Что такое многозадачность и как ее развивать

«Умение работать в режиме многозадачности» – такое требование к соискателям можно встретить в описании большинства вакансий. Считается, что способность выполнять несколько дел одновременно экономит уйму времени. Но так ли безобидна многозадачность? В статье расскажем, как работать в таком режиме без потери продуктивности и без вреда для здоровья. 

Что такое многозадачность

Многозадачность (по-другому мультизадачность, Multitasking) – это необходимость выполнять несколько дел одновременно. То есть, это условия, в которых вынужден жить и трудиться современный человек. Вместе с тем, многозадачность – это способность удерживать в поле внимания сразу несколько задач. То есть, это навык, качество. Многозадачный человек (мультитаскер) способен контролировать несколько процессов, при этом распределяя внимание между ними. 

Изначально термин «многозадачность» применяли в сфере IT. Считается, что впервые его использовали в 1966 в журнале Datamation, в статье о компьютере с операционной системой IBM. Процессор был способен выполнять несколько операций одновременно, что тогда было в диковинку: пока одна задача обрабатывалась, другая ожидала своей очереди. Затем понятие «мультизадачность» перенесли в сферу человеческой деятельности.

Примеры многозадачности

Multitasking бывает двух типов:

1. Параллельная многозадачность. Связана с распределением внимания. Это выполнение двух и более действий одновременно, синхронно. 

Примеры: 

• Вы ведете машину и пишете сообщение коллеге.
• Вы совершаете пробежку и слушаете подкаст. 
• Вы смотрите видеолекцию и проверяете почту на мобильном. 

2. Последовательная многозадачность. Связана с переключением внимания и чередованием дел. Вы постоянно переключаетесь с одного действия на другое, с одной задачи на другую.

Примеры:

• Вы готовите отчет или презентацию и при этом периодически проверяете почту.
• Вы пишете статью, потом прерываетесь, чтобы ответить на входящее сообщение. Сделав это, вы снова возвращаетесь к написанию статьи.

Многозадачность – далеко не новое явление. Яркими примерами многозадачного человека были Чарльз Дарвин и Юлий Цезарь.

Польза и вред многозадачности

Как работать в режиме многозадачности

Режим многозадачности в работе – это такой характер трудовой деятельности, когда сразу несколько дел нужно выполнить за конкретный период времени. Именно такой стиль работы сложился во многих компаниях. 

Многозадачность – это то, что сегодня воспринимается как нечто само собой разумеющееся. Это норма жизни. Но далеко не все мы имеем одинаковую способность к многозадачности. Считается, что только 25% людей способны работать в многозадачном режиме. Это зависит от темперамента, моторики, скорости реакции. Бывают «вынужденные многозадачники» – им приходится работать в противоестественном для себя режиме, чтобы сохранять конкурентоспособность на рынке труда. Есть те, кто, наоборот, любит выполнять несколько дел одновременно и гордится своей способностью к многозадачности. Сохранять высокую продуктивность таким людям помогают следующие качества:

• высокая организованность; 
• аналитическое мышление;
• системный подход;
• хорошее знание своего дела.

Если вы не относите себя ко второму типу людей, но при этом вынуждены работать в режиме многозадачности, ваша задача – научиться делать это без вреда для себя и без ущерба для качества работы. Хорошая новость: многозадачность – это качество, которое можно в себе развить. Есть конкретные рекомендации, которые помогут вам уместить все дела в рамки рабочего дня и эффективно выстроить работу в условиях многозадачности.

Все это делают: как директора справились с сотрудниками-прокрастинаторами

Узнайте, как прокрастинация сотрудников вредит бизнесу и как гендиры с ней борются и побеждают, из статьи журнала «Генеральный Директор».

Узнать больше

Как выдержать многозадачный режим

Составляйте список дел на каждый день. Так вы получите целиком картину всего, что необходимо выполнить. Задачи можно вносить в Outlook, Google Calendar, Google Tasks, Evernote или любой другой электронный планировщик, не забывая указывать время, которое потребуется на выполнение каждой задачи. Регулярно просматривайте список. Отмечайте дедлайны, убеждаясь, что не упустили никаких важных дел.

