«Доверяй, но проверяй» – правило, которым следует руководствоваться при взаимодействии с топ-менеджментом. Ошибки в планировании и кредитной политике, отсутствие анализа совершаемых сделок и контроля задолженности могут привести к серьезным потерям для компании.
В статье разберемся, как обезопасить бизнес от некомпетентных или нечестных действий финансового руководителя.
Чем занимается финансовый директор в компании
Финансовый директор – один из руководителей предприятия, правая рука единоличного исполнительного органа. Это стратег, который определяет финансовую политику и разрабатывает меры по обеспечению материальной устойчивости бизнеса.
Главная задача финансового директора – удерживать компанию в условиях быстро меняющейся конъюнктуры рынка и искать возможности для роста прибыли.
Как анализировать и контролировать расходы компании
Чтобы убедиться, что бюджет расходов составили без ошибок, надо проверить его. Узнайте из рекомендации Системы Генеральный Директор, как анализировать расходы, отслеживать, когда они возникают, выявить ошибки и разработать мероприятия, чтобы избежать их в будущем.
Суть работы финансового директора заключается:
- в стратегическом анализе и прогнозировании финансового результата;
- оптимизации денежных потоков;
- контроле финансово-хозяйственной деятельности всех подразделений;
- организации управленческого учета;
- формировании консолидированной отчетности;
- планировании бюджета;
- построении финансовых моделей для новых проектов;
- решении вопросов привлечения и размещения средств;
- оценке инвестиционной привлекательности идей;
- составлении финансового плана на долгосрочную перспективу.
На самом деле в разных компаниях должностные обязанности специалиста могут выглядеть по-разному: где-то в подчинении финдира находятся целые подразделения, например, финансово-экономическая служба, отдел бюджетирования, отдел внутреннего аудита, бухгалтерия. В других организациях финансовый директор – это самостоятельная фигура, подконтрольная генеральному директору, со строго ограниченным функционалом.
Если фирма небольшая, отдельной должности CFO вообще может не существовать. Вопросами финансов занимается сам генеральный директор или бухгалтер.
Что не входит в сферу полномочий финдира
Есть ряд вопросов, которые лежат вне компетенции финансового руководителя. Например, ему не стоит вмешиваться в рабочие процессы, напрямую не влияющие на материальное положение компании. Условно говоря, CFO может рекомендовать увеличить скорость и объем производства, предложить конкретные способы достижения цели. Однако выбор и покупка дополнительного оборудования, модернизация существующих технологий, повышение квалификации персонала – это задачи других ответственных сотрудников. Если руководитель будет распыляться на мелкие проблемы, есть шанс оставить серьезную финансовую повестку без должного внимания и нанести гораздо больший вред бизнесу.
Как создать финансовую структуру предприятия: инструкция
В решении Системы Генеральный Директор – инструкция по созданию финансовой структуры бизнеса. В статье вы найдете признаки, по которым нужно группировать отделы, контрольные точки, примеры.
Другой важный момент – не путать контроль отделов, находящихся в административном подчинении, с попыткой разделить обязанности своих подчиненных. По той же причине, что указана выше: каждый должен заниматься своим делом.
Финансовый директор не полномочен принимать ответственные решения самостоятельно, то есть без участия единоличного исполнительного органа и собственника бизнеса.
|
Пример управленческого решения |
Наличие у финдиректора права на его самостоятельное принятие (издание приказа) |
|
Открытие нового филиала |
Х |
|
Организация автоматизированного составления отчетности |
V |
|
Оборудование еще одной производственной линии |
Х |
|
Построение архитектуры управленческого учета |
V |
В рамках своей деятельности финансовый директор может оценивать потенциальную прибыльность и экономическую целесообразность тех или иных управленческих решений. Специалист вправе построить модель, прийти с готовыми цифрами к собственнику и выдвинуть предложение. Однако окончательная резолюция принимается на совете директоров или общем собрании учредителей. Если будет решено воспользоваться рекомендацией CFO, гендиректор спустит задачу снова на уровень финансового управленца, либо доверит другим подчиненным.
Как гендиру взаимодействовать с финансовым директором и контролировать показатели его работы
Финдир и руководитель предприятия работают в тесной связке, и не смотря на то, что первый находится у второго в прямом подчинении, многие вопросы они решают сообща. Логично, чтобы на должности CFO находилось лицо, обладающее высокими профессиональными и личностными качествами. При найме нового сотрудника объективно оценить это довольно сложно. Доверительные отношения выстраиваются между руководителями со временем, когда в критических ситуациях финдиректор проявит себя как надежный, ответственный и внимательный специалист.
Однако доверие – не значит предоставление полной свободы действий:
- В компании всегда должен сохраняться контроль и субординация «начальник-подчиненный». Безотчетно делегировать управление деньгами не стоит даже самому верному работнику.
- Одна из ошибок генерального директора – не ставить четкие задачи для начальника финансовой службы. Отсутствие конкретики влечет размытие круга обязанностей и полномочий.
- Директор фирмы вправе возложить на себя функции казначея и, тем самым, заблокировать выход денег без своей подписи. С некоторыми банками можно заключить доп. соглашение о лимите конкретной суммы, сверх которой на платежных документах будет требоваться личная виза СЕО.
- Идеальный тандем генерального директора и финансового управленца тот, в котором СЕО – скорее, оптимист (ищет новые возможности для роста, ведет переговоры с контрагентами, открыто рискует), а CFO – сдерживающий его пессимист (просчитывает риски, проявляет осторожность, планирует расходы, ставит под сомнение идеи). Практика показывает, что в подобных союзах вероятность управленческих ошибок гораздо ниже. Но для того, чтобы такая система функционировала, обе стороны должны не только высказываться и спорить, но и прислушиваться к мнению друг друга.
