Табельный номер сотрудника: как присваивается и на каком основании

Вы узнаете:

• Для чего используется шифр.
• Как присваивается табельный номер работнику.
• Кем и кому присваивается индивидуальный шифр.
• Как присвоить табельный номер работнику.
• Где посмотреть табельный номер сотрудника.
• Как узнать табельный номер сотрудника.

Что такое табельный номер?

Табельный номер – это персональный цифровой код кадра. Он приписывается работнику с самого начала выполнения им трудовых функций. Номера на одном предприятии не должны повторяться, они персонализированы для каждого кадра. Простыми словами, персональный шифр – это строго индивидуальный код каждого кадра. В течение всего рабочего процесса на том или ином предприятии индивидуальный код сотрудника остается несменным.

Даже если сотрудник в один момент уйдет с компании, а затем снова заступит на работу, ему будет приписан старый табельный шифр.

Дополнительно требуется учесть, что табельный номер практически не внедряется в небольших предприятиях. Тем не менее, он обязательно используется в средних и больших компаниях.

Для чего нужен табельный номер работника

Рассмотрим, какие цели преследует внедрение в предприятие присвоение специальных цифровых шифров:

1. Табельный номер направлен на упрощение деятельности работников бухгалтерского отдела в задачах обработки и закрепления информации о внутренних передвижениях работников.
2. Табельный номер способен фиксировать по тому или иному сотруднику определенные записи и отметки. Они позволят в будущем грамотно рассчитать такие показатели, как размер заработной платы или сумму налогообложения.
3. Индивидуальный шифр работника обеспечивает возможность быстрого поиска данных о заработной плате, больничных отпусках, отгулах, сверхурочных работах, отпускных дней и иных данных по тому или иному работнику компании.

Тем не менее, ключевая цель назначения табельного специального номера – обработка времени, которое работник проводит на своей непосредственной трудовой должности. Для обработки данных специально уполномоченные сотрудники компании отмечают время прихода работника в компанию, время его ухода с работы, а также различные отлучки на обеденный перерыв или отходы по личным делам. В будущем данная информация позволит выявить, проработал ли сотрудник отведенный период или возможно он переработал отведенный срок. Исходя из этих данных бухгалтерия сможет правильно зачислить ему заработную плату.

Говоря о временном отрезке, который работник должен находиться на рабочем месте, можно выделить три ключевых варианта:

• Полноценный трудовой день (40 часов работы в неделю).
• Укороченный трудовой день (20 или меньше часов работы в неделю).
• Неполный трудовой день (рабочее время исчисляется в персональном порядке специальным соглашением между компанией и работником).

Зачастую последние два варианта используются для студентов, людей, не достигших совершеннолетнего возраста, пенсионеров и лиц с ограниченными возможностями.

Кем присваивается индивидуальный номер

Изучая тему табельного номера сотрудника, важно изучить то, кем и на каком основании он присваивается.

В каждой компании, которая проводит такой учет сотрудников, должен иметься работник, уполномоченный подобной функцией. Зачастую, таким сотрудником является либо руководитель отдела или компании, либо работник кадрового подразделения. Уполномоченный работник в дальнейшем отправляет информацию в бухгалтерию. Кроме того, подобным работником может быть непосредственный бухгалтер или специально назначенный табельщик. Должность табельщика особенно востребована в больших производственных предприятиях. Уполномоченный сотрудник проводит реестр и обработку присвоенных номеров, а также контроль над грамотностью их назначения и применения.

Кому присваивается номер

Рассмотрим: табельный номер присваивается сотруднику или должности. Индивидуальный шифр должен присваиваться всем работникам компании, в которой проводится табельный учет.

В частности, номер присваивается:

1. Работникам, трудоустроенным на предприятия на постоянной основе.
2. Временно нанятым работникам компании.
3. Внешним работникам предприятия, нанятым по совмещению.
4. Сезонным сотрудникам компании, нанятым на временную работу.

Важно учесть, если сотрудник совмещает работу в пределах единого структурного отдела предприятия, открывать на него отдельный персональный номер не требуется. Тем не менее, если его дополнительная должность относиться к другому предприятию или другому отделу, то назначение табельного кода становится обоснованным решением.