Используйте систему Getting Things Done, или GTD. Ее создал психолог Дэвид Аллен, автор книги «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса». Смысл в том, чтобы «не занимать голову тем, что может хранить бумага». Записывайте все, что вам необходимо сделать – в том числе мелкие дела, если не можете сделать их прямо сейчас. Это избавит от необходимости держать все в голове и поможет сосредоточиться на решении самых важных задач. Задачи стоит записывать в соответствии с определенной системой. Это могут быть такие разделы, как «Проекты», «Звонки», «Текущие вопросы», «Важные вопросы, по которым я жду ответа». 

Расставляйте приоритеты и назначайте порядок выполнения. Чтобы не погрязнуть в мелочах при большом количестве задач, важно ранжировать их по степени важности и выделять время и силы на действительно важные дела. Важные дела – это те, выполнение которых приближает вас к поставленной цели. Если вам трудно их определить, оцените риски, которые грозят компании в случае невыполнения той или иной задачи. Для расстановки приоритетов существует много техник. Например, матрица Эйзенхауэра или методика «АБВГД» Брайана Трейси. 

Рис 1. Матрица Эйзенхауэра. 

План действий с матрицей:

1. Срочно и важно: сделайте немедленно.
2. Важно, но не срочно: назначьте сроки.
3. Срочно, но не важно: делегируйте.
4. Несрочно и неважно: сделайте, если будет свободное время.

Периодически переключайтесь. Это необходимо для сохранения ясности ума, концентрации внимания и интереса к выполняемой работе. Деятельность, на которую вы переключаетесь, должна быть более легкая и интересная для вас, тогда мозг воспримет это как отдых и разгрузку. 

Минимизируйте отвлекающие факторы. На время интенсивной работы отключите уведомления мессенджеров, оповещения о входящих сообщениях. Проверяйте их несколько раз в течение дня, в строго отведенные промежутки времени.

Ограничьте хронофаги («пожирателей времени»). Это мощный негативный фактор, который сильно отвлекает и отнимает ценные временные ресурсы. Хронофаги – это гаджеты, бесконечное листание ленты в соцсетях и бесцельный «серфинг» в интернете. Доказано: «сетевой мусор» и переизбыток ненужной информации ведут к нервным перегрузкам. Заходите в свой аккаунт не каждые 10 минут, а только в определенные часы (лучше по пути на работу или домой). Используйте специальные программы-блокировщики. Например: Freedom (для браузера, Mac, Windows, Android, iOS) или Self-Control (для Mac).

Соединяйте два разных вида деятельности. Доказано: мы не можем полноценно выполнять два действия, если оба из них требуют внимательности. Качество какого-то из них непременно пострадает. Так, невозможно одновременно слушать коллегу по телефону и при этом осмысленно переписываться в рабочем чате. Вы либо перестанете слушать, либо в чат напишите что-то невразумительное. Одновременно выполняйте два действия, только если одно из них требует концентрации, а второе можно делать механически, «на автопилоте», без значительных умственных усилий. Например, разговаривая по телефону, можно разобрать документы на своем рабочем столе. 

Исключите одновременную работу над схожими задачами. Виды деятельности, которые требуют концентрации внимания, планируйте на разное время. Решите сначала одну задачу, а потом другую. 

Визуально фиксируйте результаты. Для этого можно использовать доску канбан. В ней есть столбцы с этапами выполнения задач. И есть цветные стикеры, которые перемещают из одного столбца в другой по мере работы над задачей. Так вы увидите, сколько успели сделать за день, неделю или месяц и сколько еще осталось выполнить. 

Развивайте базовые навыки. Скорость работы над проектом зависит от того, как быстро вы выполняете промежуточные задачи. Любую операцию можно научиться выполнять быстрее. Прокачивайте навыки скорочтения, скоропечати, слепой печати. 

Не забывайте об отдыхе. Режим многозадачности – энергозатратный режим. Устраивайте кофе-брейки и обеденные перерывы. Для этого используйте метод Pomodoro. Его автор – Франческо Чирилло. Суть в том, чтобы разбить большую задачу на несколько «помидоров». Поставьте таймер на 25 минут, в течение которых вы сосредоточено и интенсивно будете работать над задачей. Затем сделайте 5-минутный перерыв, во время которого можно выпить кофе, зайти в соцсети или просто отвлечься. После отдыха снова заведите таймер на 25 минут. После четырех «помидоров» – перерыв 25 минут. 

Отключайтесь от работы после окончания рабочего дня. Не берите работу домой. Не приучайте коллег беспокоить вас в выходные и по вечерам. Разделяйте работу и личную жизнь.

