизация выбора победителей тендера. Грузовладелец сам настраивает, что важнее — минимальная ставка или гарантированное количество машин. 

В планах на 2020 год — внедрить контроль исполнения бюджета и тайм-слоты (электронная очередь на погрузки и разгрузки). Также разработчики «Умной Логистики» реализуют возможность поиска перевозчиков, которые специализируются на нужных направлениях. 

Примечание:

ОАО «Волжанин» — одна из крупнейших птицеводческих компаний в России. Продукция птицефабрики признана лучшей в области обеспечения качества на конкурсе «100 лучших товаров России». «Волжанин» обладает устойчивой репутацией, которой доверяют крупнейшие международные, федеральные и локальные торговые сети: Auchan, X5 Retail Group, METRO Cash & Carry, «ОКЕЙ», «Дикси», «Лента» и другие.

«Умная Логистика Cargo» — платформа для управления цепями поставок и проведения тендеров и аукционов на перевозки. С помощью платформы грузовладельцы находят проверенных перевозчиков, обмениваются с ними электронными документами внутри системы, запрашивают котировки с рынка и сокращают затраты на доставку грузов минимум на 20%.