Каким образом присваивается табельный код

По общепринятому порядку учета кадрового или бухгалтерского отдела, табельные коды должны назначаться с единичного показателя. По мере роста численности работников компании, данное значение, соответственно, повышается в хронологическом исчислении. Пропуска в исчислении запрещены.

Для составления табельного кода применяются лишь арабские цифры. Шифровка номера с использованием дополнительных знаков, например, точек, запятых, кавычек и тире запрещена.

Тем не менее, вышеописанная информация не считается официальной и обязательной. В российском законодательстве не имеется особых актов, или каких-либо правовых понятий, регулирующих назначение табельных кодов. Поэтому в реальном режиме каждая компания имеет право самостоятельно выбирать, каким образом создавать и внедрять в свою деятельность табельные номера, и как их изменять в будущем.

В связи с тем, что табельный учет позволяет контролировать учет внутреннего документооборота компании, при присвоении табельных котов желательно следовать следующим указаниям:

1. Назначать табельные номера и контролировать их должен специально уполномоченный работник.
2. Назначать табельный код требуется сразу же, после направления вновь нанятым сотрудником всех требуемых документов для заключения договора или в первый его трудовой день.
3. При назначении индивидуального табельного шифра требуется соблюдать хронологический порядок, не допуская пропусков.
4. Важно озвучивать информацию сотруднику то, какой именно табельный номер ему присвоен.
5. Индивидуальный код требуется закреплять в приказе о найме работника на должность в определенной компании.

Назначение номера вновь нанятым сотрудникам

Рассмотрим то, обязателен ли табельный номер сотрудника для вновь нанятого работника, который ранее был уволен или ушел по собственному желанию.

Рано или поздно у практически любого сотрудника, который проводит табельный учет в определенной компании, возникает вопрос: обязательно ли составлять новый номер для вновь нанятого сотрудника и можно ли повторно использовать табельный код?

В связи с тем, что российское законодательство никак не контролирует этот вопрос, то в данном случае можно полагаться на установленную практику. Сложившаяся практика такова, что чаще всего уже применяемые коды либо больше не используются, либо назначаются новым сотрудникам после того, как с момента увольнения ранее работающего под данным номером работника прошло более одного года.

10 приемов, которые не дадут уволиться перспективному новичку

Каждый четвертый сотрудник, опрошенный HeadHunter, думал об уходе через год-полтора после трудоустройства. Каждый пятый собирается уволиться через несколько месяцев. Для бизнеса такое быстрое расставание сильно невыгодно.

Узнать 10 приемов

Где найти табельный номер сотрудника

Компании, которые внедряют в свой рабочий процесс учет работников по персональным номерам, зачастую ведут и книгу учета индивидуальных шифров.

В табельной книге закрепляется следующая информация:

1. Фамилия, имя и отчество сотрудника предприятия.
2. Время приема на должность конкретного работника.
3. Должность кадра и его специальность.
4. Код трудового договора кадра, а также дата заключения договора.
5. Структурное подразделение, за которым числится сотрудник.
6. Непосредственный индивидуальный код работника.

Пример книги учета табельного номера:

Как можно увидеть, в первом столбце (1) книги записываются Ф.И.О работников по мере заключения с ними трудового договора. Далее (2,3,4), соответственно, указываются дата заключения трудового договора, должность и специальность работника. После при наличии указывается структурное подразделение (5). В конце прописывается номер и дата трудового договора (5) и табельный номер работника (6).

Исходя из всей перечисленной информации, возникает вопрос, где взять табельный номер сотрудника. Табельный номер работник может посмотреть на своем трудовом договоре, в трудовой книге, а также индивидуально запросив данную информацию у руководства или в отделе кадров.

В заключение отметим, что заполнение табельного учета является важным аспектом как кадрового, так и бухгалтерского процесса. Учет следует вести согласно установленным определенной компанией правилам. Порядок исчисления предприятие может создать самостоятельно. Нарушение порядка ни к каким санкциям со стороны государства и трудового законодательства не приведёт. Тем не менее, грамотное заполнение учета значительно упрощает работу кадровых и бухгалтерских подразделений компании, обеспечивая устранение недочетов при начислении зарплаты и других выплат.