Какие сферы деятельности финдира требуют контроля
Результаты работы финансового директора – это объект пристального внимания со стороны генерального директора, Совета директоров и собственников бизнеса.
Прежде чем разобрать, какие моменты следует держать под контролем, перечислим самые распространенные ошибки CFO:
- Совершенные из-за профессиональной некомпетентности. Если управленец плохо знаком с налоговым, валютным, гражданско-правовым законодательством, принятые им решения могут привести компанию к убыткам, штрафам и доначилениям ФНС.
- Возникшие из-за невнимательности. Человеческий фактор периодически подводит даже высококвалифицированных специалистов. Большой объем проектов, завал отчетности, личные проблемы, и вот – работник допустил ошибку. Если недочеты финдира не носят системный характер, скорее, случайны и не причиняют компании серьезных убытков, то это нормальная ситуация. Если же повторяются раз за разом, возможно, стоит пересмотреть вопрос компетенции сотрудника.
- Возникшие по объективным причинам. Причиной провала может стать недостаток информации, непредсказуемое поведение партнеров и инвесторов, т. е. происшествия, которые финансовый руководитель не мог спрогнозировать заранее.
- Совершенные с умыслом. Хищение денег и прочих материальных ценностей, мошенничество, финансовые махинации, откаты – у финдира есть множество возможностей для нечестного «заработка» за счет компании. По сути такие действие уже нельзя назвать ошибками, – это преступления, которыми должны заниматься правоохранительные органы при поддержке службы безопасности.
Приоритетность контроля следует распределить следующим образом:
- Планирование и исполнение бюджета. Наиболее серьезные материальные потери для компании специалист может принести вследствие ошибок или срыва бюджета.
- Работа с кредиторской и дебиторской задолженностью. Просрочка платежей – как со стороны клиентов, так и самой компании перед контрагентами – представляет опасность для финансовой устойчивости бизнеса.
- Выстраивание кредитно-финансовой политики. Заблуждения финдира в вопросах кредитования и привлечения денежных средств в бизнес тоже могут обернуться потерями, но они определяются только разницей в ставках.
Как контролировать работу сотрудников финансовой службы
Система контроля за действиями финансового директора обычно включает как превентивные, так и оперативные меры.
Разделение полномочий внутри финансовой службы
В качестве профилактики злоупотреблений и ошибок руководителя значительную роль играет четкое разделение функционала и понятная структура работы сотрудников, которые находятся в подчинении CFO или взаимодействуют с ним. Кроме того, это дополнительная возможность получения информации о происходящем в компании. Если какие-либо решения финдира кажутся малоэффективными, ошибочными, противоправными – его коллеги должны иметь возможность сообщить генеральному директору.
Проверка договоров, которые ведет или инициирует CFO
Прежде всего, речь идет о кредитных и инвестиционных контрактах, относительно которых переговоры ведет финдиректор. В компании должна быть отлажена процедура согласования. Оптимально, если каждый договор проходит проверку юристов, коммерческого директора, экономического отдела и генерального руководителя.
Документ оценивается на соответствие следующих моментов:
- сделка должна принести прибыль бизнесу;
- контракт работает в интересах предприятия, отсутствуют иные бенефициары (заинтересованные выгодоприобретатели);
- компания максимально защищена от возможных судебных тяжб.
Внутренний аудит
Оптимально, если в компании есть служба внутреннего аудита, которая действует независимо и способна вовремя предупредить высшее руководство о расхождениях, обнаруженных ошибках и подозрительном поведении финдира.
Как организовать внутренний аудит >>>
Постоянный системный контроль
В некоторых организациях каждую неделю или каждый месяц проводятся стафф-митинги, или аппаратные совещания, на которых заслушивается отчет CFO о проделанной работе, структуре оборотных средств и изменении суммы, выполнении финансового плана по реализации и маржинальной прибыль. Если обнаружены отклонения от запланированных показателей, сотрудники проводят аналитическую работу и принимают соответствующие меры.
По каким показателям оценивать эффективность бизнеса
Эксперты Системы ГенДир совместно с известными управленцами вывели ключевые показатели эффективности бизнеса. В решении руководители «Теремка», Splat, «Ауди Центр Таганка» рассказали, что и почему они отслеживают у себя. Все кейсы поделили по отраслям и представили в виде презентаций. Отдельно разобрали, как анализировать отчетность и за какими макроэкономическими показателями следить.
Регулярный внешний аудит
Независимых экспертов стоит приглашать в организацию ежегодно. Профессиональные аудиторы проверят достоверность данных в финансовых отчетах, корректность исполнения бюджета, соотношение собственных и заемных средств, ликвидность бизнеса, размер действительной чистой прибыли и т. д.
Вывод
Задач перед финансовым директором организации стоит множество: он контролирует работу подчиненных, рассчитывает модели, следит за отчетностью, принимает ответственные решения и в целом обеспечивает материальную стабильность и рост рентабельности бизнеса.
Финансовый директор – это правая рука и главный заместитель генерального директора, поэтому важно тщательно подбирать специалиста на эту должность, испытывать доверие к его профессиональным и личностным качествам. Однако доверительные и крепкие отношения не исключают необходимость жесткого контроля за исполнением обязанностей. Внимательный аудит позволяет оценить качество работы и вовремя внести корректировки, чтобы не допустить финансового краха.
