В день увольнения сотруднику нужно выдать ряд документов. Один из них – трудовая книжка. Как правильно оформить документ и какую запись в него внести, расскажем в статье.
Запись об увольнении в бумажной трудовой
Работодатель в день увольнения сотрудника обязан выдать ему трудовую книжку. Но прежде чем это сделать, в документ необходимо внести запись о расторжении договора. Как это сделать зависит от того, какой документ выбрал сотрудник, – бумажный или электронный. Те работники, которые впервые трудоустроились в 2021 году, не имеют бумажного варианта трудовой. Им работодатели сразу заводят электронные книжки. Сведения о трудовой деятельности таких сотрудников ведут исключительно в цифровом виде. Что касается бумажных трудовых, то они остались у сотрудников, которые выбрали такой документ целенаправленно. А именно – не написали соответствующее заявление работодателю о том, что хотят перейти на электронную книжку.
Сведения в трудовую книжку вносит уполномоченный сотрудник. Это специалист отдела кадров или работник, на которого возложили соответствующие обязанности. Записи вносят исключительно на основании определенных документов. К примеру, приказа руководителя или его распоряжения. То же самое касается записи и об увольнении.
Формулировки, прописанные в трудовой книжке, должны соответствовать требованиям ТК и правилам ведения документов. Необходимо сослаться на норму в законодательстве и кадровый документ, на основании которого работодатель увольняет сотрудника.
Как оформить копию, справку или выписку по запросу сотрудника
В рекомендации Системы Генеральный Директор – порядок выдачи документов по запросу сотрудников. Получите от сотрудника письменное заявление на получение справки, выписки или копии документа. Оформить документы нужно в конкретный срок. Если сотрудник просит, например, справку с места работы, составьте ее в произвольной форме. При этом некоторые документы нужно составлять в определенном порядке.
Увольнение может произойти по нескольким общим основаниям, которые перечислены в статье 77 ТК. В каждом из случаев запись об увольнении вносится в раздел трудовой книжки «Сведения о работе». При этом можно сослаться на следующие нормы в зависимости от основания расторжения трудового договора:
|
Норма ТК |
Основания увольнения |
|
П. 1 ч. 1 ст. 77 ТК |
|
|
П. 2 ч. 1 ст. 77 ТК |
В связи с истечением срока трудового договора. |
|
П. 3 ч. 1 ст. 77 ТК |
По инициативе работника. |
|
П. 4 ч. 1 ст. 77 ТК |
По инициативе работодателя. |
|
П. 5 ч. 1 ст. 77 ТК |
В связи с переводом по просьбе сотрудника или его согласием на работу у другого работодателя. |
|
П. 6 ч. 1 ст. 77 ТК |
В связи с отказом сотрудника от продолжения работы из-за реорганизации компании, смены собственника или изменением типа учреждения. |
|
П. 7 ч. 1 ст. 77 ТК |
В связи с отказом работника от продолжения трудиться в определенных условиях по договору. |
|
П. 8 ч. 1 ст. 77 ТК |
В связи с отказом сотрудника от перевода на другую работу в соответствии с выданным мед. заключением. |
|
П. 9 ч. 1 ст. 77 ТК |
Если сотрудник не захотел переезжать в другую местность вместе с работодателем. |
|
П. 10 ч. 1 ст. 77 ТК |
По обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. |
|
П. 11 ч. 1 ст. 77 ТК |
При нарушениях правил заключения трудового договора. |
В каждом из случаев нужно внести в трудовую следующие данные:
- графа 1 – очередной номер записи;
- графа 2 – дата увольнения из приказа;
- графа 3 – причина увольнения;
- графа 4 – реквизиты документа, на основании которого расторгнут трудовой договор.
Запись заверяется подписью сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек. Также нужно проставить печать работодателя и подпись увольняемого.
Рассмотрим примеры, как сделать записи в трудовую при увольнении по собственному желанию, соглашению сторон и по инициативе работодателя.
Что делать, если записи в трудовой и СТД‑Р не совпадают
Частая ошибка в документах новых сотрудников: в справке СТД-Р есть сведения, что сотрудник перешел на электронную трудовую книжку, но в бумажной трудовой об этом ничего не сказано. Последняя запись, сделанная предыдущим работодателем, – об увольнении. В рекомендации Системы Генеральный Директор расскажем, как исправить эту ошибку в зависимости от ситуации.
Увольнение по собственному желанию
В случае, когда сотрудник решил уйти самостоятельно, он должен предупредить об этом за две недели (ст. 80 ТК). В последний день работы компания выдает ему пакет документов, в том числе, трудовую книжку.
В документе необходимо сделать соответствующую запись об увольнении (ст. 84.1 ТК). Работодатель для этого может использовать следующие формулировки:
- «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- «Уволен по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- «Трудовой договор расторгнут по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- «Уволен по собственной инициативе, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Также в трудовой книжке можно указать причину увольнения сотрудника. Например, если работник прописал основание в заявлении в связи с предоставлением по этому поводу дополнительных льгот и гарантий.
Увольнение по инициативе работодателя
ТК предусматривает возможность работодателя расторгнуть трудовой договор по собственной инициативе. Основания для такого увольнения прописаны в статье 81 ТК. Среди них:
- сокращение численности сотрудников или штата;
- ликвидация компании или прекращение деятельности ИП;
- грубое нарушение сотрудником трудовых правил и своих должностных обязанностей;
- утрата доверия работодателя к сотруднику;
- совершение аморального поступка работника.
Также работодатель вправе уволить сотрудника при не прохождении испытательного срока, отстранении руководителя от должности в процессе банкротства компании, решении собственника организации прекратить договор с директором и наличии других оснований.
В связи с этим в трудовой книжке можно прописать следующее:
- «Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- «Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- «Уволен в связи с сокращением штата организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- «Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением численности сотрудников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
Увольнение по соглашению сторон
Расторжение трудового договора по соглашению сторон предусмотрено в статье 77 ТК. В данном случае возможны несколько вариантов формулировок в трудовой. Например:
- «Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Запись в электронной трудовой книжке при увольнении сотрудника
Сотрудник вправе отказаться от бумажной трудовой. При этом работодатель вносит закрывающую запись в книжку и выдает ее на руки работнику. Это нужно сделать до того, как оформили увольнение физлица. После этого запись в бумажную книжку вносить не придется.
При увольнении сотрудника, который перешел на электронную трудовую, работодатель выдает форму СТД-Р (приложение № 1 к приказу Минтруда от 20.01.2020 № 23н). В бланке отражают трудовые сведения за период работы сотрудника у последнего работодателя. То есть, у компании, с которой работник расторгает трудовой договор.
СТД-Р предоставляют сотруднику на бумаге с подписью руководителя и печатью компании или в электронном виде. В последнем случае нужно заверить форму усиленной квалифицированной электронной подписью. Это прописано в Порядке заполнения СТД-Р.
Выдать СТД-Р сотруднику нужно в последний день работы физлица. Также бланк необходимо направить в ПФР не позднее дня, следующего за днем издания приказа об увольнении.
Если сотрудник не пришел за СТД-Р, то нужно направить ему форму заказным письмом с уведомлением о вручении. Если работодатель не направит или не выдаст бланк работнику, то ему грозит штраф. Согласно статье 5.27 КоАП предусмотрена следующая ответственность:
- от 30 тыс. руб. до 50 тыс. руб. – для организации;
- от 1 тыс. руб. до 5 тыс. руб. – для должностного лица, а также ИП.
