В этой статье мы рассмотрим, как правильно составить информационное письмо и как выглядит его образец для разных адресатов.
Информационное письмо: определение, цели и задачи
Информационными называют те письма, которые используются для раскрытия официальных сведений. Это может быть информация о сроках действия договоров, о рекламе, сотрудничестве, товара и услугах, предоставленных компанией и т.д. В то же время информационное письмо может быть средством для продвижения продукции.
Адресатами таких писем являются органы власти, подведомственные организации и другие компании. Их содержание может отличаться в зависимости от получателя. Однако цель у них всегда одна – информирование о различных аспектах деятельности предприятия.
Пример информационного письма
Информационное письмо, раскрывающее информацию о специализации организации, опыте ее работы и т.д., не имеет строгого образца. Каждая компания составляет его, ориентируясь на те цели, которые преследует.
Какие задачи решает такое письмо? Чаще всего руководители используют информационное письмо для того, чтобы рассказать о каком-то событии. Для клиентов или партнеров это могут быть ситуации, когда необходимо:
- Напомнить о наступлении сроков исполнения обязательств по договору.
- Сообщить партнерам об изменениях, которые произошли в организации.
- Рассказать аудитории о новых товарах или услугах и т.д.
Важно понимать, что информационное письмо не мотивирует адресата к каким-либо действиям. Его функция – оповестить получателя, рассказать ему что-то, поделиться информацией.
Письма: подборка готовых шаблонов
В Системе ГенДир вам доступна Большая база писем: подборка готовых шаблонов для управленцев. В подборке найдете готовые образцы писем, запросов и ответов. Для вашего удобства мы сгруппировали их по темам: письма контрагентам, сотрудникам, налоговой инспекции, другим госорганам.
В чем преимущества каждого письма в Системе:
- Можно скачать и шаблон, и заполненный образец.
- Образцы составлены опытными экспертами.
- Подсказки от эксперта – при клике на красные точки увидите пояснения.
- Желтый текст, который подскажет, какие фрагменты в письме нужно заменить на свои данные.
Чаще всего информационное письмо представляет собой только текст, в некоторых случаях его могут дополнить изображениями, таблицами, графиками и другими приложениями.
Прежде чем отправлять такое письмо, необходимо направить документ на подпись руководителю. Если речь идет о массовой рассылке информационных писем, то подпись может быть электронной.
Важно
Содержание информационных писем не должно нарушать следующие правила:
- Используется недопустимый тон: грубый или, напротив, подхалимский.
- Наличие специальной терминологии, которая может быть непонятна для получателя.
- Большое количество цифр.
- Чрезмерное использование художественных оборотов.
- Информация, которая не соответствует действительности (в некоторых случаях информационное письмо может стать юридически важным документом, поэтому использовать недостоверные данные в нем не стоит).
Основные виды информационных писем: сводная таблица
Сразу подчеркнем, что распределение информационных писем по видам является условным. Это связано с тем, что такой документ может относиться сразу к нескольким типам. В таблице ниже рассмотрим, какие виды таких писем наиболее распространены.
|
Классификация |
Пояснение |
|
Уведомление |
В таких письмах сообщается о тех или иных событиях или фактах, которые будут интересны адресату. Примеры: изменился состав руководителей, реквизиты компании, ее ассортимент товаров и т.д. |
|
Напоминание |
Сообщение, в котором содержится информация об обязательствах, взятых на себя адресатом письма, и указание на необходимость их исполнения. Примеры: напоминание об оплате, о встрече и др. |
|
Заявление |
Такие письма отправляют, если необходимо сообщить адресату о причинах того или иного события, которое его касается, либо сообщить ему позицию руководства компании. Примеры: расторжение договора, изменение его условий и т.д. |
|
Рекламно-информационное письмо |
Это наиболее объемный вид информационных писем. Имеют сходства с коммерческим предложением, поскольку содержит в себе информацию об ассортименте товаров и услуг, изменениях стоимости отдельных продуктов и др. Однако главное их отличие – это отсутствие призыва к действию. |
|
Извещение |
Письмо, в котором содержится информация о проведении публичных мероприятий. Зачастую извещения отправляют при помощи массовой рассылки, чтобы привлечь большое количество участников. |
|
Предложение |
В таком информационном письме имеется призыв к действию, например предложить компании или клиенту сотрудничество. |
|
Подтверждение |
Получив это письмо, адресат может удостовериться в том, что договоренности по определенному вопросы были достигнуты. |
Как составить информационное письмо: инструкция и примеры
Несмотря на то, что информационные письма имеют свободную форму, составлять их лучше в соответствии с правилами деловой переписки. Как начать информационное письмо? Для начала необходимо определиться, кто именно получит письмо. Адресатами могут быть:
- Сотрудники компании.
- Партнеры.
- Клиенты (в том числе и потенциальные).
- Коллеги и др.
Информационное письмо для компаний, клиентов и других лиц имеют одну и ту же структуру. Его объем не превышает одной-двух страниц, а стиль написания – официально-деловой. Стоит избегать эмоционально окрашенных выражений и разговорной речи. Помните, что в информационном письме нельзя допускать пунктуационных и грамматических ошибок.
Официальное письмо, составленное неправильно, может создать у адресата негативное впечатление о компании.
Письмо должно быть лаконичным. Практика показывает, что адресаты (клиенты, органы власти или компании-партнеры) не готовы тратить много времени на ознакомление с корреспонденцией. В современных реалиях они могут уделить информационным письмам не более 2-3 минут.
