Как IT-технологии помогают снижать издержки

Вы узнаете:

Что автоматизировать.
Какие системы использовать.
Когда оценивать эффект.

Что автоматизировать

В зависимости от сферы деятельности предприятия можно выделить основные бизнес-процессы, автоматизация которых поможет компании снизить издержки. Например, производственным предприятиям нужно обратить внимание на процессы планирования производства, снабжения, сбыта готовой продукции, расчет себестоимости готовой продукции, управление запасами.

Торговым компаниям с целью оптимизации затрат нужно автоматизировать процессы закупок и продаж, прогнозирования и планирования спроса, управления запасами и складом, ценообразования, а также расчеты с клиентами и поставщиками.

Для транспортных компаний актуальна автоматизация процессов, связанных с учетом затрат по транспортировке грузов, контролем запасов, переданных на хранение или транспортировку, слежением за местонахождением и состоянием грузов и транспортных средств, планированием технического обслуживания и ремонта техники, выставлением счетов клиентам в соответствии с тарифами.

Какие системы использовать

Далее рассмотрим конкретные виды систем, наиболее оптимальные для сокращения тех или иных издержек.

ERP-системы

Для средних и крупных предприятий базой автоматизации являются системы класса ERP. Согласно результатам исследования APICS (англ. American Production and Inventory Control Society — Американское общество по управлению производством и запасами) внедрение ERP-систем позволяет добиться снижения издержек и затрат в следующих объемах:

на 40% уменьшить страховые запасы товаров и материалов (уровня неснижаемых складских остатков);
на 25% уменьшить складские площади;
на 45% снизить издержки, связанные с задержками отгрузки готовой продукции.

Это усредненные мировые показатели, которые в разных компаниях будут сильно отличаться. Например, внедрение ERP-системы на производственном предприятии позволяет добиться снижения:

уровня страховых запасов на складе;
издержек, связанных с затовариванием склада;
издержек на хранение сырья, материалов, готовой продукции;
издержек, связанных с неточным планированием и перепланированием производства¹.

Торговой фирме внедрение ERP-системы позволяет добиться снижения:

уровня страховых запасов на складе;
издержек, связанных с затовариванием склада;
издержек на складскую обработку товаров;
логистических и транспортных затрат;
издержек, связанных с перезаказом (или недозаказом) товаров.

Вот какие результаты отметили в ТК «Перекресток» после внедрения в 2002 году в распределительном центре системы управления складом, входящей в ERP-систему:

Сокращено время сбора и отгрузки заказов. Ранее этот показатель составлял в среднем 28 часов, после внедрения системы он сократился до 22 часов.
Улучшилось выполнение заказов. Сейчас процент выполнения составляет 85-90%, идет дальнейшая оптимизация процесса, и в ближайшее время планируется достигнуть показателя 90-95%.
За счет закрепления за конкретными работниками каждой технологической процедуры растет трудовая дисциплина и производительность труда. Одним из следствий этого стала возможность провести сокращение персонала на 5%.
Ускоряется процесс закупок товара, повышается их эффективность. Следствием этого стало снижение сумм «перезаказа» и «недозаказа» на 50% и снижение общего товарного запаса на 20%.
Анализ работы распределительного центра, проведенный специалистами торгового дома, показал, что после внедрения системы стало возможным обслуживать в два раза больше объектов (до 70 магазинов).

Что касается транспортных компаний, то им внедрение ERP-систем позволяет добиться в первую очередь снижения затрат, связанных с транспортировкой грузов.

В целом можно отметить, что внедрение ERP-системы позволяет связать воедино — в одну информационную среду — все бизнес-процессы, что существенно повышает эффективность деятельности компании и, как следствие, позволяет снизить издержки, возникавшие из-за разобщенности разных участков деятельности.

Говорит генеральный директор

Иван Костин | генеральный директор ОАО «Мотовилихинские заводы», Пермь

Будучи генеральным директором ОАО «КамАЗ», я неоднократно убеждался, что с помощью информационных технологий удается снижать непроизводственные издержки и себестоимость продукции, оптимизировать логистику и повышать эффективность работы предприятия. Поэтому, возглавив «Мотовилихинские заводы», я принял решение о комплексном внедрении IT-технологий в подразделениях холдинга.

На первом этапе при помощи замкнутого оптико-волоконного кольца основные производственные площадки были соединены в единое коммутационное пространство. Одновременно унифицировались управленческие процедуры, регламенты и формы отчетности. Благодаря этому около полутора тысяч сотрудников получили возможность обмениваться информацией о производственной деятельности, сбыте, учете и проектировании. Затем на предприятии была внедрена транзакционная система, которая позволяет работать с уже унифицированными управленческими процедурами и формами отчетности. Теперь с помощью нашей корпоративной информационной системы можно не просто фиксировать и сохранять в базах данных информацию о текущей хозяйственной и управленческой деятельности, но и анализировать бизнес-процессы, прогнозировать внутренние риски, составлять планы и при необходимости корректировать их.

Я без труда получаю результаты работы сбытовых служб за интересующий отрезок времени и понимаю, какой объем продаж приходится на клиентов, с которыми заключены долгосрочные контракты, и сколько у нас так называемых случайных покупателей. Немаловажным результатом внедрения IT-технологий стало сокращение управленческого персонала и, соответственно, снижение числа согласований, уменьшение бюрократии в холдинге. За прошлый год количество чиновников в управляющей компании и «дочках» холдинга уменьшилось почти на 500 человек. В итоге в 2006 году ежемесячно мы только на зарплате экономим около 4,5 млн рублей.

