Госдума в третьем чтении одобрила законопроект о переходе на электронные трудовые книжки с 2021 года. Рассмотрим последние новости, касающиеся этой темы.
Вы узнаете:
- Когда введут электронную базу трудовых книжек.
- Каким образом будет осуществляться переход.
- Как будет выглядеть новая трудовая книжка.
- Риски введения электронной системы.
На конец 2019 года опубликованы следующие последние новости об электронной цифровой книжке:
- Работники могут подать заявление о предоставлении работодателю сведений в электронном виде до конца декабря 2020 года. В противном случае работодатель продолжит вести бумажную трудовую книжку.
- До 30 июня 2020 года работодатель обязан в письменной форме уведомить каждого работника о праве выбора между бумажной или электронной трудовой книжкой.
- С начала 2021 года для тех, кто впервые идет на работу, будет заводиться электронная, а не бумажная трудовая книжка.
- Работодатели будут обязаны каждый календарный месяц направлять данные о сотрудниках в Пенсионный Фонд Российской Федерации.
- Информацию о найме или увольнении работника необходимо будет направлять в Пенсионный Фонд на следующий рабочий день после подписания соответствующего приказа.
- В случае задержек передачи информации или отправку данных с ошибками будет введена система административной ответственности. Для начала будут лишь предупреждения.
- Изменения затронут около 60 млн работников.
5 ошибок, за которые чаще всего штрафуют работодателей
Узнайте из статьи электронного журнала «Генеральный Директор» опасные ошибки работодателей, чтобы подготовиться к проверкам и предотвратить штрафы.
Когда произойдет переход на электронные трудовые книжки
В соответствии с документом, с 1 января 2021 года работодатели по выбору работника смогут вести трудовые книжки в электронном виде.
Однако это не значит, что бумажная трудовая книжка утратит силу. Более того, сведения привычной книжки не потребуется в срочном порядке оцифровывать. Все будет происходить постепенно и автономно.
Отдельного закона о переходе на новую систему в законодательстве РФ не будет. Однако будут введены соответствующие корректировки в актуальный Трудовой Кодекс Российской Федерации.
Особенности перехода на электронные трудовые книжки
Главное правило внедрения новой системы – постепенность. Работодатели, работники и сотрудники пенсионного фонда будут иметь огромный запас времени. Этого времени хватит для плавного перехода и полноценной адаптации всех участников процесса. В последних новостях о переходе на электронные трудовые книжки приводится следующая очередность внедрения системы:
Подготовительные работы
На протяжении 2019-2020 года правительство Российской Федерации продолжит вести подготовительные работы. Будущий законопроект подробно рассматривают и изучают члены правительства. Также разрабатываются внутренние механизмы для формирования и защиты будущей базы трудовых стажей.
Читайте также: Переход на электронные трудовые книжки с 2020 года: к чему быть готовым работодателю »
Существование двух видов трудовых книг
Как говорилось ранее, главное правило перехода на новую систему – постепенность. С 2020 года в первое время будут одновременно существовать два формата трудовых книг: традиционная и электронная. До 31 декабря 2020 года каждый работодатель должен занести данные стажа своих сотрудников в единую базу. После внесения данных трудовые книжки должны быть выданы на руки работникам. В случае изъявления желания, сотрудник может написать заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книги. В такой ситуации работодатель будет вести сразу два формата книг: электронную и традиционную. Если до конца 2020 года работник не напишет подобное заявление, работодатель автоматически переведет его на электронный учет трудового стажа.
Заявление сотрудника о продолжении ведения бумажной трудовой книжки
Заключительный переход на новую систему учета
С 1 января 2021 года законопроект полноценно вступит в силу. С этого времени при трудоустройстве на новое место на работника не будет заводиться привычная трудовая книжка. Вместо книжки информацию о работнике внесут в единую базу пенсионного фонда Российской Федерации. С 2021 года граждане, устраивающиеся на новую работу, не увидят привычный формат трудовой книги.