Ниже рассмотрим, как выглядит инструкция для составления информационного письма.
- Реквизиты организации. В левом верхнем углу листа необходимо прописать наименование компании, ее юридический адрес и контактные данные. Если корреспонденция должна быть зарегистрирована, то необходимо также указать дату составления и исходящий номер. Для ответа на письмо укажите исходящий номер.
- Данные об адресате. Указывают в правом верхнем углу листа. Это ФИО, должность (если есть), адрес компании.
- Тема письма или приветствие. В центре листа нужно указать основную тему информационного письма, а ниже – приветствие. Обращение к получателю должно быть составлено в уважительной форме. Например: «Уважаемый (ая), [имя и отчество] …», «Добрый день, …» и т.д. Если у письма нет определенной темы, то можно сразу же перейти к приветствию.
- Вступление. Вступление находится под обращением. В нем кратко излагается основная мысль письма. Часто используются такие выражения, как «Просим вас..», «Мы хотим предложить вам…», «Напоминаем, что…» и т.д.
- Основная часть. Этот фрагмент раскрывает вступление. Важно понимать, что в основной части последовательно и лаконично описывают только самые важные данные и факты. Информационное письмо отвечает на три кратких вопроса: «Кому?», «Зачем?» и «Почему?». Заранее позаботьтесь о том, чтобы стиль написания был официально-деловым. Содержание письма должно быть понятным – в противном случае вам не удастся установить контакт с получателем и достичь поставленных целей.
- Заключение. В конце письма подводят итоги и, если это необходимо, предлагают что-либо. Текст информационного письма традиционно заканчивается выражением «С уважением, …». Не забудьте указать собственные инициалы и должность, а также оставить подпись и контактные данные для обратной связи.
Если вам необходимо прикрепить к письму дополнительные материалы (фотографии, документы и др.), то этот факт также отражается в тексте. Перечислите все прикрепленные приложения и кратко опишите, для чего они нужны.
Шаблон информационного письма представлен ниже.
Ниже рассмотрим самые распространенные примеры информационных писем.
-
Образец информационного письма об оказании услуг или выполненных работах:
-
Образец информационного письма о сроках поставки товара:
-
Образец информационного письма о режиме или графике работы:
-
Образец информационного письма о деятельности компании (юридического лица) для партнеров:
-
Образец информационного письма по месту требования:
Среди других наиболее популярных примеров таких писем можно выделить:
- Информационное письмо контрагенту.
- Для клиентов.
- Для руководителей.
- Должностному лицу.
- Письмо со списком сотрудников и др.
Как оформить и отправить информационное письмо – по почте и e-mail рассылкой
Для отправки писем делового характера используют бланки с водяными знаками и логотипами организации. Если у компании нет утвержденного фирменного бланка, то допускается использование обычной бумаги в формате А4.
При этом важно понимать, что оформление информационного письма должно соответствовать рекомендациям ГОСТа, а именно:
- Наличие полей. По правому краю – 10 мм, по левому краю 20 мм, а также сверху и снизу.
- Выравнивание текста по ширине страницы.
- Наличие абзацных отступов (1,25 см).
- Если в письме содержатся разделы, то у каждого должно быть собственное наименование. Разделы пишутся с абзацными отступами. Их также можно центрировать по ширине страницы.
- Текст должен печататься с расстоянием – 1 или 1,5 межстрочного интервала.
- Если письмо состоит из нескольких страниц, то все они должны быть пронумерованы, начиная со второй страницы. Номер располагается посередине верхнего поля листа с отступом 10 мм от верха.
- Выбор шрифта остается за составителем, однако рекомендуется использовать Times New Roman № 13/14 либо Arial №12/13.
- В таблицах (если они есть) размер шрифта не должен превышать 9 или 10.
Существует два варианта отправки информационного письма – в бумажном или в электронном виде. Если вам необходимо направить бумажное письмо, то следует воспользоваться услугами курьера или почтой.
Если письмо составляется в бумажном виде, то отправлять его нужно в фирменном конверте компании с ее реквизитами и логотипом. При отсутствии фирменного конверта можно также использовать обычный. Желательно выбирать конверт продолговатой формы того же цвета, что и бумага, на которой напечатан текст письма.
В современном мире бизнес все чаще использует электронный формат деловой переписки. Отправляя информационное письмо по электронной почте, соблюдайте следующие условия:
- Не забудьте указать тему письма. Она должна быть краткой, но при этом отражать всю суть информационного сообщения так, чтобы адресат был заинтересован в его скорейшем прочтении. Например: «Компания [название] предлагает воспользоваться скидкой 30% на весь ассортимент».
- В качестве e-mail лучше использовать тот почтовый адрес, где можно увидеть название компании или фамилию руководителя (его заместителя или другого ответственного лица).
- Если вы отвечаете на информационное письмо, не забудьте выделить предыдущий текст как цитату.
- Не стоит прикреплять к письму слишком много приложений, если в этом нет реальной необходимости.
- Даже в электронном варианте письма необходимо указывать подпись.
Если речь идет об отправке электронных писем, то в этом случае довольно часто используется массовая e-mail рассылка. Составлять информационные письма для каждого получателя вручную отнимает слишком много времени. Чтобы упростить этот процесс, его необходимо автоматизировать.
Для начала необходимо составить бланк информационного письма, который будет разослан нескольким адресатам. В этом поможет сервис UniSender, с помощью которого можно не только массово отправить информационные письма, но и выбрать для них шаблоны.