Рассказывает практик

Сергей Сухинин | начальник отдела автоматизированных систем управления ОАО «Научно-производственный комплекс „Элара“», Чувашия

Отсутствие единой интегрированной информационной системы раньше не позволяло корректировать в реальном режиме времени производственную программу, что приводило к возникновению дефицита в сборочном производстве, неритмичной работе цехов, снижению качества изготовления продукции, большому расходу материалов. Мы несли огромные издержки, сократить которые можно было только с помощью IT-технологий.

Поскольку наше предприятие производственное, при выборе информационной системы был сделан упор на автоматизацию планирования и управления производством. Выбор пал на систему ERP-класса.

Оптимизируя планирование и управление предприятием, мы в первую очередь ожидали:

снижения запасов закупаемых материалов на складах;

более эффективного использования оборотных средств предприятия;

снижения объемов незавершенного производства;

формирования исполнимой производственной программы с учетом загрузки мощностей;

совершенствования процедуры нормирования материалов;

формирования единых перечней используемых материалов;

более точного планирования заказов на закупку (это приводит к сокращению неликвидов материалов на складах предприятия).

Благодаря внедрению ERP-системы нам удалось реализовать планирование связанных во времени потребностей в материалах на основе точных сведений об остатках на складах. Это позволило уже в первый год работы системы снизить потребность в оборотных средствах на 40%. А в дальнейшем — работать исходя из точных данных бюджета закупок, приобретая только то, что действительно требуется для производственной программы. Помимо этого, на предприятии произошли структурные изменения, которые позволили на 50% сократить численность производственно-диспетчерского отдела без потери управляемости цехами.

Результаты использования ERP-системы на нашем предприятии:

Все участки бизнеса прозрачны и контролируются на основе измеряемых показателей. Люди несут персональную ответственность за то, что делают (или не делают), от этого зависит их заработная плата.

Только за 2005 год материальные запасы на складах основного производства сократились на 60 млн руб.

Запасы неликвидов сократились на 20 млн руб.

Мы контролируем процессы закупок материалов и их распределение по цехам.

Мы оптимизируем бюджет закупок, оперативно корректируя его с учетом изменений, происходящих на предприятии.

Мы можем прогнозировать загрузку оборудования и рассчитывать необходимое количество основных производственных рабочих по цехам, тем самым оптимизируя их численность.

Нина Носырева | директор департамента корпоративного управления и развития УК «Автолайн-Транслайт», Москва

Автомобильный парк группы «Автолайн» насчитывает более двух тысяч собственных автомобилей и примерно 500 арендованных. Около двух лет назад акционеры компании приняли решение внедрить на всех наших предприятиях ERP-систему на базе Microsoft Axapta, в которой можно было бы:

осуществлять выпуск автобусов на линию;

контролировать и анализировать качество работы различных служб предприятий;

учитывать данные по подвижному составу, топливу, запчастям;

анализировать информацию о ремонте автотранспорта;

вести учет дорожно-транспортных происшествий.

Внедряемая у нас ERP-система может поддерживать, по сути, все бизнес-процессы в компании, начиная с первичных документов и заканчивая принятием стратегических решений. На основе хранящейся в ней информации можно:

оптимизировать количество имеющегося автотранспорта,

контролировать время нахождения машин в ремонте,

контролировать затраты, связанные с расходованием запчастей.

Поскольку ERP-система стала своего рода связующим звеном для всех предприятий компании, наш генеральный директор может в любой момент просмотреть данные по той или иной позиции: количество подвижного состава, сотрудников, расходы и издержки по каждому предприятию. Также система позволяет получать информацию о каждой машине: где она находится, в каком состоянии и т. д. Говорить о кардинальном снижении издержек пока рано. Однако, к примеру, в связи с переходом диспетчерского отдела на автоматизированный режим работы уже сейчас наблюдается сокращение ручного труда.

Системы бюджетирования

Внедрение систем бюджетирования является важной задачей для стратегического развития и управления предприятием. Системы бюджетирования позволяют существенно повысить уровень контролируемости всех затрат, что ведет к общему снижению издержек, повышению эффективности деятельности и прибыльности предприятия. Однако еще более ценно то, что системы бюджетирования предоставляют генеральному директору информационную базу для принятия управленческих решений.

Рассказывает практик
Мария Игнатьева | финансовый директор инвестиционного холдинга «Финам», Москва

Для нашего холдинга система бюджетирования — один из инструментов планирования развития всех подразделений, а также дополнительный инструмент контроля их деятельности.

Благодаря внедрению системы удалось установить жесткую связь между стратегическими планами холдинга и бюджетами его отдельных подразделений. Система позволила сориентировать руководителей подразделений на контроль над расходами — теперь каждое мероприятие проводится не для того, «чтобы было», а с конкретной целью. Это дало возможность отказаться от ряда непродуктивных дорогостоящих мероприятий по продвижению, снизить издержки, сохранив и даже увеличив общую эффективность деятельности.

Вторая достигнутая цель — повышение уровня управленческого контроля со стороны руководства компании. Раньше решения по значительному блоку мероприятий принимали менеджеры подразделений, теперь же каждая статья затрат отражается в системе бюджетирования, что позволяет топ-менеджменту получать четкую картину происходящего.

Прочитать статью полностью вы можете в электронном журнале «Генеральный Директор».

Читать статью полностью