Система многозадачности: советы для руководителя

Востребованность мультитаскеров объясняется понятным желанием работодателей держать подчиненных занятыми на протяжении всего рабочего дня и получать результат быстрее, при этом сразу по нескольким фронтам работ. К тому же поручить несколько заданий одному работнику гораздо выгоднее, чем нанимать нескольких. 

Но неверно думать, что при увеличении нагрузки, люди смогут выполнять больше задач и завершать проекты быстрее. Часто бывает наоборот: многозадачность приводит к низкой производительности и срыву дедлайнов. По факту из-за большого количества задач проекты в среднем сдаются с задержкой в 30% от намеченного срока. 

Со стороны подчиненных причинами могут быть:

• индивидуальные особенности;
• неумение эффективно распределять свое рабочее время;
• непонимание задачи;
• проблемы с расстановкой приоритетов;
• прокрастинация, когда человек постоянно отвлекается на посторонние дела.

Со стороны руководителя причинами могут быть:

• неправильная постановка задач;
• слишком большой объем работы, который не соотносится с объемом рабочего времени; 
• поручение задач не тому исполнителю, без учета его опыта, знаний, квалификации, личностных особенностей;
• непринятие в учет реальной текущей загрузки сотрудника при поручении ему новых задач;
• плохо обустроенное рабочее место, которое не позволяет работать в режиме многозадачности.

Устранив влияние этих негативных факторов, вы поможете своим сотрудникам справляться с режимом многозадачности и улучшите психологический климат в компании. 

В последнее время появилось много данных в пользу того, что есть смысл в принципе отказаться от многозадачности.

Виды многозадачности

Многозадачность как способность у многих вызывает скепсис. А существует ли она на самом деле? Действительно ли наш мозг способен решать несколько задач одновременно?

Часто мы путаем многозадачность с чем-то другим.

Ложная многозадачность 

Некоторые ученые считают, что многозадачность человека – это заблуждение и миф. Исследование психолога Дэвида Стрэйера (David Strayer) и его коллег установило, что в большинстве случаев правильнее вести речь о «ложной многозадачности». Мозг большинства людей не способен полноценно реагировать на два одинаковых по силе стимула в один момент времени. То есть, в действительности мы не можем делать два дела одновременно. Даже когда нам кажется, что мы делаем два дела одновременно, по факту мы просто постоянно смещаем фокус внимания с одного действия на другое. То есть то, что мы привыкли считать многозадачностью как способностью, на самом деле просто умение быстро переключаться между задачами. 

Нередко за ложной многозадачностью скрывается сниженная мотивация, отсутствие интереса и нежелание работать над решением какой-то задачи. Человек сам придумывает себе дополнительные дела, часто бессмысленные или рутинные, чтобы «разбавить» рабочий процесс.

Истинная многозадачность

То же исследование Дэвида Стрэйера показало, что истинная многозадачность все-таки существует. Мозг настоящего многозадачного человека работает по-другому и он действительно способен обрабатывать несколько внешних стимулов одновременно, при этом с потрясающей точностью. С несколькими задачами многозадачники справляются даже лучше, чем с одной. Но таких людей очень мало – всего 2%. 

Исследователи из университета Пенсильвании подтвердили способность некоторых людей быстро переключаться между задачами без потери эффективности. Это связано с когнитивной гибкостью – способностью быстро адаптироваться к трудностям и находить решение проблем. Когнитивную гибкость обеспечивает высокий уровень реструктуризации в соединениях фронтальной коры головного мозга и наличие большого числа новых связей с другими отделами мозга.

Цифровая мультизадачность

В последние десятилетия выделяют новый вид – медиамногозадачность (от англ. Media Multitasking). Это когда человек способен использовать сразу несколько гаджетов и постоянно переключаться между различными социальными сетями и веб-ресурсами. Например, делать домашнее задание на компьютере, слушать музыку и при этом переписываться с друзьями в чате. Цифровая многозадачность присуща тинейджерам поколения Z. Такие люди обладают мышлением нового типа – рассредоточенным, дефрагментированным. Их мозг приспособился к новой реальности с быстрым темпом жизни, развитием технологий и информационным шумом. Цифровую многозадачность не считают многозадачностью в истинном понимании. Это, скорее, рассеянное внимание, когда человеку трудно сосредоточиться на каком-то деле, или интернет-зависимость – привычка постоянно листать ленту Instagram, проверять, есть ли новые сообщения, лайки и комментарии.