Действия граждан для перехода на электронный учет
Министерство труда Российской Федерации опубликовала список, позволяющий облегчить процесс перехода на новую систему учета. Для того, чтобы к концу 2021 года у всех работников предприятия была сформирована электронная трудовая книжка, работодателям рекомендуется:
- Сформировать и внести поправки в локальный внутренний документ и трудовые договора.
- Подробно рассказать каждому сотруднику о запланированном переходе на новый формат учета трудового стажа.
- Дополнительно проинформировать работников об изменениях в письменном и цифровом формате. Каждый сотрудник должен быть на 100% проинформирован о планируемых корректировках. Связано это с тем, что в случае необходимости, сотрудники должны успеть написать заявление о сохранении традиционной трудовой книжки.
Как будет выглядеть электронная трудовая книжка
Утвержденного вида нового формата трудовой книжки еще нет. Однако предполагается, что в цифровой книжке будут иметься те же данные, что и в традиционной:
- Наименование организации.
- Дата трудоустройства.
- Текущая должность, специальность.
- Квалификация сотрудника.
- Срок трудоустройства.
- Основания для прекращения трудового договора.
Планируется включить в новый документ данные о наличии образования и поощрениях работника.
Где можно будет найти электронную трудовую книжку
Данные о трудоустройстве работника будут храниться в личном кабинете гражданина на сайте Пенсионного Фонда Российской Федерации. Кроме того, данные о стаже можно будет просмотреть на сайте государственных услуг или в соответствующем приложении на смартфоне. В случае необходимости работник сможет получить бумажный документ с данными своей трудовой книги. И работник, и работодатель будут иметь круглосуточный доступ к данным трудового стажа. Работодатели смогут просмотреть эту информацию с предварительного разрешения сотрудника.
Преимущества введения электронных трудовых книжек
Переход на новую систему учета трудового стажа имеет массу преимуществ. Рассмотрим основные плюсы:
- Упрощение ведения учета. Контроль данных о трудовой деятельности работника значительно упростится. Больше не потребуется вносить сложные правки в бумажные трудовые книжки при наличии ошибок или погрешностей.
- Сокращение трудовых задач. Количество сдаваемых бумажных отчетов в кадровых отделах значительно уменьшится.
- Легкий доступ к личной трудовой истории. Работники смогут с легкостью открыть свою трудовую историю и изучить стаж. Эта же информация будет доступна работодателям, сотрудникам Пенсионного Фонда и Налоговой Службы Российской Федерации.
- Упрощения найма и увольнения работников. При трудоустройстве и увольнении больше не потребуется заполнять бумажные отчеты и приказы. Все будет делаться электронно.
- Безопасность и надежность. Риск потери или порчи договора будет сведен к нулю. Вся информация о работниках будет храниться в электронной базе под надежной защитой.
Риски введения электронных трудовых книжек
Переход на новую систему создает у работников и кадровых отделов ряд опасений. Основные – это возможность утери большей части данных, а в следствии - сокращение будущей пенсии. Помимо этого, граждане опасаются следующих ситуаций:
- Хакерские взломы для изменения данных о накопленном трудовом стаже. О технологиях защиты информации читайте в нашей статье »
- Системные сбои, зависание единой базы и последующая потеря накопленных данных.
- Отсутствие технической оснащенности у некоторых компаний.
- Необходимость дополнительного повышения квалификации сотрудников кадрового отдела для дальнейшей работы с электронной трудовой книгой.
- Сложности во внесении данных в электронную базу.
Правительство понимает все опасения граждан и грамотно планирует процесс для минимизации рисков. Основную помощь в грамотном переходе оказывает поэтапное внедрение. Основная задача руководителей в этот момент – подробно проинформировать сотрудников, специалистов кадрового отдела, бухгалтеров о планируемых изменениях.
✪ Узнайте другие изменения в законодательстве в 2020 году »