Вредна ли многозадачность

Некоторые исследования говорят о том, что многозадачность ведет к появлению новых идей и росту креативности. Профессор Гарварда Шелли Карсон (Shelley Carson) и ее коллеги тестировали способность студентов быстро переключаться между задачами. Половина испытуемых выполняла задания последовательно. У второй группы задания на экране менялись каждые две минуты. В результате вторая группа соображала медленнее и хуже справилась с заданием. Но выяснился любопытный факт: «вынужденные многозадачники» демонстрировали нестандартное мышление, их ответы были более разнообразными и оригинальными. 

Но есть и обратная сторона медали. В действительности эффективность работы в режиме многозадачности невелика: психологи утверждают, что только 25% людей способны на это. У всех остальных при необходимости заниматься несколькими делами сразу снижаются память и работоспособность. Постоянная работа в режиме многозадачности приводит к перегрузкам и хронической усталости. Чувство осознанности и контроля над ситуацией на самом деле часто оказывается иллюзией: мы или упускаем что-то из виду, или не запоминаем часть важной информации. 

На самом деле умение работать в условиях многозадачности – не такой уж полезный и ценный навык. В некоторых ситуациях многозадачность может быть опасна для жизни. Есть исследование того же Дэвида Стрэйера. В 2006 году с помощью высокоточного стимулятора вождения он сравнивал поведение водителей с повышенным содержанием алкоголя в крови и тех, кто ведет переписку или разговаривает по телефону, будучи за рулем. Стиль вождения вторых не был таким агрессивным или рискованным, как у нетрезвых водителей. Но они меньше замечали знаки и медленнее реагировали на различные ситуации. Вывод: вождение с параллельным использованием мобильного телефона так же опасно, как и вождение в нетрезвом виде. Это повышает риск аварии в 4 раза. При этом не имеет значения, держит ли водитель телефон в руке или разговаривает по громкой связи с помощью hands free – он одинаково отвлекается от того, что происходит на дороге.

Вред цифровой многозадачности

С одной стороны, есть исследование Американской академии педиатров (AAP). Оно говорит о том, что подростки, которые действуют в режиме цифровой многозадачности как минимум 3 часа в день, показывают более высокие результаты в тестах на многозадачность, имеют более развитые механизмы памяти, меньше подвержены влиянию отвлекающих факторов.

Но то же исследование показало, что такие подростки, привыкнув использовать несколько цифровых устройств одновременно, с трудом приспосабливаются, когда необходимо решить какую-то одну задачу, полностью на ней сконцентрировавшись. Они допускают больше ошибок, получают более низкие оценки. 

Есть мнение, что у людей, которые живут в условиях цифровой многозадачности, меняется структура мозга в областях, отвечающих за сопереживание, познавательные способности и эмоциональный контроль. 

Вывод: цифровая многозадачность может вызвать когнитивные трудности и привести к снижению эмоционального интеллекта.

Когда многозадачность становится проблемой и как этого избежать

Многозадачность может превратиться в проблему, когда в работе часто возникает необходимость переключиться на другую задачу еще до того, как решена предыдущая. Чтобы потом повторно вернуться к первой задаче, человеку необходимо время, чтобы вспомнить, на чем он остановился. Снижение эффективности в этом случае неизбежно. По факту, вместо быстрого сокращения списка задач, растет гора начатых, но не завершенных дел. У человека возникает фрустрация по этому поводу. Он теряет мотивацию и веру в то, что он в принципе сможет все это «разгрести». Он начинает прокрастинировать. Мы получаем срыв сроков и затягивание проектов.

Существует эффект Зейгарник. Он заключается в том, что мы лучше запоминаем незавершенные задачи. Если мы прерываем действие, мы потом не можем выбросить его из головы. Подсознание постоянно напоминает нам, что нужно вернуться к задаче и решить ее. Именно с этим связан стресс, который появляется при работе в многозадачном режиме. 

Совет:

Чтобы не пасть жертвой многозадачности, не относитесь к ней как к способности ловко оперировать несколькими делами одновременно, словно вы жонглер. Решайте задачи поочередно, максимально концентрируясь на каждой из них. При этом важно доводить каждое дело до конца и обязательно фиксировать результат. Многозадачность может быть эффективна только при высоко развитых навыках самоорганизации и правильной организации рабочего процесса. Учитесь планировать, ставить цели и отличать главное от второстепенного.